Menerapkan To Do List atau Time Blocking, Mana yang Lebih Efektif?

Dalam mengerjakan tugas, kita diberikan banyak cara untuk menyelesaikan tugas yang paling sesuai dengan kita. Contohnya adalah sistem to do list dan time blocking. Namun bagi sebagian orang, kedua sistem ini memiliki kekurangan sehingga tidak bisa membantu seseorang mengerjakan tugas dengan optimal.

Apa Itu To Do List?

Secara komprehensif, to do list adalah sebuah sistem menjabarkan tugas-tugas yang harus dilakukan seseorang – yang kemudian umumnya dicoret, dicentang, atau dihapus untuk menandakan bahwa tugas tersebut sudah dilakukan.

To do list sendiri dilakukan guna mengatur waktu dan memastikan tugas-tugas yang dimiliki dapat diselesaikan sesuai tenggat waktu. Namun bagi sebagian orang, sistem ini tidak begitu efektif dalam menyelesaikan tugas yang dimiliki.

Apa yang Hilang dari To Do List?

Walaupun sudah menerapkan to do list, terkadang tugas yang kita catat dan rencanakan untuk diselesaikan tetap tidak selesai. Rupanya to do list sendiri bukan sistem yang sempurna, yang memastikan seluruh tugas dalam hidup saya terselesaikan sebagaimana sistem ini seharusnya berfungsi. 

Kemudian saya memahami apa saja yang kurang dari melakukan to do list, begitupun juga penyebabnya. Berikut adalah beberapa penyebab to do list kurang efektif, setidaknya yang saya sendiri alami.

• Tidak menuliskan tenggat waktu. Dengan menuliskan tenggat waktu, dapat membantu kita menetapkan tugas yang harus dilakukan segera (memrioritaskan tugas). Sebaliknya, jika tidak menuliskan tenggat waktu dalam suatu tugas, kita cenderung tidak merasakan adanya urgensi untuk mengerjakan tugas tersebut sehingga berpotensi mengerjakan saat waktu-waktu terakhir tenggat waktu, atau bahkan terlewat.

• Tidak menulis catatan tugas. To do list dilakukan dengan menulis tugas yang diberikan secara singkat, kita biasanya tidak menulis detail-detail penting (bahkan dalam aplikasi, jarang sekali menemukan fitur di mana kita bisa menambah catatan tentang tugas yang ingin diselesaikan). Contohnya sebagai pelajar di era digital saat ini, terkadang atau seringnya kita harus mengumpulkan tugas dalam bentuk tautan, platform, atau tempat lainnya. Belum lagi keperluan untuk membuka materi, rubrik penilaian, dan catatan lainnya seringkali membuat kita malas untuk memulai. Seolah ada terlalu banyak hal yang harus dibuka sebelum memulai tugas yang sesungguhnya.

• Terlalu banyak to do list. Setelah beberapa saat menggunakan to do list, ditambah manajemen waktu yang kurang baik, tentunya tugas-tugas yang dikerjakan menumpuk. Namun, alih-alih merasa urgensi dan termotivasi untuk menyelesaikan segera semuanya, saya justru mulai terbiasa melihat daftar tugas yang belum selesai, dan terkadang merasa semakin malas dan lelah sangking banyak hal yang belum diselesaikan.

Apa Itu Time Blocking?

Time blocking adalah sistem membagi waktu yang dimiliki menjadi beberapa bagian, yang kemudian setiap bagiannya menunjukkan waktu pengerjaan tugas-tugas yang berbeda. Sistem ini memiliki satu tujuan, yaitu manajemen waktu. D

engan membagi waktu, kita menyadari bahwa waktu yang dimiliki untuk mengerjakan tugas sangat terbatas, dan cenderung termotivasi untuk menyelesaikan segera. 

Selain itu, kita juga jadi lebih fokus mengerjakan satu tugas saja, menghindari multitasking yang cukup sering menjadi penyebab suatu tugas tidak kunjung selesai.

Apa yang Hilang dari Time Blocking?

Setelah beberapa saat menerapkan sistem time blocking, saya merasakan bahwa cara ini lebih efisien dibanding sistem to do list. Sebagian orang juga memahami dan merasakan hal yang sama, sedangkan lainnya tidak. 

Namun sekali lagi, sistem ini juga memiliki kekurangan (setidaknya bagi saya). Apalagi jika menerapkan sistem time blocking hanya dengan membagi waktu segera setelah mendapat tugas. Berikut beberapa hal yang menurut saya kurang dalam penerapan time blocking.

• Tidak memiliki catatan singkat mengenai tugas yang dimiliki. Sehingga kita tidak bisa langsung memahami seberapa banyak dan seberapa berat tugas yang harus diselesaikan. Hal ini bisa membuat kita merasa santai di balik banyaknya tugas yang tidak disadari. Selain itu, membuat kita kesulitan menentukan tugas prioritas dan tugas yang dapat diselesaikan setelah tugas lainnya dilakukan.

• Tidak ada aksi nyata menyelesaikan suatu tugas. Dalam to do list, kita bisa mencoret, melingkari, dan mencetang tugas-tugas yang telah diselesaikan. Ada sedikit aksi nyata yang menunjukkan suatu tugas telah diselesaikan, menimbulkan sedikit perasaan bangga dan lega. Juga bisa digunakan sebagai cara bagi diri sendiri untuk menglarifikasi bahwa tugas tersebut telah selesai. Sayangnya, dalam sistem time blocking, waktu akan terus berjalan walaupun kita tidak mencoret, melingkari, dan mencentang – menuju jadwal pengerjaan tugas berikutnya.

Menggabungkan To Do List dan Time Blocking

• Menggunakan sistem to do list untuk mencatat daftar tugas secara singkat beserta tenggat waktunya. Kita juga sebaiknya memberi kategori tugas, seperti: harus diselesaikan segera, pengerjaan waktu lama (sehingga harus dicicil pengerjaannya), dapat dilakukan nanti, dan sebagainya. Dengan begitu, akan memermudah kita membuat jadwal pengerjaan nantinya.

• Menggunakan sistem time blocking untuk membuat jadwal mengerjakan tugas, sesuai dengan kategori yang sudah ada di to do list. Kita dapat memberi catatan panjang pada setiap bagian waktunya, menutupi kekurangan to do list yang tidak bisa mencatat detail tugas yang terlalu panjang.

• Menggunakan sistem to do list dengan mencoret, melingkari, atau mencentang tugas yang telah selesai dikerjakan. Digunakan sebagai klarifikasi kepada diri sendiri bahwa tugas sudah selesai.

Demikian sedikit tips mengenai penggunaan sistem to do list dan time blocking. Kalian dapat menambah, mengurangi, bahkan mengganti cara penggunaan agar dapat meningkatkan produktivitas kalian dalam menyelesaikan tugas-tugas.