Pentingnya Sistem dan Prosedur dalam Perkantoran

Kelima, jika telah mantap, kemudian prosedur kerja itu dituangkan ke dalam kartu prosedur kerja, isi dari kartu prosedur kerja itu antara lain : 

nama petugas yang harus mengerjakan beserta identitasnya, tempat kerjanya, fasilitas yang digunakan dan lain-lain yang dianggap perlu ini biasanya untuk instansi/perusahaan yang besar dan kompleks. 

Untuk prosedur kerja dalam organisasi yang sederhana atau biasa, cukup dicantumkan jenis pekerjaan, urutan pekerjaan, fasilitas yang digunakan beserta waktu penyelesaiannya. 

Dan yang keenam, prosedur kerja selain dicantumkan dalam bentuk kerja, juga dihimpun (kualifikasi) dalam buku yang namanya buku petunjuk pelaksana kerja dan petunjuk teknis pelaksanaan kerja atau apapun namanya.

Dengan diberlakukannya sistem kerja dan prosedur kerja yang baik dan tepat, akan memberikan manfaat yang sangat berarti bagi organisasi atau intansi. Sistem kerja dan prosedur kerja dianggap penting artinya sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi-fungsi dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang nyata. 

Melalui sistem kerja dan prosedur kerja yang dibuat dengan tepat, dapat dilakukan dengan standardisasi dan pengendalian kerja dengan tepat pula. Sistem kerja dan prosedur kerja bermanfaat baik bagi para pelaksana maupun semua pihak yang berkepentingan, untuk dijadikan sebagai pedoman kerja.  

Sistem dan prosedur perkantoran perlu diterapkan bagi pekerjaan yang terjadi berulangulang. Dalam sistem dan prosedur biasanya dicantumkan batas waktu untuk setiap langkah, prosedur itu akan berjalan sesuai dengan batas waktu yang sudah ditetapkan. 

Untuk keperluan ini dibutuhkan studi gerak dan waktu (motion and time study). Batas lamanya waktu itu sangat penting. Terlebih lagi jika suatu sistem dan prosedur itu ada kaitannya dengan prosedur lain yang keseluruhan dari prosedur-prosedur itu akan selesai pada batas akhir waktu yang sama. Dalam hal ini "perencanaan jaringan kerja" (network planning) sangat berperan.  

Dengan demikian sistem dan prosedur perkantoran sebaiknya disusun baku. Hal tersebut dilakukan agar sistem dan prosedur perkantoran dapat dilaksanakan secara konsisten dan konsekuen. 

Namun, tidak menutup kemungkinan untuk dilaksanakan perubahan apabila sudah tidak sesuai lagi dengan situasi dan kondisi yang ada. Sehingga perubahan di dalam rangkaian sistem dan prosedur kerja tetap diutamakan untuk lebih meningkatkan kualitas pelayanan dan kepuasan para konsumen.