Analisis Kinerja Perusahaan di Zaman Digital

Sritex adalah perusahaan pertama yang memanggil saya untuk interview calon karyawan di luar kota tempat tinggal saya. Waktu itu saya baru saja lulus. Awalnya, saya underestimate karena surat panggilannya lusuh, dan cuma seperti kertas undangan pertemuan zaman baheula, yang dilipat empat dan dijepret. 

Tetapi kemudian saya memutuskan untuk pergi setelah mendapatkan surat panggilan kedua. Setelah di sana, ternyata gedung dan area kerjanya sangat besar dan luas. Lingkungan sekitarnya juga menyenangkan.

Para calon karyawan yang sama-sama mendapat panggilan interview saat itu, diantar menggunakan mobil dari gedung pertama yang kami masuki, menuju gedung tempat interview dilaksanakan. 

Kebayangkan bagaimana luasnya area Sritex? Yang terpikir oleh saya waktu itu adalah... ini pasti perusahaan besar banget.

Mengapa perusahaan sebesar itu, yang sudah berjaya cukup lama bisa pailit?

Zaman itu, ketika saya baru lulus, dunia IT di Indonesia lebih kepada otomatisasi. Makanya lulus kuliah, tahunya jadi programmer.

Mengapa otomatisasi? Karena masih banyak pekerjaan yang dilakukan manual. 

Boro-boro ngomong masalah Artificial Intelligence, datanya saja kebanyakan masih dalam bentuk hard copy. Maka itu, kebanyakan organisasi masih sibuk mengkomputerisasikan pekerjaan yang manual.

Misal, pekerjaan kasir yang tadinya menerima dan mencatat pembayaran di buku penerimaan uang mulai ditransformasikan menjadi meng-input data pembayaran ke database di dalam komputer. Kemudian di akhir hari, mereka dapat melakukan pencetakan laporan harian penerimaan uang.

Itu baru otomatisasi menggunakan komputer. Dimana, operator menginput data, dan laporan tidak usah dibuat lagi terpisah. Mungkin saat itu belum terpikir kalau itu sudah termasuk proses men-digital-kan data. Data yang nantinya bisa dipakai untuk banyak hal. Termasuk untuk analisa kinerja perusahaan.

Kemampuan menganalisa kinerja perusahaan sudah menjadi hal yang krusial saat ini. Mengapa? Karena hal itu dapat mencegah perusahaan jatuh ke dalam risiko keuangan yang kurang baik.

Dengan kemampuan analisa kinerja perusahaan di jaman digital ini, sebuah organisasi dapat mengetahui dengan lebih cepat kondisi perusahaan.

Sebagai contoh, katakanlah berdasarkan data, diketahui bahwa pendapatan profit berkurang drastis dalam beberapa waktu terakhir. Setelah dianalisa, ternyata penjualan produk ke luar negeri terlihat berkurang.

Kemudian diketahui bahwa penjualan berkurang sejak ada peraturan pemerintah yang memperketat peraturan export ke luar negeri. Dengan demikian, diketahui permasalahan yang sebenarnya.

Sebagai orang-orang yang menjalankan bisnis, para pemimpin perusahaan tentu harus mengambil keputusan dan menyusun strategi untuk mengatasi permasalahan tersebut. 

Mereka tidak dapat berdiam diri saja menyalahkan keadaan tanpa melakukan sesuatu. Kecuali mereka memang mau pada akhirnya perusahaan merugi karena pengeluaran lebih besar daripada pemasukan, karena pemasukan lebih sedikit dibandingkan biaya dan pengeluaran lainnya, atau pengeluaran dan biaya-biaya makin hari makin besar dibandingkan dengan pemasukan yang tetap di angka yang sama, atau malah berkurang setiap periodenya, dst.

Salah satu sistem yang dapat membantu analisa kinerja perusahaan secara digital adalah Business Performance Management System. Business performance management (BPM) sendiri merefer kepada serangkaian metoda, metrix, dan tool untuk melacak dan mengoptimasi kinerja perusahaan.

Business Performance Management juga adalah sebuah siklus yang berkelanjutan, mulai dari perencanaan, pelacakan (tracking), analisa kinerja (analyzing performance), dan pencocokan (adjustment).

Secara umum, kondisi perusahaan terlihat dari laporan keuangannya. Karena semua data operasional perusahaan yang berkaitan dengan uang terekam di situ. 

Dengan bantuan business performance management system, laporan-laporan keuangan dapat dibuat dengan mudah dan cepat, demikian pula sebaliknya, data-data pembentuknya juga dapat ditelusuri sampai ke detailnya. Tentunya dengan catatan, datanya ada dan memang begitu adanya alias tidak dimanipulasi. 

Itulah kemampuan dari sebuah business performance management system, membantu menganalisa sesuatu dengan kemampuan menelusuri data sampai ke level paling detail, dari berbagai sisi.

Apa maksudnya dari berbagai sisi?

Bisa dari sisi pengeluaran, pemasukan, biaya, atau penghasilan lainnya. Bisa dari kinerja karyawan, jumlah produksi, jumlah penjualan produk, strategi bisnis, dll.

Business performance management system juga dapat membantu dalam perencanaan, pembuatan budget, dan forecasting, dengan berbagai metoda. Biasanya sebuah bidang bisnis sudah memiliki metodanya sendiri. Jadi hanya tinggal diterjemahkan saja ke dalam sistem ini.

Yang jelas, semua tahapan yang diperlukan dapat menjadi lebih mudah, karena semua departemen terkait bekerja dengan data yang sama dan pada sistem yang sama. Tentu saja hal ini memungkinan kerjasama dan koordinasi antar departmen menjadi lebih mudah.

Dengan bantuan business performance management system yang diimplementasikan dengan benar, perencanaan dan pembuatan budget dapat dengan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan, dengan mempertimbangkan juga prediksi keuangan perusahaan untuk beberapa waktu ke depan.

Jadi, baik buruknya kondisi perusahaan untuk beberapa waktu ke depan, dapat diketahui dan dipaparkan dengan mudah menggunakan sistem Business Performance Management.

Maka seharusnya signal kondisi keuangan kurang baik, dapat diketahui sejak sebelum hal itu terjadi. Sehingga masih memungkinkan untuk dicegah.

Perusahaan-perusahaan besar seperti Sritex, seharusnya juga sudah menggunakan sistem ini, sebagai alat bantu untuk menganalisa kinerja perusahaan, sebagai pendukung dalam pengambilan keputusan.

Namun, sebuah sistem komputer hanyalah alat bantu yang dapat mempermudah saja. Keputusan dan tindak lanjut tentang sesuatu tetap ada di tangan manusianya sendiri. (VRGultom)