Pemanfaatan SAP Berbasis ERP sebagai Sistem Informasi Manajemen dalam Dunia Konstruksi

Latar Belakang

Perkembangan teknologi cukup besar pengaruhnya dalam dunia konstruksi, baik inovasi teknologi dalam metode-metode konstruksi maupun digitalisasi dalam pengendalian operasional. Sistem pengendalian konvensional mulai ditinggalkan dan beralih ke sistem yang lebih efisien dan akurat.  

Namun perkembangan teknologi informasi digital juga dibarengi dengan meningkatnya ketidakpastian yang memperbesar resiko atas ketidaktercapaian target sebuah perusahaan.

Ketidakpastian dalam era industri 4.0 memaksa hampir semua bidang bisnis untuk selalu beradaptasi dalam menghadapi hal tersebut. Ketidakpastian sangat berdampak terhadap capaian yang ditargetkan oleh sebuah perusahaan. 

Maraknya penggunaan teknologi digital secara sangat "kebetulan" juga dibarengi dengan Covid - 19 yang menyerang seluruh dunia. Secara pertumbuhan ekonomi, hampir semua bidang bisnis mengalami tren kemunduran dan kerugian, tidak terkecuali sektor konstruksi. 

Covid-19 adalah salah satu contoh ketidakpastian dengan dampak yang luar biasa buruknya dalam dunia industri. Di sinilah teknologi informasi digital memberikan peran penting dalam membantu sebuah perusahaan untuk mengendalikan dan mengambil kebijakan serta keputusan untuk mengatasi dampak dari ketidakpastian tersebut secara efisien, cepat dan akurat.

Memasuki era industri 4.0 perusahan-perusahaan infrastruktur mulai berlomba-lomba dalam memanfaatkan perkembangan teknologi informasi digital sebagai tools perencanaan, monitoring maupun pengendalian pekerjaan. 

Dalam hal ini, manajemen perusahaan konstruksi tidak lagi terkendala akan terlambatnya laporan maupun informasi yang berpotensi membuat target perusahaan tidak tercapai. Segala kebijakan dan keputusan dapat diambil secara real time.

Pembahasan

Menurut Jogiyanto Hartono (2000) pengertian sistem informasi manajemen adalah kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengolah dan mengumpulkan data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian. 

Sistem ini adalah alat yang sangat berguna untuk monitoring dan mengendalikan operasional perusahaan. Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk mengatur semua data yang dikumpulkan dari setiap tingkat perusahaan, meringkasnya, dan menyajikannya. 

Singkatnya, sistem informasi manajemen adalah sekelompok proses di mana data diperoleh, dianalisa, dan ditampilkan dengan cara yang berguna untuk tujuan pengambilan keputusan.

Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan sebuah sistem informasi yang berperan untuk mengintegrasikan dan mengotomisasikan proses bisnis pada perusahaan dalam berbagai aspek, mulai dari aspek operasional, produksi sampai distribusi (Hardjono 2017). 

Tujuan pemanfaatan ERP adalah mengintegrasikan seluruh sistem dalam perusahaan ke dalam satu database untuk mempermudah dalam monitoring dan pengendalian informasi.

System Applycation and Product in Data Processing (SAP) merupakan salah satu perangkat lunak berbasis ERP yang digunakan untuk mengatur aktifitas dari sebuah perusahaan, mulai dari monitoring, pengendalian hingga pengolahan informasi secara efektif dan efisien.

Saat ini, perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang konstruksi, baik BUMN maupun swasta sudah cukup banyak yang menggunakan SAP dalam melakukan kontrol produksi, manajemen persediaan material, hingga pengelolaan keuangan dan akuntansi. 

Dalam program SAP terdapat beberapa modul yang dapat digunakan sesuai kebutuhan atau bidang bisnis sebuah perusahaan. Pada perusahaan yang bergerak di bidang konstruksi, modul minimal yang digunakan ada 3 modul seperti di bawah ini:

Modul FICO

• FICO adalah singkatan dari Finance and Control. Modul ini menggabungkan data akuntansi dan keuangan. Pada proses Financial, terdapat sub modul piutang, utang, asset akuntansi, akuntansi bank, dan akuntansi buku besar. Pada proses controlling terdapat sub modul akuntansi biaya & pendapatan, akuntansi pusat biaya, akuntansi berbasis aktifitas, pengadaan, pengendalian biaya produksi, alnalisis profitabilitas dan akuntansi pusat laba.

Modul MM

• MM adalah singkatan dari Material Management. Modul ini merupakan modul SAP yang berfungsi untuk membantu proses pembelian atau pengadaan material/ sumberdaya dan dapat digunakan dalam proses manajemen bahan persediaan (inventory). Material dalam MM dapat berupa barang siap jual atau bahan yang akan digunakan sebagai bahan baku (raw materials). Modul MM ini dirancang dengan bermacam aspek mulai dari pembelian, penerimaan barang, manajemen persediaan hingga verifikasi invois atas pengadaan material tersebut. Verifikasi invois ini digunakan untuk memeriksa tagihan dari supplier dan mencocokkan dengan data pemesanan. Proses ini berkaitan dengan modul FICO, dimana setelah dilakukan pemeriksaan, maka FICO berhak memposting tagihan tersebut dan tagihan layak untuk dibayar.

