Universitas Negeri Malang, sebagai salah satu perguruan tinggi di Indonesia bertujuan untuk membentuk mahasiswa yang memiliki keahlian profesional dalam mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK) serta melatih mahasiswa agar siap menghadapi dunia kerja dengan kemampuan tinggi yang sesuai dengan bidang keilmuan yang mereka minati. Dilansir dari website kampusmerdeka.um.ac.id, magang atau praktik kerja adalah aktivitas pembelajaran yang memberikan wawasan dan pengalaman praktis kepada mahasiswa, baik di bidang Pendidikan dan Non-Kependidikan mengenai kegiatan nyata di lembaga pendidikan dan industri, sehingga mahasiswa memiliki kompetensi yang memadai untuk melaksanakan tugas sesuai dengan bidang keahliannya.Â
Praktik kerja bagi mahasiswa di bidang pendidikan diarahkan untuk memberikan nilai dan pemahaman tentang ilmu pendidikan serta pembelajaran, baik secara teoritis maupun aplikatif dengan tetap memperhatikan budaya Indonesia. Hal ini bertujuan agar mahasiswa dapat menjadi pendidik yang kritis, inovatif, adaptif, dan komunikatif, sesuai dengan karakter dan budaya peserta didik di era global.
Oleh karena itu, Program Magang diciptakan agar dapat melatih mahasiswa untuk melatih dan mengembangkan pengetahuan yang diperoleh selama kuliah. Keempat mahasiswa program S1 Ilmu Perpustakaan Semester 5 dari Universitas Negeri Malang telah berhasil menyelesaikan magang mereka di Perusahaan Umum (Perum) Jasa Tirta I. Keberhasilan ini tidak lepas dari peran Dr. Moch. Syahri, S.Sos, M.Si, selaku dosen pembimbing mahasiswa UM yang memberikan panduan dan dukungan dalam pelaksanaan program magang mandiri di Perum Jasa Tirta I.
Sebagai salah satu perusahaan yang dimiliki oleh Badan Usaha Milik Negara (BUMN), Perum Jasa Tirta I berfokus pada bidang pengolahan sumber daya air, pembangunan infrastruktur perairan, serta penyediaan layanan air bersih dan sanitasi. Perusahaan ini juga terlibat dalam proyek-proyek infrastruktur seperti pembangunan bendungan, manajemen irigasi, dan pelayanan terkait sumber daya air di berbagai wilayah di Indonesia. Saat ini, Perum Jasa Tirta I melaksanakan tugas yang telah diberikan oleh negara untuk melakukan kegiatan Pengelolaan dan Pengusahaan di lima Wilayah Sungai (WS) berdasarkan wewenang Pemerintah Pusat, yaitu WS Brantas, WS Bengawan Solo, WS Jratun Seluna, WS Serayu Bogowonto, dan WS Toba Asahan. Kantor pusat Perum Jasa Tirta I terletak di Jalan Surabaya 2 A, Malang, dengan kode pos 65145.
Dalam menjalani program magang selama 4 bulan, dimulai dari Agustus hingga Desember 2023, di divisi Pengadaan Kearsipan dan Umum, mahasiswa Universitas Negeri Malang (UM) telah berpartisipasi secara aktif dalam mengelola arsip dan meningkatkan peran perpustakaan sebagai sumber informasi di perusahaan. Beberapa pencapaian yang berhasil dilakukan oleh mahasiswa UM di perpustakaan termasuk:
1. Penambahan Data Koleksi Perpustakaan Ke Dalam Sistem Otomasi Perpustakaan
Menurut pustakawan di Perum Jasa Tirta I, perpustakaan sebelumnya mengalami periode vakum karena tidak ada petugas yang mengelolanya selama beberapa tahun sebelum kedatangan pustakawan baru. Kondisi ini menyebabkan banyak koleksi di perpustakaan tersebar tanpa identitas, termasuk koleksi yang sudah mulai usang dan yang belum diintegrasikan ke dalam sistem otomatisasi perpustakaan. Melalui partisipasi mahasiswa Universitas Negeri Malang (UM), perpustakaan Perum Jasa Tirta berhasil mencatat data koleksi sebanyak 4.215 eksemplar ke dalam sistem otomasi perpustakaan menggunakan aplikasi Inlislite versi 3 yang dikembangkan oleh Perpustakaan Nasional.
2. Preservasi Koleksi Perpustakaan dan Klasifikasi Koleksi
Dengan melakukan penambahan data koleksi ke dalam sistem otomasi, dilakukan juga proses preservasi dan klasifikasi koleksi. Hal ini diperlukan karena banyak koleksi yang mengalami kerusakan fisik dan perlu diambil keputusan apakah masih layak untuk dipinjamkan kepada pemustaka atau sebaiknya dimasukkan ke dalam daftar koleksi yang tidak lagi dapat dipinjamkan. Oleh karena itu, koleksi yang mengalami kerusakan fisik mendapatkan tindakan preservasi untuk menjaga kondisi fisiknya agar nilai informasi dalam koleksi tetap terjaga.
3. Menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) Layanan Sirkulasi di Perpustakaan Kehadiran SOP dalam perpustakaan, terutama pada layanan sirkulasi, memiliki tujuan utama untuk memastikan bahwa pemustaka memanfaatkan koleksi sesuai dengan prosedur. SOP juga bertujuan untuk memberikan informasi tentang koleksi yang dipinjam, identitas peminjam, dan menjamin pengembalian koleksi yang dipinjam oleh pemustaka.
Sedangkan pencapaian yang berhasil dilakukan oleh mahasiswa UM dalam bidang pengolahan arsip, sebagai berikut:
1. Mengolah kembali arsip menjadi lebih optimal dan efektif dalam penyimpanan dan temu kembali
Sebelum dikelola, berbagai jenis arsip yang dimiliki oleh DPKU seperti arsip laporan pertanggungjawaban, laporan pengadaan aset, laporan inventarisasi, dan laporan aset milik Perum Jasa Tirta I tersebar di beberapa lokasi, termasuk di sekitar ruangan DPKU, ruangan bekas bengkel/gudang, dan ruangan perpustakaan. Pada tahun 2023, mahasiswa dari Universitas Negeri Malang (UM) turut berperan dalam pengelolaan arsip tersebut. Proses dimulai dengan mendata ulang arsip yang berserakan di ruangan bekas bengkel/gudang. Langkah pertama yang dilakukan adalah mengklasifikasi arsip, menginput data arsip menggunakan Microsoft Excel, mencetak dan menempelkan nomor identitas arsip di kotak arsip, hingga meletakkan arsip sesuai dengan lokasinya di ruangan. Lokasi penyimpanan arsip di DPKU dibedakan, di mana ruangan perpustakaan khusus diperuntukkan untuk menyimpan arsip vital pembebasan tanah, ruangan bekas bengkel/gudang digunakan untuk menyimpan arsip aset, dan ruangan TPL dijadikan tempat penyimpanan arsip SDKRT.
2. Klasifikasi Arsip Berdasarkan Subjek
Dalam mengelola arsip, diperlukan suatu sistem klasifikasi yang dapat menjadi pedoman dalam penyimpanan arsip. Pemilihan sistem klasifikasi juga perlu disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan. DPKU menggunakan sistem klasifikasi arsip berdasarkan subjek untuk memudahkan pengelompokan dan temu kembali arsip berdasarkan subjek atau topik tertentu. Ini mencakup nama daerah pembebasan tanah, proyek pembangunan perusahaan di beberapa wilayah, serta dokumen atau laporan dari divisi-divisi di Perum Jasa Tirta I.
3. Alih Media Arsip
Dengan kemajuan sistem teknologi, pentingnya format digital (soft file) dalam penyimpanan data arsip semakin meningkat. Oleh karena itu, arsip perlu di transformasi dari bentuk fisik ke bentuk digital melalui proses pemindaian (scan) menggunakan alat scan. Hasil pemindaian tersebut disimpan dalam flashdisk untuk keperluan penyimpanan jangka panjang. Proses pemindaian ini tidak hanya bertujuan untuk menciptakan salinan digital dari arsip asli, tetapi juga untuk mengurangi risiko kehilangan dan kerusakan arsip.
Huda, sebagai ketua kelompok mahasiswa yang mengikuti program magang, mengungkapkan bahwa "Program magang ini memberikan manfaat yang besar bagi kami sebagai mahasiswa untuk mengatasi perbedaan antara dunia kerja dan pengalaman perkuliahan. Karena, kami menemukan banyak hal baru di lapangan yang berbeda dengan materi yang kami terima dalam ruang kuliah."
Melalui program magang ini Kepala Divisi Pengadaan Kearsipan dan Umum Perum Jasa Tirta I juga turut menyampaikan "Kita harus kembalikan fungsi magang bagi mahasiswa, menurut saya program magang ini berfungsi untuk mengeksplor dunia kerja. Tidak hanya ilmu apa yang didapat dibangku kuliah, teori dan lain sebagainya, malah yang paling banyak itu praktik."
Adapun saran yang dapat disampaikan penulis sebagai bahan pertimbangan bagi mahasiswa yang akan melaksanakan magang, mahasiswa perlu meningkatkan kepercayaan diri dan integritas selama melaksanakan program agar sebagai latihan mahasiswa untuk menghadapi dunia kerja yang sesungguhnya di masa depan serta dapat meningkatkan kepercayaan perusahaan terhadap lulusan dari perguruan tinggi tempat mahasiswa berasal. Oleh karena itu perusahaan, lembaga atau instansi juga penting membuka pintu selebar-lebarnya untuk mahasiswa agar dapat mengimplementasikan ilmu yang telah dipelajari selama perkuliahan.
