Memahami Permasalahan dalam Penyusunan Unsur Temuan Audit Internal (1)

A. PEMBUKAAN

Pemahaman yang baik atas unsur-unsur temuan tidak serta menjadikan seorang Auditor Internal handal dalam menyusun sebuah temuan. Apa pasal hal tersebut terjadi? Hal ini disebabkan bahwa dalam perjalanannya meramu sebuah temuan, Auditor Internal akan bertemu halang rintang yang mampu merumitkan pekerjaannya dan harus dapat diatasi dengan baik agar temuannya bermanfaat. Lalu, apa saja halang rintang yang dimaksud? Simak pembahasan dibawah ini. 

B. PENYUSUNAN UNSUR KONDISI

Dalam menyusun sebuah kondisi, seorang Auditor Internal juga tidak terlepas dari permasalahan yang dihadapi. Berikut beberapa permasalahan yang dihadapi pada saat menyusun :

1. Kondisi yang diungkap, tidak atau kurang didukung fakta pembuktian yang kuat; 

Permasalahan yang sering dialami oleh seorang Auditor Internal adalah kenyataan pada saat merekonstruksi sebuah kondisi dalam sebuah tulisan, seringkali kurang untuk melengkapi kondisi yang ada dengan fakta-fakta atau dokumen tertulis yang mendukung pengungkapan kondisi. Berikut disajikan dalam contoh :

Kondisi (awal)

Berdasarkan hasil pemeriksaan terhadap dokumen perjalanan dinas yang dilakukan sepanjang Bulan Juni 2024, diketahui perjalanan dinas yang belum dilaporkan penggunaannya sejumlah Rp345.000.000. Hal ini diperoleh dari hasil opname cash serta konfirmasi kepada staf Bagian Keuangan.

Sekilas permasalahan yang dipaparkan terlihat tidak ada masalah. Lalu dimana letak kurang tepatnya? Mari kita bahas bersama.

Permasalahan 1

Berdasarkan hasil pemeriksaan terhadap dokumen perjalanan dinas yang dilakukan sepanjang Bulan Juni 2024, diketahui perjalanan dinas yang belum dilaporkan penggunaannya sejumlah Rp525.000.000.

Dari potongan bagian kondisi tersebut, tidak begitu jelas mengapa temuan tersebut diangkat lalu apakah temuan ini tergolong material atau tidak material.

Solusi 1

Berdasarkan hasil pemeriksaan terhadap dokumen perjalanan dinas yang dilakukan sepanjang Bulan Juni 2024 dengan anggaran Tahun 2024 sebesar Rp1.000.000.000 serta telah direalisasikan sampai dengan Bulan Juni 2024 sebesar Rp475.000.000.

Dari poin diatas, sebagai pembaca laporan hasil audit dapat menyimpulkan bahwa ada permasalahan yang signifikan terkait dengan realisasi perjalanan dinas dimana sebanyak 52,5% belum terealisasi atau dengan bahasa lainnya kondisi ini adalah kondisi yang dianggap material untuk dijadikan temuan. Kondisi ini dapat dibahas dan diangkat dalam 2 temuan, yakni terkait dengan mengapa sebanyak 52,5% nya belum terealisasi (dengan membahas permasalahan pencapaian tersebut dari sisi perencanaannya) serta temuan terkait dengan apakah dalam realisasi 47,5% memang tidak ditemukan perjalanan dinas fiktit maupun hal-hal lainnya.

Permasalahan 2

diketahui perjalanan dinas yang belum dilaporkan penggunaannya sejumlah Rp345.000.000 .

Dari potongan bagian kondisi tersebut, tidak begitu jelas mengapa temuan tersebut diangkat. Kondisi hanya dijelaskan dengan sebuah kalimat tanpa dilengkapi dengan data yang disajikan dalam tabel. 

Solusi 2

Dari jumlah yang terealisasi, diketahui perjalanan dinas yang belum lengkap laporan penggunaan perjalanan dinas sejumlah Rp345.000.000 (data disajikan dalam tabel dibawah ini).

Dengan memberikan keterangan yang ditebalkan seperti diatas serta dilengkapi dengan memberikan data dalam bentuk tabel, setidaknya akan lebih membantu pembaca laporan dalam memahami temuan yang sedang disajikan.

Permasalahan 3

Hal ini diperoleh dari hasil opname cash serta konfirmasi kepada staf Bagian Keuangan 

Dari potongan bagian kondisi tersebut, tidak begitu jelas mengapa temuan tersebut diangkat. Kondisi hanya dijelaskan dengan sebuah kalimat tanpa dilengkapi dengan data berupa kepada siapa data ini dimintakan dan sejauh mana peranan beliau dalam pengelolaan uang perjalanan dinas.

Solusi 3

Hal ini diperoleh dari hasil opname cash yang dituangkan dalam Berita Acara Perhitungan Kas serta konfirmasi tertulis kepada staf Bagian Keuangan, Sdr. YY (Berita Acara Permintaan Keterangan terlampir). Selain itu, untuk memperkuat bukti yang telah diperoleh sebelumnya, maka auditor melakukan konfirmasi secara langsung kepada para karyawan yang melakukan perjalanan dinas untuk memastikan apakah nominal yang tertera pada laporan Bagian Keuangan sudah benar. 

Dengan memberikan keterangan yang ditebalkan seperti diatas serta dilengkapi dengan memberikan keterangan perolehan data setidaknya akan lebih membantu pembaca laporan dalam memahami temuan yang sedang disajikan, karena :

a. Adanya prosedur audit lain selain opname cash yang dipergunakan dalam proses audit, dalam hal ini yaitu konfirmasi tertulis; 

b. Adanya dokumen atas konfirmasi tertulis yang menjelaskan permintaan keterangan; 

c. Adanya nama karyawan departemen tertentu yang dimintakan keterangan sehingga dianggap membantu menjelaskan kondisi yang disajikan.