Modul PS

• PS adalah singkatan dari Project System. Modul ini merupakan modul yang paling umum dan terpenting karena modul ini berfungsi untuk menginterasikan seluruh proses dari perencanaan, eksekusi dan pengendalian perusahaan.

Manfaat yang diperoleh adalah dikarenakan sistem ini terintegrasi maka setiap departemen atau divisi akan saling terhubung dengan data yang sama. 

Data yang diinput dapat diperiksa atau ditindaklanjuti oleh departemen yang berlainan, sehingga terjadi proses koreksi untuk meminimalisasi kesalahan penginputan data. 

Terlebih pada perusahaan kontruksi, sistem ini dapat menyederhanakan proses bisnis dan memfasilitasi pelaporan dan informasi secara real time dari unit-unit proyek yang tersebar di berbagai daerah. Dengan kata lain, aspek efektivitas dan efisiensi perusahaan mengalami peningkatan.

Namun, penerapan SAP dalam bidang konstruksi bukan tanpa celah. Berdasarkan survei kecil yang didapatkan dari beberapa user SAP di salah satu perusahaan konstruksi, menunjukkan bahwa program ini masih terdapat beberapa kekurangan. 

Pada modul MM sendiri terdapat perbedaan pola program antara perusahaan konstruksi dengan perusahaan manufaktur. Di perusahaan manufaktur, pendapatan secara langsung ter-generate ketika user melakukan input biaya atas material yang didatangkan, sedangkan pada perusahaan konstruksi, pendapatan tidak bisa serta merta ter-generate ketika melakukan input data material yang didatangkan. 

Hal ini disebabkan variabel-variabel teknis pada bidang konstruksi yang tidak selalu sama dalam menghasilkan satuan produk setiap periode seperti koefisien waste material, efektifitas dan produktifitas alat kerja dan lain sebagainya. 

Dengan kondisi tersebut, input pendapatan menjadi tanggungjawab modul PS. Pada modul PS sendiripun masih terdapat kekurangan seperti belum bisa menampilkan pendapatan secara kumulatif untuk masing-masing item pekerjaan (pay item) dan hanya bisa menampilkan pendapatan untuk keseluruhan alias terkunci pada nilai pendapatan saja. 

Selain itu, pada modul ini user tidak bisa mengakses histori input pendapatan pada periode sebelumnya, lain hal dengan input biaya yang masih bisa dilacak datanya per periode.

Kesimpulan dan saran

Penerapan sistem informasi manajemen yang terintegrasi bagi perusahan-perusahaan yang bergerak di bidang konstruksi merupakan hal yang sangat membantu proses bisnis yang dijalankan. 

SAP sebagai salah satu tools berbasis ERP merupakan sistem cukup membantu meningkatkan efektifitas, efisiensi dan produktifitas, terlebih dengan lokasi unit produksi/proyek yang tersebar. Tingkatan manajemen sangat terbantu dengan sistem ini untuk menentukan langkah dan kebijakan dalam upaya mencapai target yang direncanakan.

Namun, dari beberapa kekurangan tersebut, program SAP memerlukan improvement pada modul-modul tersebut agar bisa secara optimal dan sesuai untuk diterapkan pada bisnis konstruksi. 

User SAP pada perusahaan konstruksi dan konsultan SAP perlu memberikan masukan pada developer program ini untuk melakukan penyesuaian-penyesuaian pada modul-modul yang digunakan di bisnis konstruksi.

Daftar Pustaka

Sterling, 20 April 2020, Apa itu SAP dan Manfaatnya Bagi Perusahaan di Indonesia, diakses 23 Juni 2022, https://www.sterling-team.com/news/apa-itu-sap-dan-manfaatnya-bagi-perusahaan-di-indonesia/

Sterling, 8 Mei 2020, SAP Indonesia, Jenis Modul dan Tujuan Implementasi SAP Business One, diakses 23 Juni 2022, https://www.sterling-team.com/news/sap-indonesia-jenis-modul-dan-tujuan-implementasi-sap-business-one/

Detik Borneo, 26 November 2021, Keuntungan Sistem Informasi Manajemen berbasi SAP-ERP Dunia Bisnis, diakses 23 Juni 2022,

https://detikborneo.com/index.php/2021/11/26/keuntungan-sistem-informasi-manajemen-berbasis-sap-erp-dunia-bisnis/

Soltius, 8 Maret 2018, Mengenal sistem SAP dan manfaatnya, diakses 23 Juni 2022, https://www.soltius.co.id/id/blog/mengenal-sistem-sap-dan-manfaatnya

Yudhianto, 5 November 2016, Industri Konstruksi Jadi Lahan Baru SAP, diakses 24 Juni 2022, https://inet.detik.com/business/d-3338344/industri-konstruksi-jadi-lahan-baru-sap

Arilla Nurmolism, 21 April 2019, Modul apa saja yang ada dalam SAP, diakses 24 Juni 2022,  https://www.linkedin.com/pulse/modul-apa-saja-yang-ada-dalam-sap-arilla-nurmoslim/?originalSubdomain=id