Memberikan Overdosis Kepercayaan adalah Awal Kehancuran bagi Perusahaan

Mengapa banyak usaha bisnis yang dibangun dengan susah payah akhirnya terkandas di tengah jalan? Walaupun ada begitu banyak alasan yang bisa dicari dan dijadikan sebagai kambing hitam kegagalan dalam berbisnis, tapi yang penting adalah mencatat beberapa poin-poin penting. Hindari kepercayaan yang tumpang tindih.

Beberapa Hal yang Mutlak Perlu Dihindari dalam Berbisnis
Memberikan kepercayaan tentu saja perlu. Karena kalau orang yang menjadi karyawan kita sudah jelas tidak dapat dipercaya, ya langsung saja dipecat. Tapi karena kita yakin bahwa sosok yang kita rekrut menjadi karyawan dan orang kepercayaan kita adalah orang yang jujur, maka kita menyerahkan sebagian dari wewenang kita sebagai pemilik perusahaan kepadanya. Misalnya untuk mencairkan dana dalam bentuk lembaran check ataupun Letter of Credit di bank di mana kita menjadi nasabah.

Yang lainnya mungkin dipercayai untuk menimbang barang masuk dan menerbitkan nota barang masuk. Berdasarkan nota ini, maka si pemilik barang akan mendiskusikan harga barangnya dan mungkin juga tawar menawar dengan bagian pembelian. Jadi dibutuhkan seseorang yang memiliki keterampilan untuk menentukan kualitas barang masuk dan memutuskan harga belinya. Kemudian berdasarkan nota barang masuk yang sudah diberikan harganya dan di-approved oleh bagian pembelian, maka pemilik barang akan menagih uangnya kepada kasir. Nah, dibutuhkan lagi seorang yang bertindak sebagai kasir atau juru bayar.

Penanggungjawab Stock Gudang
Ada seseorang yang dipercayai untuk menjadi Kepala Gudang, yang tugasnya adalah mencocokkan dari nota barang masuk, kesusutan yang diperkirakan sehingga menjadi stok barang di gudang. Kepala gudang melaporkan kepada kita sebagai boss, berapa total stok barang untuk masing-masing jenis barang. Misalnya Kopi Robusta 25 .400 Kg, Kopi Arabica 14.500 Kg, Cassia 30 ton dan Gambir 19 ton. Dengan dilengkapi dengan catatan kualitas dari masing masing barang. sehingga ketika kita sebagai owner atau pemimpin perusahaan akan menutup kontrak jual beli dengan pembeli di luar negeri, data-data lengkap sudah ada di atas meja.

Sumber ilustrasi: depositphotos.com

Hal yang Perlu Dihindari
Jangan memberikan kepercayaan overdosis. Misalnya menyerahkan pada satu orang yang bertugas menimbang barang, menerbitkan Nota Barang masuk dan sekaligus menentukan harga barang. Walaupun dari sisi efisiensi berarti penghematan untuk menggaji orang, tapi jalan ini adalah jalan menuju kehancuran perusahaan. Bukan karena yang bersangkutan tidak jujur, tapi jabatan rangkap dalam hal sebagai desicion maker atau pengambil keputusan adalah sebuah kekeliruan yang fatal. 

Karena kerja yang tumpang tindih akan menyebabkan orang tidak lagi fokus pada tugasnya. Suatu waktu pasti akan terjadi kesalahan dalam menjumlahkan total barang masuk atau kekeliruan dalam menentukan harga satuan barang.

Menimbang barang masuk dan sekaligus diserahkan wewenang untuk menjadi Kepala Gudang juga sangat riskan dan berpotensi terjadinya petaka. Jangan lupa bahwa orang melakukan tindak kejahatan, bukan lantaran semata-mata adanya niat,tapi karena peluang besar yang disodorkan di hadapannya.

Tugas Kasir Adalah Juru Bayar Bukan Accounting
Tugas seorang Kasir adalah menjadi Juru bayar. Membayarkan berdasarkan Nota Barang Masuk yang sudah ditandatangani Juru Timbang. Dan kemudian sudah diberikan harga satuan, serta sudah ditanda tangani oleh Bagian Pembelian. Jadi minimal harus terdapat dua tanda tangan, baru boleh dibayarkan. Bila ada keraguan, maka Juru Bayar wajib menanyakan kepada kita sebagai Pimpinan Perusahaan. Karena Juru Bayar tidak diberikan wewenang untuk mengambil keputusan di luar tugasnya.

Uang keluar masuk yang ada di dalam kas, setiap hari sebelum menutup kas, sudah harus dicocokkan. Yakni berapa uang kontan, berapa yang terpakai untuk pembelian yang disertai bukti pembelian serta pengeluaran serba-serbi lainnya. Hal ini harus dilakukan pengecekan Akuntan perusahaan atau langsung oleh Pimpinan Perusahaan

Kalau Karyawan Adalah Anggota Keluarga Sendiri
Mungkin saja sebagian dari karyawan adalah anggota keluarga sendiri. Tentu saja tidak menjadi masalah. Yang penting ada aturan yang diterapkan, yakni dalam bekerja semuanya sama sama memiliki tugas masing masing. Tidak seorangpun boleh mengambil uang dari kas untuk keperluan pribadi. Setiap pengeluaran harus ada bukti uang keluar dan untuk apa digunakan.

Tulisan ini bukanlah hasil kajian dari sarjana ekonomi, melainkan ditulis berdasarkan pengalaman pahit karena sudah memberikan kepercayaan secara overdosis kepada orang yang sudah dianggap sebagai keluarga sendiri. Tapi yang terjadi adalah bahwa "uang dapat mengubah orang baik baik, menjadi salah jalan karena kesempatan berlebih yang disodorkan kepadanya".

Harus Ada Hirarki Dalam Perusahaan

Anak maupun istri bostidak berwenang untuk ikut mengatur dalam perusahaan, kecuali memang memiliki jabatan di dalam perusahaan. Hal ini penting karena campur tangan dari faktor eksternal yang tidak memiliki kapasitas bila ikut serta mengatur dan mengubah tatanan yang sudah terbentuk di kantor, berpotensi merusak semuanya. Dalam kalimat lain, urusan di rumah, jangan dibawa ke perusahaan.

Semoga tulisan ini ada manfaatnya.

Tjiptadinata Effendi