Kondisi (akhir)

Berdasarkan hasil pemeriksaan terhadap dokumen perjalanan dinas yang dilakukan sepanjang Bulan Juni 2024 dengan anggaran untuk Tahun 2024 sebesar Rp1.000.000.000 serta telah direalisasikan sampai dengan Bulan Juni 2024 sebesar Rp475.000.000. Dari jumlah yang terealisasi, diketahui perjalanan dinas yang belum lengkap laporan penggunaan perjalanan dinas sejumlah Rp345.000.000 (data disajikan dalam tabel dibawah ini). 

(kolom tabel)

Hal ini diperoleh dari hasil opname cash yang dituangkan dalam Berita Acara Perhitungan Kas serta konfirmasi tertulis kepada staf Bagian Keuangan, Sdr. YY (Berita Acara Permintaan Keterangan terlampir). Selain itu, untuk memperkuat bukti yang telah diperoleh sebelumnya, maka auditor melakukan konfirmasi secara langsung kepada para karyawan yang melakukan perjalanan dinas untuk memastikan apakah nominal yang tertera pada laporan Bagian Keuangan sudah benar.

2. Kondisi yang dikemukakan apabila diungkap, sebagian kurang berarti bila dikaitkan dengan kegiatan organisasi auditi baik ditinjau dari segi materialitasnya atau frekuensi kejadiannya; 

Agar lebih mudah memahami poin kedua ini, mari kita perhatikan dalam contoh dibawah ini :

Kondisi (awal)

Berdasarkan hasil pemeriksaan terhadap dokumen belanja ATK pegawai Bagian Operasional yang dilakukan sepanjang Bulan Juli 2023 dengan jumlah Anggaran Tahun 2023 sebesar Rp150.000.000 serta telah direalisasikan sampai dengan Bulan Juli 2023 sebesar Rp120.000.000. Dari jumlah yang terealisasi, diketahui realisasi belanja ATK yang belum lengkap laporan penggunaannya sejumlah Rp125.000 (data disajikan dalam tabel dibawah ini). 

Apabila diperhatikan, ada perbedaan yang cukup signifikan pada contoh diatas. Realisasi yang ada yaitu sejumlah Rp120.000.000, sementara itu yang diangkat kondisinya oleh Auditor Internal adalah mengenai sejumlah Rp125.000 belum lengkap laporannya.

Solusi 

Secara persentase terbilang cukup kecil nilanya yaitu 0,01% (diperoleh dari jumlah nominal belum lengkap dibagi dengan jumlah realisasi) kemudian apabila Auditor Internal telah memahami proses bisnis dalam suatu entitas bisnis, maka seorang Auditor Internal akan lebih berfokus pada kegiatan atau aktivitas yang memang memiliki hubungan langsung dengan bisnis sebuah entitas bisnis, sehingga value dari keberadaan Auditor Internal akan lebih terasa manfaatnya bagi suatu organisasi/entitas bisnis.

Untuk temuan tersebut, dijadikan catatan yan disampaikan pada saat pembahasan dengan auditee.

3. Akibat yang ditimbulkan dari kondisi yang diungkap tidak jelas tampak atau kurang material

Agar lebih mudah memahami poin ketiga ini, mari kita perhatikan dalam contoh dibawah ini :

Kondisi (awal)

Berdasarkan hasil pemeriksaan terhadap Daftar Hadir Pegawai pada Departemen Produksi pada Bulan April 2020, diketahui terdapat 1 (satu) orang pegawai atas nama Sdri. OP tidak masuk kerja sesuai shift. Atas hal tersebut, dilakukan konfirmasi kepada Spv. Produksi, Sdr. BB dengan hasil bahwa Sdri. OP tidak hadir karena dalam proses persalinan namun belum melengkapi pengajuan cutinya. Untuk mengatasi hal tersebut, Sdr. BB menggantinya dengan Sdr. UY yang sedang libur, namun diminta masuk dengan dianggap sebagai lembur.

Permasalahan 

Dari contoh pengungkapan kondisi tersebut, kita dapat melihat beberapa hal : 

a. Tidak secara jelas pada tanggal berapa auditi tersebut tidak masuk kerja; 

b. Hasil konfirmasi kepada Spv. Produksi, apakah dapat dipastikan beliau adalah atasan langsung auditi atau bukan; 

c. Kemudian, dijelaskan pula pada kondisi diatas bahwa atas ketidakhadiran auditi bekerja telah diganti dengan pegawai lainnya.

Solusi 

Dari ketiga poin diatas, dapat kita simpulkan bahwa akibat yang ditimbulkan dari kondisi yang diceritakan tidak ada, sehingga dalam hal ini kondisi seperti diatas belum layak untuk dijadikan temuan dalam sebuah Laporan Hasil Audit. 

C. KESIMPULAN

Dalam memahami proses dalam penyusunan sebuah kondisi untuk disajikan dalam sebuah temuan, diperlukan pemahaman yang lebih banyak terkait proses bisnis suatu departemen serta bagaimana melihat kecukupan bukti yang dimiliki sehingga dalam penyusunannya tidak menghabiskan banyak waktu kepada hal-hal non material dan lebih berfokus pada kondisi sebuah dpartemen yang lebih material dampaknya.

REFERENSI BACAAN

Draft Final Buku Penulisan Temuan Audit Internal, 2024

Nurharyanto, 2009. Auditing. Modul Diklat Pembentukan Auditor Ahli. Pusdiklatwas BPKP. ISBN 979- 3873-03-5. Bogor

Artikel ini berlanjut pada bagian kedua. Jadi mari tetap terus membaca artikel berikutnya.