Pemanfaatan Diagram Lancaster, Sistem Temu Kembali Informasi Pada Tempat Penyimpanan Arsip di Kantor

Windows 11 Pro (W11_PR)

Windows 11 Enterprise (W11_E)

Windows 11 Education (W11_ED)

• Translation and Vocabulary: Penerjemahan kode-kode yang sudah penulis buat agar orang lain dapat mengerti kode-kode koleksi atau dokumen yang penulis kelola. Contoh: Membuat sticky notes yang berisi kode-kode file instalasi OS Microsoft Windows agar notes tersebut tertempel pada layar sebagai informasi yang bisa digunakan pengguna untuk mengetahui jenis Windows yang ada di dalam sebuah folder. Tidak lupa saya juga menaruh lokasi folder "Master Windows" pada sticky notes tersebut. Terkait penjelasan folder "Master Windows" akan dibahas pada langkah selanjutnya.
• Document Store/Database of Document: Tempat penulis meletakkan koleksi atau dokumen. Contoh: File-file instalasi OS Microsoft Windows yang sudah dikelompokkan akan ditaruh ke dalam sebuah folder bernama "Master Windows". Folder tersebut berada pada partisi Data (D:). Di dalam folder tersebut, akan dibagi lagi menjadi 5 folder, yaitu :

a) W7 : akan berisi file instalasi varian Windows 7.

b) W8 : akan berisi file instalasi varian Windows 8.

c) W8.1 : akan berisi file instalasi varian Windows 8.1.

d) W10 : akan berisi file instalasi varian Windows 10.

e) W11 : akan berisi file instalasi varian Windows 11.

• Index of Representation: merujuk pada langkah 5.
• Population of User: Proses identifikasi user yang membutuhkan koleksi atau dokumen yang kita kelola. Contoh: User dari file-file instalasi OS Microsoft Windows yang sudah saya tata adalah semua anggota keluarga saya. Sebelum mencari file yang dibutuhkan, saya sudah memberi tahu kata sandi dari laptop saya kepada anggota keluarga saya agar memudahkan mereka mencari file instalasi OS Microsoft Windows yang mereka butuhkan.
• Request: Proses user meminta untuk akses koleksi atau dokumen yang sudah dikelola sebelumnya. Contoh: User (kakak) meminta bantuan untuk mencari file instalasi Windows 10 varian Enterprise.
• Conceptual Analysis, Translation, and Vocabulary: Proses penulis dalam menganalisis, menerjemahkan, dan menelusuri permintaan user. Contoh: Saya menerima permintaan tersebut. Setelah itu, saya menggunakan dan memberikan informasi terkait kode serta lokasi folder dari file yang dibutuhkan oleh user tersebut.

Berdasarkan pembahasan diagram Lancaster di atas, dapat disimpulkan bahwa diagram ini dapat membantu orang-orang yang bertanggung jawab pada bagian penyimpanan arsip di kantor agar lebih efektif dan efisien. Diagram Lancaster dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan masing-masing kantor. Inti dari diagram Lancaster, yakni seleksi dokumen atau koleksi, pengidentifikasian dokumen atau koleksi, perumusan kode indeks, pengidentifikasian user, proses request, dan pemenuhan kebutuhan user. Penulis berharap dengan adanya pembahasan ini, proses temu kembali informasi di kantor akan lebih efektif dan efisien sehingga pekerjaan lain dapat terbantu dengan cepat dan benar.

 

Referensi: