Pandemi Covid-19 telah membawa perubahan signifikan dalam berbagai aspek kehidupan, termasuk dunia pendidikan dan pelatihan. Lembaga Pelatihan Kerja (LPK) Sekai Hikari Indonesia  sebagai bagian dari sistem pendidikan non-formal juga mengalami dampak yang cukup besar. Sebelum pandemi, aktifitas pembelajaran dan aktifitas lainnya umumnya dilakukan secara tatap muka . Namun, dengan adanya pembatasan sosial dan physical Distancing  kegiatan organisasi mau tidak mau beralih ke sistem digital. Perubahan ini tentunya menuntut adanya manajemen perubahan budaya dan organisasi yang efektif agar organisasi dapat tetap relevan dan berdaya saing di era digital.
Tantangan Perubahan di LPK Sekai Hikari Indonesia
LPK Sekai Hikari Indonesia merupakan lembaga pelatihan kerja yang memiliki spesialisasi dalam mempersiapkan dan mengirimkan siswa magang ke Jepang. Sejak pandemi COVID-19 melanda, perusahaan di berbagai sektor mulai beralih ke digital untuk menyesuaikan diri dengan tantangan yang ada. Transformasi ini tidak hanya mencakup aspek operasional, tetapi juga merambah ke berbagai proses manajerial, termasuk perekrutan kandidat, pelatihan karyawan, dan wawancara kerja yang kini banyak dilakukan secara daring.
Digitalisasi juga diterapkan dalam administrasi terkait tenaga kerja, seperti pengurusan izin tinggal bagi siswa magang, yang sebelumnya dilakukan secara konvensional dengan tatap muka. Dengan adanya teknologi digital, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, menghemat biaya, dan mempercepat proses administratif, sekaligus memberikan kemudahan bagi kandidat dan karyawan dalam beradaptasi dengan lingkungan kerja yang semakin fleksibel dan berbasis teknologi. Perubahan ini menunjukkan bagaimana pandemi menjadi katalis bagi adopsi teknologi di dunia kerja, menciptakan sistem yang lebih modern, efektif, dan berkelanjutan.
Perubahan dari sistem pembelajaran tatap muka ke digital bukanlah hal yang mudah, ada beberapa tantangan yang perlu diatasi, antara lain:
Resistensi terhadap Perubahan
Karyawan/Staff
- Kekhawatiran akan kehilangan pekerjaan
- Digitalisasi dianggap sebagai ancaman bagi pekerja
- Kurangnya kompetensi digital
- Staff/instruktur kesulitan untuk beradaptasi dengan teknologi baru
- Kebiasaan lama
- Staf/instruktur sudah nyaman dengan metode konvensional dan enggan berubah
Siswa Didik
- Keterbatasan akses teknologi: Tidak semua siswa didik memiliki akses internet atau gadget
- Referensi pembelajaran tatap muka : Menganggap pembelajaran tatap muka lebih efektif
- Kurangnya sosialisai : Siswa merasa interaksi sosialnya kurang jika dilakukan secara daring
Manajemen
- Biaya investasi : Investasi dalam teknologi dan pelatihan relative mahal
- Kurangnya pengetahuan : Manajemen tidak sepenuhnya menyadari potensi teknologi digital
Strategi Manajemen Perubahan
Untuk mengatasi tantangan-tantangan tersebut, LPK Sekai Hikari Indonesia menerapkan strategi manajemen perubahan yang komprehensif. Beberapa langkah yang dilakukan antara lain:
1.Membentuk Tim Perubahan
LPK Sekai Hikari Indonesia  membentuk tim perubahan untuk mengelola proses perubahan. Tim ini bertugas untuk merencanakan, Mengkomunikasikan, melaksanakan, dan mengevaluasi perubahan yang terjadi.
2.Mengkomunikasikan Perubahan
Tim mengkomunikasikan secara transparan kepada semua pihak  yang berkepentingan mengapa digitalisasi diperlukan dan apa manfaatnya bagi semua pihak dengan tujuan membangun pemahaman dan dukungan terhadap perubahan yang akan dilakukan.
3.Memberikan Pelatihan dan Pendampingan
Tim memberikan pelatihan dan pendampingan kepada, instruktur, dan peserta didik terkait dengan penggunaan teknologi digital dalam pembelajaran.
4.Mengembangkan Konten Pembelajaran Digital
Tim Menyusun dan  mengembangkan konten pembelajaran digital yang berkualitas dan relevan dengan kebutuhan pasar kerja.
5.Membangun Lingkungan yang mendukung
Agar adaptasi dan transisi perubahan berjalan baik tim dan organisasi membagun budaya positif dengan membangun budaya belajar mandiri seperti akses siswa ke e-learning.
6.Evaluasi dan Perbaikan:
Tim perubahan memantau kemajuan transisi digital, menerima umpan balik dari instruktur dan siswa didik untuk meningkatkan proses perubahan
Kesimpulan
Manajemen perubahan dan budaya organisasi merupakan elemen kunci dalam keberhasilan transformasi organisasi. Dengan manajemen perubahan yang terencana dan budaya yang mendukung, organisasi dapat menghadapi hambatan dengan lebih percaya diri. Keduanya bukan hanya pilot stabilitas organisasi, tetapi juga mendorong inovasi dan adaptasi yang diperlukan untuk proses digitalisasi. Pengalaman tim perubahan LPK Sekai Hikari Indonesia  menunjukkan bahwa integrasi yang baik antara perubahan dan budaya organisasi memiliki konsekuensi positif. Pada proyek digitalisasi, melibatkan karyawan disetiap tahap perubahan terbukti menjadi cara yang efektif untuk mengurangi penolakan. Hal ini juga menunjukkan bahwa komunikasi yang terbuka dan kepemimpinan yang inspiratif memainkan peran penting dalam keberhasilan suatu transformasi.
Dengan menerapkan strategi manajemen perubahan yang komprehensif dan memperhatikan kebutuhan serta kekhawatiran semua pihak, LPK Sekai Hikari Indonesia berhasil melalui transisi digital dan meraih manfaatnya secara maksimal sehingga mampu menghasilkan lulusan yang kompeten dan siap kerja, sehingga dapat berkontribusi pada pembangunan sumber daya manusia yang berkualitas.
Referensi
