Komunikasi Organisasi, Apa Itu?

Komunikasi merupakan sebuah proses yang melibatkan individu satu dengan individu lainnya. Ruang lingkupnya pun cukup luas. Kita tidak bisa hanya dengan menyebut bahwa komunikasi hanya terjadi dalam satu diri individu saja. Komunikasi tersebut lingkupnya bisa dari diri sendiri hingga hubungan yang lebih besar lagi yakni kelompok dengan kelompok, maka tidak heran bila penerapannya ada dimana-mana. Salah satunya yakni komunikasi yang ada di dalam organisasi.  

Komunikasi berasal dari akar kata yang berarti selalu (1) melibatkan pertukaran simbol atau tanda verbal dan nonverbal, (2) hubungan kebersamaan yang harmonis antara komunikator dengan komunikan. Simbol atau tanda bahasa verbal sebagai bahasa lisan dan tulisan. 

Sementara tanda nonverbal seperti simbol atau meniru, gerakan dan suara. Hubungan kebersamaan yang harmonis tidak selalu sama dengan relasi positif sebagai keintiman atau keakraban, tetapi pembentukan hubungan kontak antara pengirim pesan dan penerima pesan melalui simbol atau tanda tertentu yang bersifat verbal atau nonverbal. Aplikasi ini simbol dari kontak yang baik yang dibuat oleh diri sendiri (terkadang Intrapersonal) dan juga dengan pihak lain (antarpersonal).

Kehidupan manusia di dunia tidak dapat dihilangkan dari kegiatan komunikasi organisasi sebagai bagian integral dari sistem dan ketertiban kehidupan sosial manusia dan masyarakat. Kegiatan komunikasi dapat dilihat dalam setiap aspek kehidupan sehari-hari manusia, yaitu dari manusia bangun sampai tidur di malam hari. 

Tentu saja sebagian besar dari kegiatan hidup menggunakan komunikasi yang baik adalah komunikasi nonverbal dan verbal. Namun, apa yang dimaksud dengan komunikasi itu sendiri.

Ketika berkomunikasi, sebenarnya berusaha untuk membina kebersamaan dengan seseorang. Manusia mencoba untuk berbagi informasi, ide atau sikap. Sebagai contoh, mencoba untuk berkomunikasi dengan para pembaca untuk menyampaikan gagasan bahwa sifat komunikasi adalah upaya untuk membuat penerima atau pemberi komunikasi memiliki pemahaman yang sama dengan kotak surat yang ditentukan (Suprapto, 2006:2-3).

Sebelum melihat implementasi pendekatan komunikasi organisasi yang diterapkan di pemerintahan terkait dengan penyampaian kebijakan, mari membedah terlebih dahulu mengenai enam pendekatan komunikasi organisasi, pertama pendekatan klasik, pendekatan ini menurut Katherine Miller dalam hal konten komunikasinya adalah: 

"The content of communication in these organizations is restricted to work-related issues. In the classical theories we have considered, there are certain things that should be talked about and certain things that should not be talked about in the organization."(Miller, 2012:30). 

(Konten komunikasinya dalam organisasi-organisasi ini dibatasi untuk isu-isu yang terkait dengan pekerjaan. Dalam teori-teori klasik yang telah kita membahas, ada hal-hal tertentu yang harus dibicarakan dan hal-hal tertentu yang tidak harus dibicarakan dalam organisasi). 

Berdasarkan penjelasan di atas bahwa konten komunikasi yang dilakukan dalam organisasi dalam pendekatan klasik ini dibatasi kepada masalah tugas dan pekerjaan dalam organisasi. 

Dalam pendekatan klasik ini menekankan bahwa ada yang perlu dan ada yang tidak perlu dibicarakan dalam organisasi. Prinsip ini menunjukkan bahwa karyawan harus fokus pada tujuan organisasi, bukan pada kebutuhan dan keinginan individu mereka sendiri.

Arah komunikasi dalam pendekatan klasik menurut Katherine Miller yaitu: 

"in these classical theories, the vast majority of communication in the organization flows downward in the form of orders, rules, and directives" (Miller, 2012:30). 

(dalam teori klasik ini, sebagian besar komunikasi dalam organisasi mengalir ke bawah dalam bentuk perintah, peraturan dan petunjuk).

Berdasarkan penjelasan tersebut disebutkan bahwa dalam pendekatan klasik arah komunikasi dalam organisasi sebagian besar vertikal dari atas ke bawah yang biasanya berbentuk perintah, aturan, dan arahan dari pimpinan organisasi kepada anggota organisasi. Dalam pendekatan klasik ini sangat jarang ditemukan komunikasi dalam organisasi yang bersifat tidak berkaitan dengan tugas.

Kesalahan komunikasi organisasi sering terjadi mengakibatkan penurunan kinerja karyawan dan prestasi dalam melaksanakan tugas-pekerjaan dasar dan fungsi dengan benar. 

Dalam upaya untuk menciptakan sebuah komunikasi organisasi yang efektif diperlukan iklim komunikasi dengan menumbuhkan berbagai tindakan atau kegiatan komunikasi antara pihak yang sering berkomunikasi dalam suatu organisasi. 

Realisasi kegiatan komunikasi yang biasa dilakukan adalah dengan selalu berbicara, berdiskusi, bertemu dan melakukan kerjasama dalam membahas berbagai program dan kegiatan yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas kerja yang dijalankan.

Hal itu diwujudkan dalam realitas sehari-hari di pemerintahan Indonesia, iklim komunikasi organisasi sering tidak efektif, karena para pemimpin sering memaksakan komunikasi yang sulit diimplementasikan dan diterjemahkan oleh posisi struktural dan fungsional karena frekuensi dan efektivitas komunikasi yang tidak tersosialisasikan dengan benar. 

Iklim komunikasi juga sering diabaikan di antara kelompok struktural dan fungsional dalam membahas berbagai program dan kegiatan. Dalam kelompok ini lebih kecil kemungkinannya untuk berkomunikasi, kurang efektif dalam melakukan komunikasi dengan baik secara pribadi, dan unit kerja kelompok, sehingga sering terjadi kesalahan dalam melaksanakan tugas dasar dan fungsi masing-masing program dan kegiatan yang ditugaskan.

Faktor kepemimpinan dapat menjadi penghalang bagi penciptaan iklim dan mendukung komunikasi organisasi. Kepemimpinan menjadi faktor pendukung yang mampu menciptakan iklim komunikasi yang efektif dan harmonis dengan selalu berkomunikasi untuk memecahkan masalah organisasi. 

Ketika kepemimpinan tidak mampu memecahkan masalah dan jarang mengkomunikasikan masalah untuk pengelompokan posisi struktural dan fungsional berkenaan dengan tugas dasar dan fungsi maka akan menjadi sebuah faktor penghalang.

Faktor lain dalam perilaku sumber daya manusia atau karyawan menjadi faktor yang mendukung penciptaan penghalang iklim organisasi komunikasi. Perilaku karyawan menjadi faktor pendukung ketika karyawan memiliki kompetensi dalam mengkomunikasikan pemecahan masalah organisasi dan perilaku karyawan menjadi penghambat ketika karyawan tidak memiliki perilaku profesional dalam bekerja di suatu organisasi yang memerlukan komunikasi.

Faktor kelompok kerja bisa menjadi faktor menghambat penciptaan iklim komunikasi organisasi. Ketika kelompok kerja berkomunikasi satu sama lain dan bekerja sama untuk menjalankan tugas dan fungsi dasar, maka iklim komunikasi organisasi akan harmonis dan efektif, sebaliknya, jika kelompok kerja kurang berkomunikasi, maka iklim komunikasi organisasi tidak terwujud dengan efektif.

Faktor eksternal termasuk organisasi konstituen bisa menjadi penghalang untuk penciptaan iklim komunikasi organisasi yang baik. Faktor eksternal diharapkan dapat dimainkan oleh organisasi untuk mendorong komunikasi dan kerjasama yang terjalin dengan baik dengan berbagai pihak, stakeholder atau masyarakat menjadi faktor pendukung yang akan tercipta komunikasi yang efektif. 

Sebaliknya, jika faktor eksternal sering mengalami kesalahan komunikasi atau frekuensi komunikasi yang kurang, maka aplikasi tidak dibuat dengan komunikasi yang baik dan ini adalah faktor yang membatasi penciptaan iklim organisasi yang baik dalam komunikasi