Ditunjuk Jadi Pemimpin Meeting? Jangan Panik Dulu, Terapkan Ini Biar Lancar

Di dunia bisnis tidak jarang untuk dilakukan kegiatan meeting. Kegiatan ini memang sering dilakukan untuk mengumpulkan informasi dari berbagai pihak dan juga memutuskan sesuatu agar bisnis semakin berkembang. Apabila ada kendala atau permasalahan dalam bisnis, meeting memang perlu dilakukan agar didapatkan penyelesaiannya. 

Jika kamu ditunjuk sebagai pemimpin meeting, tentulah hal-hal ini perlu kalian perhatikan agar meeting dapat berjalan dengan lancar dan menghasilkan suatu keputusan yang baik, nah berikut ini  beberapa tips yang saya dapatkan dari uangonline yang bisa kamu terapkan agar meetingmu berjalan lancar  :

Menentukan Tujuan Sebelum Mulai

Sebagai pemimpin meeting, kalian harus dapat menentukan tujuan meeting yang jelas, agar kegiatan meeting dapat berjalan dengan lancar. Jangan sampai kegiatan meeting berlangsung dengan panjang dan lebar kemana-mana dan akhirnya tidak dapat membuahkan hasil yang baik. Gunakanlah metode SMART yaitu Specific , Measurable , Attainable , Relevant , Time-bound, dimana artinya dalam Bahasa Indonesia adalah spesifik, dapat diukur, dapat diraih, relevan, punya batas waktu tertentu. Dengan metode dan batasan itu maka kegiatan meeting tersebut dapat berjalan dengan baik.

Menyusun Agenda

Susunlah agenda atau list-list, sehigga tahu apa saja yang akan dibicarakan di dalam meeting dan berapa menit waktu yang dibutuhkan untuk membahas 1 bahasan. Dengan adanya agenda, kalian dapat mengetahui susunan meeting dengan jelas dan tidak ada yang terlewatkan.

Buat Action and Takeway yang Jelas

Selain hal diatas, yang tak kalah penting dalam meeting adalah action atau tindakannya, dimana kalian harus mempunyai action dan takeaway yang jelas untuk memastikan meeting menghasilkan diskusi yang sesuai.

Undang Orang yang Tepat

Ganguan saat meeting bisa datang dari berbagai macam hal, untuk menghindari hal itu, kita perlu membuat meeting se-efektif mungkin, salah satunya dengan cara mengundang orang yang tepat. Dengan mengudnang orang yang tepat, maka kita dapa menghindarkan dari diskusi yang melebar, pembahasan yang tidak sesuai hingga sulitnya menemukan keputusan. Oleh karena itu, mengundang orang yag tapat adalah hal penting dalam meeting.

Sampaikan Agenda dan Tujuan Terlebih Dahulu

Saat kalian memimpin jalannya meeting, hal pertama yang perlu kalian lakukan adalah dengan menyampaikan agenda dan tujuan dari meeting terlebih dahulu, agar peserta mengetahui dan memahami jika meeting tidak boleh melenceng dari hal yang sudah kalian sampaikan di sebelum meeting dimulai.

Buat Catatan

Bukan hanya notulen yang perlu membuat catatan, namun sebagai pemimpin meeting, agar hal-hal yang penting tidak terlewatkan, kalian juga perlu membawa kerta dan pena untuk mencacat. Karena hal-hal yang notulen catat, belum tentu sesuai dengan yang kalian harapkan, karena kepentingan setiap orang berbeda, sehingga kalian juga perlu mempunyai catatan sendiri.

Hargai Peserta Rapat

Setiap orang mempunyai pemikirannya sendiri-sendiri, bahkan anak kembar identic sekalipun bisa berbeda pendapat, sehingga jika ada banyak orang dalam satu ruangan dan mendengarkan pembahasan yang sama, mereka belum tentu mempunyai pemikiran yang sama, sehingga kalian perlu menghargai setiap pemikiran orang-orang tersebut. Dengan menghargai setiap pendapat orang, maka bukan berarti hal yang buruk, bisa jadi dari berbagai pendapat itu bisa disatukan atau ada 1 pendapat yang cemerlang, sehingga dapat kita pakai untuk menjalankan bisnis menjadi lebih baik.

Tepat Waktu

Di Indonesia memang agak susah untuk memulai pertemuan dengan tepat waktu. Namun jika kalian adalah pemimpin meeting, jangan sampai kalian terlambat datang, karena hal itu akan merusah suasana dari meeting dan jadwal yang sudah kamu tentuan akan berantakan. Jadi mulailah meeting dengan kamu tidak datang terlambat, dan alangkah baiknya jika kamu datang lebih awal, sehingga tahu apa yang perlu kalian siapkan bila ada kekurangan.

Terbuka pada Pertanyaan

Jika kalian memimpin meeting, janganlah hanya ingin mendengarkan dan mendapatkan solusinya, namun terbukalah juga untuk pertanyaan, karena bisa jadi dari pertanyaan itu kita bisa mendapat solusi yang lebih baik lagi.

Hindari Distraksi Gadget

Jaman sekarang berbeda dari jaman saat presiden Sukarno rapat. Jika dahulu kala, mereka dapat fokus dengan meeting, maka saat ini ada banyak sekali gangguan yang terjadi, salah satunya dari gadget. Gadget dapat berupa apa saja, dimana salah satunya HP yang paling tidak dapat di tinggalkan rang-orang. 

Dengan HP memang orang dapat memudahkan kehidupan, namun HP juga dapat menginterupsi meeting. Dari panggilan masuk, notifikasi aplikasi atau jika peserta bosan maka mereka akan scroll-scroll website. Oleh karena itu perlu untuk peserta menonaktifkan HP atau menjauhkan HP sementara waktu saat sedang meeting.