Arsip menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (kaset, pita video, disket komputer, dan sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi. Terdapat cara penyimpanan dan pemeliharaan arsip yang berbeda-beda pada masing-masing tempat. Ada arsip yang harus disimpan dalam suhu normal dan stabil. Ada arsip yang harus disimpan pada lemari besi agar tidak ada rayap yang memakan arsip tersebut. Ada juga arsip yang disimpan di dalam pigura kaca. Semua cara itu dilakukan agar arsip tersebut terjaga baik dari segi kondisi, maupun dari segi keasliannya.
Pada saat penyimpanan arsip, tentu kita harus memperhatikan bagaimana cara agar ketika kita membutuhkan arsip tersebut sebagai referensi atau hal lain, kita bisa mencarinya dengan mudah. Tidak semua tempat dapat melakukan sistem temu kembali informasi arsip dengan baik. Kita ambil contoh berdasarkan artikel berjudul "Sistem Penyimpanan Arsip di kantor Camat Koto XI Tarusan Pesisir Selatan", sistem penyimpanan arsip pada Kantor Camat Koto XI Tarusan belum dikelola sesuai ketentuan kearsipan, ruang penyimpanan arsip Kantor Camat Koto XI kurang tepat, dan arsiparis di tempat itu masih belum kompeten untuk mengelola arsip sesuai dengan ketentuan kearsipan (Hafizh, 2018: 25). Penulis juga menemukan kasus lain terkait permasalahan penyimpanan arsip pada artikel yang berjudul "Sistem Penyimpanan Arsip Di Bagian Keuangan Pada PT Sumsel Media Grafika Palembang". Pada artikel tersebut dipaparkan bahwa sistem penyimpanan arsip pada PT Sumsel Media Grafika Palembang di sektor keuangan masih belum maksimal dan belum efektif dan jangka waktu temu kembali informasi memakan waktu 5-10 menit yang terbilang cukup lama (Apriyani, 2018). Peralatan yang digunakan pada penyimpanan arsip sektor keuangan PT Sumsel Media Grafika Palembang hanya menggunakan lemari arsip, folder, map ordner sehingga temu kembali informasi menjadi kurang efektif (Apriyani, 2018).
Berdasarkan dua artikel sebelumnya, penulis dapat menarik kesimpulan bahwa masih ada beberapa tempat penyimpanan arsip di kantor yang belum bisa membuat skema penyimpanan arsip yang efektif dan efisien serta kantor tersebut tidak memperhatikan bagaimana cara pemeliharaan arsip yang baik. Terbukti dari kesimpulan yang dihasilkan dua artikel sebelumnya bahwa waktu temu kembali informasi cukup lama serta sarana prasana untuk penyimpanan arsip kurang efektif. Tentu ini menjadi pekerjaan yang tidak mudah karena orang yang bertugas untuk mengurus penyimpanan arsip harus paham bagaimana skema temu kembali informasi yang efektif dan bagaimana cara penyimpanan arsip yang baik. Sebelum masuk ke pembahasan, penulis ingin mengesampingkan terlebih dahulu terkait cara penyimpanan arsip yang baik karena hal tersebut akan menjadi relatif tergantung dari jenis arsip yang disimpan. Penulis akan membahas terkait skema temu kembali informasi yang efektif secara umum. Setelah itu, pembaca dapat menyesuaikan sendiri sesuai kebutuhan masing-masing terkait skema temu kembali informasi yang sudah penulis bahas pada tulisan ini.
Skema temu kembali informasi yang akan penulis bahas adalah diagram Lancaster yang diambil dari buku berjudul "Indexing and Abstracting in Theory and Practice. London: Library Association Publishing" oleh F.W. Lancaster. Diagram Lancaster merupakan skema yang dapat memudahkan kita untuk mengorganisasi informasi. Arsip memuat informasi yang dapat kita gunakan untuk perencanaan di masa depan. Diagram Lancaster akan sangat membantu orang-orang yang bertanggung jawab dalam bagian penyimpanan arsip. Diagram ini hanya akan membantu kita dalam memberikan gambaran umum bagaimana arsip akan dikelola. Setelah itu, kita dapat menyesuaikan sendiri terkait skema yang akan kita gunakan dalam mengelola arsip.
Penulis akan memberikan contoh pengorganisasian file instalasi Operating System (OS) Microsoft Windows versi klien di laptop penulis. Berikut merupakan langkah-langkah dari diagram Lancaster.
- Population Of Document: Kumpulan dokumen atau koleksi yang sudah ada pada kita. Contoh: file yang tersimpan di laptop penulis.
- Selection And Aqcuistion: Seleksi koleksi atau dokumen yang dibutuhkan dan ingin kita kelola. Koleksi atau dokumen bisa kita dapatkan dari hadiah, sumbangan, atau yang sudah kita miliki. Contoh: file instalasi Operating System (OS) Microsoft Windows versi klien di laptop penulis. Versi klien adalah versi yang dapat dipasang pada perangkat pribadi.
- Conceptual Analysis: Analisis subjek dari koleksi atau dokumen yang sudah kita seleksi. Contoh: penulis mengelompokkan file instalasi OS Microsoft Windows versi klien berdasarkan versinya, yaitu Windows 7, Windows 8, Windows 8.1, Windows 10, Windows 11.
- Description (Abstracting and Indexing): Deskripsi dan pengindeksan dari dokumen atau koleksi yang sudah kita seleksi sebelumnya. Contoh:
a) Varian Windows 7 :
Windows 7 Home Basic
Windows 7 Home Premium
Windows 7 Professional
Windows 7 Enterprise
Windows 7 Ultimate
