Agar Rapat Virtual dan Silaturahmi Daring Semakin Optimal

Sedangkan malam hari di sela-sela obrolan ringan dan santai bisa sekalian mengirimkan email berisi bahan atau laporan yang akan didiskusikan hari berikutnya. 

Telekonferensi semakin lazim digunakan untuk berkomunikasi dan bersilaturahmi selama bekerja dari rumah (ilustrasi: shutterstock).

Ketiga, cari tempat yang nyaman, aman, dan tidak ramai. Salah satu tantangan work from home ialah ketersediaan ruangan yang kondusif di rumah. Tidak semua orang memiliki ruangan khusus untuk bekerja di rumahnya. Kamar tidur atau ruang keluarga memang bisa digunakan, tapi tentu perlu sedikit penyesuaian.

Lebih penting lagi untuk mencari tempat yang tidak ramai. Apalagi jika harus melakukan rapat daring melalui telekonferensi atau video call.

Keempat, siapkan jaringan internet yang baik. Memiliki akses terhadap koneksi internet yang kuat dan lancar merupakan keharusan jika ingin silaturahmi terjalin dengan lancar selama work from home.

Akan menyulitkan jika komunikasi dilangsungkan dalam kondisi internet yang buruk. Apa yang disampaikan dalam rapat virtual akan sulit dipahami secara jelas. Komunikasi akan terganggu jika video dan suara diterima "putus-putus".

Akses terhadap koneksi internet juga terkait dengan kuota internet. Rapat dengan video call dan telekonferensi mengonsumsi kuota internet yang sangat besar.

Oleh karena itu, pastikan kuota internet kita cukup. Di sini juga terlihat perlunya mengoptimalkan lebih dari satu saluran komunikasi (poin pertama) sehingga kita punya pilihan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan konsumsi internet.

Kelima, tetap profesional. Banyak aspek terkait hal ini. Salah satu yang sederhana ialah tetap berpakaian yang pantas saat mengikuti rapat  dengan video call. Meski bekerja dari rumah dengan suasana lebih santai, tapi tidak pada tempat dan waktunya kita menggunakan baju tidur atau apron dapur saat mengikuti rapat daring.

Aspek profesionalitas lainnya yang penting ialah batasi durasi telekonferensi dan rapat daring. Tujuannya selain menghindari kehabisan kuota internet, juga untuk mengkondisikan para peserta rapat agar "hadir" tepat waktu dan fokus sejak awal pada materi yang dibahas. 

Penting untuk tetap menerapkan kedisiplinan yang sama seperti halnya melakukan pertemuan tatap muka dan rapat biasa. Telekonferensi secara virtual tidak berarti kita bisa mengulur-ngulur waktu sesuka hati.

Jika setelah rapat kita ingin melanjutkan obrolan lain yang lebih santai dengan beberapa orang, lakukan panggilan grup yang baru. Misalnya, cukup dengan video call lewat whatsapp. Pastikan juga kita sudah log out dari saluran sebelumnya.