Memahami Komunikasi Efektif dalam Audit Internal

Percaya atau tidak, bahkan sejak dalam kandungan ibu kita, kita sudah melaksanakan proses komunikasi. Yes, tentu saja. Bisa dibayangkan, rasa sakitnya ibu ketika kita bergerak mengganggu kenyamanan ibu kita, maka ibu akan mengelus perut kita sambil berkata "nak, tenang ya. Mama tahu kamu sedang senang di perut mama". Seketika itu juga, kita pasti merasakan belaian ibu dan mendengar ucapan ibu kita serta pesan tulus ibu kita tersampaikan yang berdampak pada ketenangan kita dalam perut ibu. Ya, itu semua membutuhkan kerja sama yang terbentuk dalam sebuah KOMUNIKASI.

Permasalahan yang sampai saat ini masih menjadi satu dari sekian banyak hal yang mengganggu para Auditor Internal adalah bagaimana yang diperiksa atau auditee mampu dan mau merespon permintaan data atau dokumen yang diperlukan Auditor Internal maupun melaksanakan rekomendasi yang dituliskan oleh Auditor Internal dalam Laporan Hasil Auditnya. Permasalahan ini, respon auditee atas rekomendasi, secara tidak langsung juga dipengaruhi bagaimana bentuk komunikasi Auditor Internal dengan auditee. Beberapa penelitian terkait dengan pengaruh komunikasi terhadap efektivitas tugas Auditor Internal juga mendukung hal tersebut. Beberapa penelitian diantaranya penelitian yang dilakukan oleh Dyah & Chris (2019), dimana diungkapkan bahwa secara parsial Komunikasi berpengaruh positif terhadap Efektivitas Audit Internal lalu ada penelitian yang dilakukan oleh Dina & Gebby (2017) dinyatakan bahwa secara parsial Tipe Komunikasi berpengaruh positif terhadap pengumpulan bukti audit. Kemudian yang terakhir adalah penelitian yang dilakukan oleh Annisa Indriyantini (2015) menjelaskan bahwa Komunikasi berpengaruh positif terhadap Kualitas Audit.
Lantas mengapa Komunikasi sangat berarti dalam sebuah proses Audit Internal? Menurut Nurharyanto dalam Modul Diklat Pembentukan Auditor Ahli (2007), dijelaskan beberapa manfaatnya :

1. Memerbaiki citra auditor internal, hal ini sangat bermanfaat karena selama ini mindset yang terbentuk di auditee yakni Auditor Internal hanya mencari-cari kesalahan, kurang ramah, serta pelbagai stigma negatif lainnya. Tentunya dengan meningkatkan cara berkomunikasi seorang Auditor Internal akan berpengaruh baik terhadap penilaian auditee serta penerimaan mereka atas kehadiran Auditor Internal.
2. Memeroleh data dan informasi yang diperlukan dalam pengujian audit, ini sejalan dengan fungsi audit dimana dilaksanakan kegiatan memperoleh dan mengumpulkan data dan informasi untuk diuji dalam rangka menghasilkan kesimpulan atas suatu masalah serta rekomendasi yang diberikan. Sehingga dengan adanya komunikasi yang baik akan sedikit banyak membantu Auditor Internal dalam proses tersebut.
3. Mengendalikan dan mengoordinasikan kegiatan-kegiatan tim audit, ini dikaitkan dengan bagaimana seorang Auditor Internal mampu berkoordinasi di dalam timnya sendiri. Tujuannya adalah agar setiap pelaksanaan dan hambatan-hambatan yang ada dalam penugasan tersebut dapat teratasi sehingga tujuan dari pelaksanaan audit dapat tercapai.
4. Meningkatkan mutu audit, ini merupakan tujuan akhir sebuah proses Audit Internal yakni menghasilkan Laporan Hasil Audit yang mudah dipahami dan mampu ditindalanjuti oleh auditee.

Lantas seperti apakah komunikasi yang dapat kita terapkan dalam pelaksanaan tugas Audit Internal agar kita dapat memperoleh manfaat tersebut?

