Langkah yang Sering Diabaikan Kala Menulis Surat

Kembali soal menulis.

Kali ini akan kita coba mengulas soal bagaimana menggunakan bahasa pada sebuah surat. Sebagian besar dari kita, sudah tentu mengenal yang namanya surat. Begitu juga jenisnya yang secara umum terdiri dari surat resmi dan surat pribadi.

Kalau kita perhatikan kembali tentang pengertian surat. Sederhananya surat adalah sebuah media atau alat komunikasi secara tertulis yang disampaikan kepada pihak tertentu dengan maksud dan sesuai keperluan.

Dalam menulis surat, khususnya surat dinas tentu akan ditemukan beberapa aturan baku tentang penggunaan bahasa yang tepat dalam penyampaian maksud dan isi sebuah surat.

 Maka lain halnya dengan menulis surat pribadi, dimana penggunaan bahasa tentu bersifat pergaulan dan jarang memperhatikan ejaan yang tepat.

Hal ini dikarenakan, surat pribadi lebih kearah komunikasi tanpa berbicara langsung. Artinya si penulis surat menyampaikan maksud kepada seseorang dengan menggunakan bahasa sehari- hari yang dituangkan lewat media kertas ataupun di ketik pada media digital.

Saat ini penggunaan surat, juga telah beralih soal penggunaan medianya. Kalau dulu tentu kertas dan mesin ketik sangat berperan dalam menulis surat. 

Akan tetapi saat ini media seperti komputer, memudahkan seseorang dalam mengetik serta mengirim surat melalui aplikasi tanpa membutuhkan waktu yang lama.

Begitu juga soal penyampaian informasi kepada kerabat atau teman yang jauh jaraknya. Sudah pasti komunikasi yang digunakan saat ini , jelas melalui smartphone yang telah dilengkapi fitur menulis lewat aplikasi perpesanan, dengan akses yang begitu cepat dan mudah di gunakan.

Kembali ke topik kita. Dalam menulis sebuah surat, juga diperlukan langkah- langkah penulisan yang tepat. Karena dianggap mudah, sebagian dari kita terkadang mengabaikan langkah- langkah yang diperlukan seperti ;

Memperhatikan bentuk surat yang tepat sesuai kebutuhan. Kemudian isi surat yang dinyatakan sesuai tujuan, serta penggunaan bahasa yang baik dan benar sesuai kaidah baku bahasa indonesia.

Di samping itu, sebaiknya dalam menulis surat, apalagi surat yang bersifat dinas, hal- hal yang perlu diperhatikan adalah susunan surat yang sesuai bagian dari bentuk surat resmi pada umumnya, yaitu berisi Kop instansi atau lembaga, susunan tanggal pembuatan surat, nomor, sifat, perihal, tujuan dan apabila jumlahnya lebih dari 1 lembar, hendaknya menyertakan lampiran surat.

Kemudian isi surat, sebaiknya ringkas dan jelas agar penerima surat tidak membutuhkan waktu yang lama dalam memahami surat yang kita kirim. Isi surat yang ditujukan setidaknya tersusun baik  yang dibagi per alenia guna memperjelas persoalan yang dikemukakan.

Agar terhindar dari inti surat yang justru membuat penerima merasa kebingungan. Maka perlu diperhatikan terkait persoalan yang disampaikan maksimal 2 persoalan dengan peran penting masing- masing maksud disampaikan secara jelas. Sehingga penerima akan semakin mudah merespon dan menindaklanjuti maksud daripada surat yang dikirim.

Langkah berikutnya tentu, penggunaan tanda baca sebagai penjelas sebuah kalimat sebaiknya benar- benar diperhatikan dengan baik. Begitu surat selesai di ketik, setidaknya baca kembali serta amati setiap tanda baca yang dipergunakan untuk menghindari terjadinya salah pengertian dalam kalimat.

Dan langkah terakhir adalah hindari penggunaan kata berupa singkatan yang tidak umum diketahui orang lain, begitu juga faktor kebersihan dari surat tersebut penting untuk diperhatikan guna memberikan kenyamanan bagi penerima surat dimaksud.

Semoga bermanfaat