Pentingnya Sistem dan Prosedur dalam Perkantoran

Selain sistem perkantoran, prosedur kerja juga merupakan komponen yang berdampingan di dalam suatu organisasi atau instansi perkantoran. 

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), terdapat dua pengertian prosedur yakni : tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas dan metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu masalah. 

Dari pengertian keduanya dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan kegiatan berupa langkahlangkah pasti dalam menyelesaikan suatu aktivitas maupun memecahkan suatu masalah. Menurut The Liang Gie (1998:28) dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, mendefinisikan bahwa, 

"Prosedur perkantoran merupakan segenap rangkaian metode kantor yang telah menjadi langkah-langkah tetap dalam penyelesaian suatu bidang tata usaha oleh lebih dari pada satu petugas".  

Menurut Pamoedji (1996:39), prosedur kerja adalah rangkaian dari suatu tata kerja yang berurut, tahap demi tahap serta jelas menunjukkan jalan atau arus (flow) yang harus ditempuh dari mana pekerjaan berasal, kemana diteruskan dan kapan atau dimana selesainya, dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang pekerjaan. Prosedur kerja juga adalah perincian langkah-langkah dari serangkaian fungsi yang diarahkan untuk mencapai hasil yang dikehendaki. 

Dengan kata lain prosedur kerja dapat diartikan sebagai rincian dinamika mekanisme organisasi. Sistem dan prosedur merupakan bagian integral dari pekerjaan setiap manajer. 

Ini dimaksudkan bahwa setiap orang mengawasi, membimbing, mengurus kegiatan-kegiatan dari bawahan mempunyai pertanggungjawaban yang sejalan dengan pekerjaannya bagi sistem dan prosedur yang dipergunakannya dengan bawahannya.  

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia (LAN RI) menyebutkan bahwa, "Prosedur kerja adalah suatu urutan tahap demi tahap serta jalan harus ditempuh dalam rangka penyelesaian suatu bidang tugas". 

Prosedur kerja yang ada dalam sebuah organisasi atau perusahaan perlu direncanakan sebaik-baiknya. Karena prosedur kerja yang baik dapat meningkatkan efisiensi organisasi yang bersangkutan dalam mencapai tujuannya. 

Pemahaman akan prosedur kerja oleh pegawai ini penting, karena dengan mengetahui urutan kerja, asal-usul pekerjaan, sampai ke arah mana pekerjaan itu akan diselesaikan ini menjadi tolak ukur untuk pencapaian kinerja individu dan kinerja organisasi.

 Prosedur kerja juga diharapkan memiliki tingkat fleksibilitas. Fleksibilitas diartikan sebagai keluwesan, tidak kaku dimana pekerjaan tersebut bisa dikerjakan oleh siapapun atau dapat dilakukan pergantian tugas.