Komunikasi Efektif
Komunikasi efektif adalah komunikasi yang bertujuan agar komunikan dapat memahami pesan yang disampaikan oleh komunikator dan komunikan memberikan umpan balik yang sesuai dengan pesan. Ada 5 hal yang ada dalam sebuah Komunikasi Efektif, yakni REACH :
1. Respect, kondisi dimana antara Auditor dengan auditee saling menghormati satu dengan yg lainnya. Ingatlah bahwa pada prinsipnya manusia ingin dihargai dan dianggap penting. Jika kita bahkan harus mengkritik atau memarahi seseorang, lakukan dengan penuh respek terhadap harga diri dan kebanggaaan seseorang. Jika kita membangun komunikasi dengan rasa dan sikap saling menghargai dan menghormati, maka kita dapat membangun kerjasama yang menghasilkan sinergi yang akan meningkatkan efektifitas kinerja kita baik sebagai individu maupun secara keseluruhan sebagai sebuah tim;
2. Empathy (Empati), merupakan kondisi yang lebih mendalam dibandingkan dengan simpati. Empati adalah kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain. Salah satu prasyarat utama dalam memiliki sikap empati adalah kemampuan kita untuk mendengarkan atau mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan atau dimengerti oleh orang lain;
3. Audible, pengertiannya adalah dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik. Jika empati berhubungan dengan bagaimana kita mau dan mampu mendengarkan lawan bicara kita, maka audible adalah kondisi dimana apa yang kita sampaikan kepada lawan bicara dapat dipahami atau diterima dengan baik.
4. Clarity, merupakan pengertian dari sebuah kejelasan. Dalam sebuah percakapan, tentunya diharapkan apa yang disampaikan oleh pemberi pesan (komunikator) dapat diterima dan diterjemahkan dengan baik oleh penerima pesan (komunikan).
5. Humble, dapat diartikan sebagai sikap yang memiliki keterkaitan dengan sikap Respect. Kunci komunikasi efektif bukan hanya tentang menyampaikan dengan tepat, tetapi juga mendengarkan dengan baik. Yang dimaksud di sini bukan hanya hearing, melainkan listening atau menyimak dengan penuh perhatian -- yaitu ketika kita menunjukkan minat yang tulus terhadap apa yang disampaikan lawan bicara, dengan tujuan untuk mengerti.

Beberapa hal pula yang menjadi perhatian Auditor Internal selaku komunikator dalam berkomunikasi dengan auditee selaku komunikan:
1. Menghargai setiap pertanyaan, jawaban dan semua respons yang disampaikan oleh auditee;
2. Bersikap sabar untuk tidak memotong pembicaraan auditee;
3. Bersikap tenang dalam menghadapi berbagai kondisi pada saat berhadapan dengan auditee;
4. Bersikap bebas prasangka, atau tidak evaluatif, kecuali jika sangat diperlukan;
5. Bersikap penuh pengertian terhadap pendapat auditee meskipun bertentangan atau kurang tepat tanpa menyinggung perasaan auditee.

Setelah membahas mengenai Komunikasi yang Efektif dalam proses Audit Internal, bagaimana penerapannya? Berikut disajikan dalam contoh dibawah ini :

Sebagai seorang Auditor Internal, Sdr. Arman, ditugaskan untuk memperoleh informasi mengenai pengelolaan keuangan pada sebuah Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perparkiran. Sdr. Arman harus menemui Sdr. Zaman selaku Kepala UPT Perparkiran tersebut.

Dengan memperhatikan unsur-unsur yang ada dalam Komunikasi Efektif diatas, mari kita bahas contoh tersebut :

1. Respect, dalam cerita diatas, Sdr. Arman menghubungi Sdr. Zaman untuk mengatur waktu pertemuan dengan beliau. Tujuan dari komunikasi ini yaitu adanya sebuah sikap menghormati Sdr. Zaman sebagai auditee yakni Sdr. Arman tetap harus bersikap menghargai waktu dan jadwal yang dimiliki oleh auditee.

