Memperhatikan bentuk surat yang tepat sesuai kebutuhan. Kemudian isi surat yang dinyatakan sesuai tujuan, serta penggunaan bahasa yang baik dan benar sesuai kaidah baku bahasa indonesia.
Di samping itu, sebaiknya dalam menulis surat, apalagi surat yang bersifat dinas, hal- hal yang perlu diperhatikan adalah susunan surat yang sesuai bagian dari bentuk surat resmi pada umumnya, yaitu berisi Kop instansi atau lembaga, susunan tanggal pembuatan surat, nomor, sifat, perihal, tujuan dan apabila jumlahnya lebih dari 1 lembar, hendaknya menyertakan lampiran surat.
Kemudian isi surat, sebaiknya ringkas dan jelas agar penerima surat tidak membutuhkan waktu yang lama dalam memahami surat yang kita kirim. Isi surat yang ditujukan setidaknya tersusun baik  yang dibagi per alenia guna memperjelas persoalan yang dikemukakan.
Agar terhindar dari inti surat yang justru membuat penerima merasa kebingungan. Maka perlu diperhatikan terkait persoalan yang disampaikan maksimal 2 persoalan dengan peran penting masing- masing maksud disampaikan secara jelas. Sehingga penerima akan semakin mudah merespon dan menindaklanjuti maksud daripada surat yang dikirim.
Langkah berikutnya tentu, penggunaan tanda baca sebagai penjelas sebuah kalimat sebaiknya benar- benar diperhatikan dengan baik. Begitu surat selesai di ketik, setidaknya baca kembali serta amati setiap tanda baca yang dipergunakan untuk menghindari terjadinya salah pengertian dalam kalimat.
Dan langkah terakhir adalah hindari penggunaan kata berupa singkatan yang tidak umum diketahui orang lain, begitu juga faktor kebersihan dari surat tersebut penting untuk diperhatikan guna memberikan kenyamanan bagi penerima surat dimaksud.
Semoga bermanfaat
Baca konten-konten menarik Kompasiana langsung dari smartphone kamu. Follow channel WhatsApp Kompasiana sekarang di sini: https://whatsapp.com/channel/0029VaYjYaL4Spk7WflFYJ2H
