Pengenalan Project Management

Di lingkup kerja secara profesional tentu akan menjalankan beberapa project untuk eksekusi program kerja,dimana peran project management atau manajemen proyek sangatlah bertanggung jawab untuk mengkoordinir dan memantau jalannya project yang dikerjakan.

Terlebih saat perusahaan sedang mengerjakan project besar, tentunya hal ini agar suatu unit atau badan usaha bisa menjalankan perannya, sehingga dengan metode ini suatu unit/tim dari sebuah badan usaha dapat mengerjakan proyek secara efisien,terkontrol dan sesuai tenggat waktu yang dikerjakan.

Maka, project management tidak bisa dilepaskan oleh para pembuat keputusan di sebuah perusahaan, tim yang terlibat bahkan seorang yang in charge dalam project ini harus memahami operasional proyek dengan pola manajemen proyek yang terukur. Saya kali ini akan sharing berdasar pengalaman dan dari pengalaman orang lain mengenai project management, apa saja yang akan dibahas.

Pengertian Project Management

Apa itu project management ? atau yang biasa disebut dengan manajemen proyek, yaitu suatu metode perencanaan dan eksekusi pengerjaan proyek dengan sumber daya yang dimiliki sebuah perusahaan untuk menyelesaikan proyeknya.

Beberapa unsur yang terlibat adalah proses awal inisiasi, strategi awal, eksekusi, monitoring, finishing sampai penutupan, perbedaan manajemen proyek dan manajemen umumnya adalah pada range timeline yang direncanakan, berdasar konsep dan timing yang ditentukan.

Sedangkan manajemen umum dari perusahaan ataupun manajemen konvensional, adalah penataan secara garis besar suatu badan usaha yang cakupannya lebih luas, dan jangka waktu serta target yang ditempuh, Project manager atau manajer proyek adalah orang yang paling bertanggung jawab dalam hal ini, beberapa keahlian yang harus diselesaikan adalah negosiasi, pengetahuan bisnis, operasional keuangan dan tentunya komunikasi.

Begitupun jika mengikuti materi yang diajarkan oleh beberapa lembaga pelatihan profesional manajemen proyek, yaitu terdapat beberapa elemen kerja yang harus diperhatikan,diantaranya adalah :

• Interkoneksi
• Lingkup proyek
• Timeline
• Budget
• Manajemen mutu proyek
• Pengadaan
• Manajemen Supply Chain
• Manpower
• Komunikasi
• Manajemen risiko
• Manajemen stakeholder

Sedangkan elemen terpenting dari keseluruhan manajemen proyek diatas adalah lingkup kerja proyek tersebut, yang menjadi inti dari awal mula hingga penyelesaian proyek, yang tentunya apabila lingkup, timeline, budget dan beberapa elemen lainnya berubah, maka keseluruhan juga harus berubah, begitupun dengan manajemen risiko yang berkaitan dengan ROI atau return on investment.

Begitupun dengan operasinya yang berkaitan dengan pendekatan dalam pengerjaannya, seperti pendekatan tradisional, biasanya sering dipakai untuk industri manufaktur yang menghasilkan produk fisik, yaitu konstruksi, komputer, kendaraan dan lain-lain, dan diantaranya terbagi dengan metode manajemen proyek sesuai jenis industrinya.

Waterfall

Jenis project management yang sering dipakai oleh para software house sejak era 90an, menggunakan pendekatan sequential,dimana menyelesaikan satu per satu secara berurutan dan linear, sebelum ke fase selanjutnya.

Critical Path

Sedikit mirip dengan waterfall, masih memakai sistem sequential juga, namun lebih memprioritaskan sumber daya yang tersedia dan yang dibutuhkan, jika tidak bisa secara berurutan, namun ada prioritas terdahulu, maka bisa menyesuaikan prioritasnya.

Begitupun dengan metode Critical Chain Project Management atau CCPM, untuk hal ini lebih memfokuskan resources yang menjadi kebutuhan setiap task list.

Agile

Juga relevan untuk pengerjaan pengembangan software, terlebih dalam tim besar, karena pendekatan jenis ini cocok apabila kolaborasi antar tim di seluruh perusahaan hingga antar tim antar perusahaan, dan tidak menggunakan struktur prioritas dan sekuential.

Metode agilepun terdapat beberapa cara, biasanya memakai kanban, dimana periode kerja ini secara berkelanjutan, begitupun dengan XP atau Extreme Programming, seperti namanya programming, pendekatan yang seringkali digunakan untuk pengembangan software, sederhananya, user secara langsung mengontrol dan memberikan instruksi kepada programmer dan langsung mengerjakannya.

Saat mengerjakan project, seluruh anggota tim, para eksekutor berada di perannya secara langsung, namun tetap saja membutuhkan pengawasan dan pengarahan dari sudut pandang berbeda dari seorang project manager, maka manajer proyek akan memimpin tahapan-tahapan dibawah ini.

Initiating

Tahap awal yang harus dikerjakan yang berkaitan dengan tujuan proyek, lingkup proyek, risiko yang kemungkinan timbul, budget yang dibutuhkan, hingga timeline pengerjaannya, yang kesemuanya harus berjalan sesuai rencana.

Rencana

Setelah menjabarkan rencan dan beberapa faktor pendukung maupun faktor yang berisiko, serta cara antisipasinya, selanjutnya harus melakukan breakdown apa saja resource yang dibutuhkan, baik internal maupun eksternal untuk internal seperti budgeting(rencana dan realisasinya) untuk eksternal persiapan seperti vendor atau supplier, timeline yang jelas dan kapan kick startnya.

Begitupun pertanggung jawaban stakeholder, harus terlibat didalamnya, karena dari sanalah sudut pandang penilaian, progres dan risiko juga harus dijalankan secara matang.

Eksekusi

Stakeholder disini bisa saja pengawas proyek, pemilik modal untuk pengerjaan proyek, juga bisa saja client yang in charge dalam proyek ini, jika perencanaan sudah disetujui beberapa pihak, maka eksekusi haruslah segera dimulai, sesuaikah dengan ukuran yang dibuat, KPI nya hingga perhitungan budgetnya ?

Biasanya progres dipantau dengan S Curve atau Kurva S, sedangkan untuk menghitungnya juga bisa memakai Cohort Analysis yang kesemuanya tentu bersinergi dengan proyeksi dana yang ditentukan diawal, komunikasi antar tim serta antar pihak eksternal apakah dapat terjalin dengan baik.

Monitoring

Pengawasan dalam hal ini, seperti bobot kerja, apakah sesuai dengan spendingnya? apakah berpotensi menghasilkan return jika ditilik dengan cohort analysis yang dibuat diawal ? ataukah malah berisiko over budget ? jika semuanya tidak berjalan dengan baik, apa langkah yang harus ditempuh ? apakah dukungan dari faktor eksternal sudah sesuai KPI ?

Penutupan dan Serah Terima

Jika project telah selesai, dan disepakati beberapa pihak dan dinyatakan berhasil, maka langkah terakhir harus dilakukan closing dan handover, pada tahap handover, project manager harus menyerahkan sumber daya yang telah disepakati diawal, termasuk manual pengoperasian sebuah obyek yang dikerjakan tersebut.

Semua pekerjaan yang berkaitan dengan bobot, pengeluaran, pekerjaan jangka waktu, progres dan return tentu membutuhkan project management dengan pendekatan yang berbeda-beda, namun bukan berarti tidak bisa di aplikasikan pada jenis project yang biasanya juga berbeda seperti digital marketing, hanya disesuaikan saja cara pengukuran progresnya.