Mengenal P.A.R.A, Teknik Personal Administration

Sebagai orang yang gandrung terhadap productivity hacks dan hal-hal yang berbau manajemen diri, saya sering sekali berselancar untuk mencari tahu teknik-teknik sistem pengorganisasian (organizing system). 

Saya merasa berkepentingan untuk mencari tahu sistem yang paling efektif efisien agar pikiran yang sudah penuh dengan beragam informasi dan distraksi, dapat "beristirahat" dengan tenang. 

Tentu dengan tanpa mengurangi produktivitas dan kemampuan memanfaatkan setiap informasi yang masuk ke diri saya, baik melalui panca indera maupun lintasan pikiran yang tiba-tiba muncul.

Setelah mencari ke sana ke mari dan mencoba beberapa teknik dan sistem, saya kemudian bertemu dengan organizing system bernama PARA. 

Saya diberitahu oleh teman saya yang sudah mulai mencoba dan menerapkan. Saya pun demikian, setelah sebulan terakhir mencoba dan belajar menyesuaikan diri, saya nyatakan bahwa sistem ini cocok untuk saya. Dan, barangkali untuk Anda juga, kan?

PARA system adalah akronim dari empat kategorisasi besar segala "hal" yang kita hadapi dalam kehidupan sehari-hari maupun kehidupan profesional. PARA adalah kependekan dari Projects - Areas - Resources - Archives.

PARA system pertama kali diformulasikan oleh salah satu pakar produktivitas dan personal growth bernama Tiago Forte pada sekitar tahun 2017. 

Sistem tersebut merupakan kristalisasi atas pendampingan Forte selama bertahun-tahun saat menjadi konsultan dan coach profesional. 

Setelah diuji coba dan dilakukan perbaikan secara gradual, Forte kemudian yakin bahwa sistem PARA ini dapat menampung hampir segala kebutuhan pengorganisasian profesional maupun pribadi di dunia digital yang banjir informasi seperti saat ini.

Saya sendiri telah mencoba dan membuktikan, klaim Forte bahwa sistem ini hampir cocok dengan beragam keperluan, benar adanya. 

Sistem PARA ini efektif sekaligus agile untuk diterapkan dengan beragam kebutuhan dan latar belakang pengguna.

Sebelum melangkah lebih jauh, mari kita jelaskan satu persatu.

Diagram PARA System | Olah grafis oleh Trian Ferianto

Projects
Seperti namanya, projects adalah sebuah pekerjaan yang harus kita selesaikan dan menjadi tanggung jawab kita. 

Projects dapat terdiri dari satu pekerjaan atau beberapa sub pekerjaan. Untuk memudahkan memahami, sebuah projects pasti memiliki tenggat waktu penyelesaiannya (deadline).

Contoh projects adalah: menulis artikel, menulis buku, melakukan audit atas sistem informasi, menghadiri acara peluncuran produk, mengadakan acara peluncuran program baru, dll.

Projects selalu memiliki tenggat waktu. Ini yang nanti akan membedakan dengan Areas (kategorisasi PARA yang kedua).

Areas of Responsibility
Suatu area/aspek kehidupan kita yang kita anggap perlu dan menjadi "payung" dari segala projects yang kita miliki. 

Contoh areas seperti: kesehatan, keuangan, karir, pekerjaan, spiritualitas, keluarga, dll. Area tidak memiliki jangka waktu deadline layaknya projects.

Jenis area ini bisa bermacam-macam tergantung keperluan dan prioritas individu. 

Saya sendiri menggunakan accounts of life sebagaimana saya rumuskan hasil dari panduan di buku Living Forward karya Michael Hyatt dan Daniel Harkavy.

Area hidup saya yang saya anggap penting antara lain: spiritualitas, kesehatan, keluarga, keuangan, intelektual, bisnis, dan sosial.

Ini juga bisa digunakan sebagai saringan untuk menyatakan oke terhadap satu project baru atau tidak. 

Jika ada tawaran projects, namun tidak masuk ke dalam area prioritas dalam kehidupan saya, maka saya relatif dengan mudah untuk menolaknya.

Resources 
Kategorisasi hal-hal yang membantu kita untuk menyelesaikan project ataupun meningkatkan kualitas area kita.

Resources ini bisa bermacam-macam seperti buku, link website, video YouTube, catatan notulen pertemuan, catatan belajar, hingga dokumen-dokumen pendukung.

Saya sendiri mendesain resource ini sebagai second brain saya. Segala sesuatu yang saya temukan saat berselancar, mendapatkan ide, mendapatkan bahan menarik dari relasi, akan saya masukkan ke dalam resource.

Hal ini juga sesuai dengan konsep optimalisasi otak bernama *brain-dump.* Singkatnya, kita memindahkan apa-apa yang harus diingat keras di otak kita ke dalam sebuah dokumen/tempat penyimpanan yang mudah diakses saat otak benar-benar mau memprosesnya.

Janji yang harus ditepati tapi masih lama, struk belanja yang penting untuk kita ingat tanggal dan nominalnya, bookmark website yang kita tahu menarik tapi tidak untuk segera dipakai, dapat kita "lempar" ke dalam resource ini.

Archives 
Segala sesuatu yang tidak masuk lagi ke dalam ketiga kategori di atas. 

Contoh archives ini seperti project yang telah selesai, area yang sudah tidak relevan lagi dalam kehidupan kita, atau resource yang tampaknya sudah tidak terlalu kita butuhkan, atau apapun yang tampaknya menarik namun kita belum dapat memutuskan masuk ke dalam tiga kategorisasi di awal.

Meski "tampak" tak penting-penting amat, kategorisasi archive ini tetap perlu kita sediakan untuk mengantisipasi sewaktu-waktu ada project yang telah kita selesaikan namun perlu ditinjau kembali atau ada dokumen tertentu yang tampaknya dulu kurang relevan, sekarang sudah menjadi relevan.

Saat ada sesuatu di kolom archive ini sudah dapat dimasukkan ke tiga kategorisasi di atas, maka pindahkan ke tempat yang sesuai.

Keempat kantong kategorisasi ini pada prinsipnya saling terhubung dan mendukung satu sama lain. Namun kita mencoba "merapikan" agar apa yang ada di otak kita, tugas yang kita emban, dan bahan-bahan berguna yang kita miliki dapat "ditata" dengan baik sehingga mudah untuk dipanggil kembali saat dibutuhkan.

Dokumentasi Resource saya menggunakan Notion | Dok. Trian Ferianto

Teknik ini jadi semakin mudah dicoba dengan adanya beragam tools digital semacam google docs, google drive, evernote, dan alat-alat produktivitas apapun yang Anda sukai.

Saya sendiri mempraktikkan teknik PARA dengan menggunakan tools Notion. Dengan Notion, memungkinkan saya untuk benar-benar membuat keterhubungan antara projects-areas-resources dan archives. 

Saya juga dapat membukanya dari perangkat apapun tanpa mengharuskan saya "menenteng buku catatan" ke mana-mana. Sedikit ulasan tentang notion pernah saya tuliskan di sini.

Di era banjir informasi, banjir pekerjaan/tugas, dan banjir hal-hal penting yang menuntut atensi kita secara terus menerus, sistem pengorganisasian diri menjadi sangat urgent.

Sebagai contoh, seperti hobi saya menulis di kompasiana ini, saya dapat memasukkan menjadi projects bahwa harus menulis dalam periode tertentu (ada deadline), karena ini bagian dari area prioritas hidup saya (meningkatkan intelektual dan memberikan dampak sosial bagi pembaca). Dan aktivitas berselancar saya di internet dapat saya rekam menjadi resources yang akan menambah kualitas tulisan saya.

Jikalau saya menemukan sesuatu yang menarik namun belum tahu mau saya apakan, saya akan menyimpannya ke dalam archives, yang sewaktu-waktu dapat saya gunakan kembali untuk menyempurnakan project-project saya di lain hari.

Menarik bukan? Jangan tunda untuk mencobanya!