2. Empathy, penerapannya adalah ketika pada saat Sdr. Arman berhadapan dan memulai komunikasi dengan Sdr. Zaman, maka perlu adanya sikap untuk mau mendengarkan penjelasan apapun, baik yang terkait dengan permasalahan maupun tidak terkait. Ini menunjukkan bahwa kita menghargai lawan bicara kita.

3. Audible, dalam persoalan diatas maka dalam hal ini pun ketika Sdr. Arman menyampaikan tujuan beliau hadir yakni memperoleh informasi dan data terkait pengelolaan keuangan pada UPT Perpakiran, dapat diterima dan dipahami dengan baik oleh Sdr. Zaman.

4. Clarity, sejalan dengan audible artinya diharapkan jangan sampai apa yang diminta oleh Sdr. Arman tidak dapat dimengerti atau bahkan malah responnya salah memberikan informasi atau data yang dibutuhkan. Semisal, Sdr. Arman meminta informasi Data Keuangan Perpakiran Bulan Mei 2024, maka seharusnya Sdr. Zaman juga menerima pesan yang sama yang disampaikan Sdr. Arman. Kuncinya adalah bagaimana Sdr. Arman selaku pemberi pesan (komunikator) menjelaskan secara clear kepada Sdr. Zaman sebagai penerima pesan (komunikan) mengenai tujuannya.

5. Humble, ini juga merupakan poin yang tak kalah pentingnya. Sebagai seseorang yang hendak memperoleh informasi dari auditee, hal pertama yang perlu diperhatikan adalah melepaskan dahulu atribut kita sebagai Auditor Internal, dalam hal ini Sdr. Arman. Dengan begitu, Sdr. Arman telah meletakkan dirinya sejajar dengan Sdr. Zaman selaku lawan bicara. Kemudian, dengan posisi tersebut, tak lupa juga bagi Sdr. Arman untuk tetap menjaga pembicaraan dengan memberikan kesempatan Sdr. Zaman untuk mengungkapkan atau membiarkannya menyampaikan apapun yang ingin disampaikan. Jangan sesekali untuk menyanggah atau memotong pembicaraan lawan. Barulah ketika ada waktunya berbicara, Sdr. Arman memberikan pendapatnya tanpa ada tendensi menghakimi serta tidak lupa untuk tetap menjaga independensi serta integritas.

Kesimpulan :
1. Komunikasi merupakan hal yang sangat penting yang wajib diketahui dan dipahami Auditor Internal dalam setiap aktivitas Audit Internalnya;

2. Komunikasi memiliki korelasi yang positif atau berpengaruh terhadap keberhasilan sebuah proses Audit Internal;

3. Menciptakan sebuah Komunikasi yang Efektif setidaknya memperhatikan beberapa hal, diantaranya Respect, Empathy, Audible, Clearity, Humble;

4. Menciptakan sebuah Komunikasi yang Efektif memang akan terasa sulit bagi yang belum terbiasa bicara lugas, namun tentu hal ini dapat dipelajari dan dilatih secara konsisten;
5. Memperbaiki citra diri seorang Auditor Internal bukan dimulai dari mengkoreksi orang lain atau lawan bicara atau auditee namun dimulai dari diri sendiri.

Referensi Tulisan

1. Buku Komunikasi dalam Audit Internal (2022), ditulis oleh Yohanes Enho;

2. Modul Diklat Pembentukan Auditor Ahli (2007), dipublikasikan Pusdiklatwas BPKP;

3. The Effect Of Competence,Independence, Audit Work, and Communication on the Effectiveness Of Internal Audit (2019), riset milik Dyah & Chris yang dipbulikasikan dalam Journal Of Economics, Business, and Accountancy Ventura. Vol. 22;

4. Pengaruh tipe klien dan tipe komunikasi terhadap pengumpulan bukti audit (2017), riset milik Dina dan Gebby yang dipublikasikan dalam Jurnal Ekonomi KIAT, vol. 29, no. 1;

5. Pengaruh Komunikasi Auditor dengan Pihak yang Bertanggung Jawab Atas Tata Kelola Terhadap Kualitas Audit (2015), skripsi yang dituliskan oleh Annisa Indriyantini.