Perencanaan SDM Unggul dan Analisis Beban Kerja yang Efektif di Era VUCA

Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan salah satu aspek terpenting demi kemajuan dan keberlanjutan suatu organisasi. Berdasarkan beberapa literatur dapat dikatakan bahwa SDM bagi organisasi adalah aset atau unsur yang sangat penting dari unsur-unsur lainnya. SDM sangat berpengaruh signifikan terhadap keberhasilan pencapaian tujuan organisasi meskipun saat ini perkembangan teknologi sangat cepat dan nyata. Di era saat ini, terjadi perkembangan dalam segala aspek kehidupan menjadi serba digital, dimana sebuah teknologi mampu merubah sesuatu yang belum tentu dapat dilakukan menjadi sebuah kenyataan, terlebih dilakukan oleh manusia. 

Perkembangan teknologi yang semakin pesat hadir bersama tantangan yang harus dihadapi bersama, termasuk bagi suatu organisasi atau perusahaan di sektor apapun untuk menghadapi era VUCA yaitu Volatility, Uncertainty, Complexity, dan Ambiguity. VUCA merupakan kondisi ketika perubahan terjadi begitu cepat, tidak pasti, kompleks dan ambigu yang disebabkan karena transformasi digital atau teknologi. Volatility artinya berubah dengan cepat dan tidak stabil, uncertainty artinya masa depan yang penuh dengan ketidakpastian seperti yang terjadi di masa pandemi selama beberapa tahun terakhir, complexity berarti akan tercipta dunia modern yang lebih kompleks dari sebelumnya dan ambiguity yang menunjukkan keadaan perekonomian dan bisnis yang membingungkan dan sulit dipahami. Kondisi yang demikian tentunya akan berhubungan dengan cara seseorang dalam merencanakan dan membuat keputusan serta mengelola risiko dan memecahkan suatu masalah.

Di era VUCA saat ini, perencanaan SDM yang dilakukan dengan efektif menjadi salah satu upaya untuk mendorong kapasitas sebuah perusahaan dalam menghadapi perubahan dinamis dunia bisnis terutama pada era transformasi digital saat ini di mana persaingan bisnis semakin ketat dan hal ini menjadi tantangan yang harus dihadapi oleh seluruh SDM yang ada di dalam sebuah organisasi, terutama pemimpin organisasi. Dalam perencanaan SDM yang unggul, perusahaan khususnya pemimpin harus dapat mengetahui dan memahami apa yang diperlukan perusahaan demi menjaga kestabilan dalam hal manajemen secara keseluruhan. 

Banyak organisasi yang berjuang untuk tetap bertahan dan selaras dalam sifat VUCA tersebut karena akan berpengaruh secara signifikan pada sumber daya manusia. Kesiapan dalam menghadapi VUCA tentunya bukan hanya beban satu orang atau beban seorang pemimpin saja, melainkan seluruh tim dalam suatu organisasi. VUCA secara tidak langsung menciptakan suatu tren baru yang penting untuk dipahami oleh praktisi SDM dan pemimpin perusahaan masa kini. Ketika dulunya orang yang mencari perusahaan untuk memberinya pekerjaan, kini justru sebaliknya, perusahaanlah yang mencari orang terbaik untuk bekerja. Saat dulunya, mesin, modal dan kondisi geografi menjadi sebuah keunggulan, maka sekarang, karyawan yang bertalenta yang menjadi keunggulan perusahaan, sehingga SDM bukan sekedar sebagai sumber daya saja, melainkan lebih sebagai modal atau aset bagi suatu organisasi.

Era VUCA bisa dikatakan memaksa individu dan organisasi untuk menghadapi berbagai tantangan di tengah kedinamisan, kompleksitas, dan ketidakpastian dalam lingkungan bisnis. Oleh karena itu, kemampuan untuk beradaptasi dan menangani situasi yang abstrak menjadi jauh lebih penting dan krusial dibandingkan dengan era-era sebelumnya. Menurut Kennedy (2020), VUCA adalah masa dimana perubahan terjadi dengan cepat, bahkan perubahan itu dapat menyebabkan kekacauan dalam suatu sistem jika orang yang bertanggung jawab tidak berinovasi lebih kreatif. Era VUCA mampu menjadi salah satu tantangan yang berat dalam dunia kerja sehingga perlu untuk melakukan perencanaan SDM yang unggul yang mampu beradaptasi, menerima, dan merangkul perubahan sebagai bagian dari lingkungan yang tidak dapat diprediksi. Memanfaatkan teknologi dalam perencanaan SDM menjadi sangat penting untuk mengikuti perkembangan zaman yang semakin tidak menentu.

Perencanaan SDM dan Analisis Pekerjaan

Dalam menyusun program perencanaan SDM dan menganalisis pekerjaan, sebuah organisasi harus memiliki database informasi yang tersedia dan akurat. Teknologi informasi mengambil peranan penting dengan pembuatan database sumber daya manusia dan pekerjaan yang dimiliki oleh organisasi. Kehadiran teknologi sistem informasi membantu manajer dalam membuat keputusan-keputusan yang lebih efektif. Lebih rinci, sistem informasi manajemen SDM penting dalam: (1) Mengidentifikasi kapabilitas SDM, (2) Menyuplai data pegawai yang layak untuk dipromosikan, pensiun, atau diberhentikan, (3) Merekam aktivitas organisasi, (4) Menjadi basis data identitas SDM, (5) Menunjang proses rekrutmen, seleksi, pelatihan, dan pengembangan SDM, (6) Menjadi data awal dalam riset pengembangan sumber daya manusia. Dengan bantuan teknologi dalam hal-hal tersebut, organisasi atau perusahaan akan lebih mampu dalam menghadapi ketidakpastian dalam sumber daya manusia. Selain itu, adanya sistem database juga akan membantu organisasi dalam menentukan beban kerja yang sesuai dengan SDM.

Perencanaan tenaga kerja baik mikro maupun makro dihitung berdasarkan beban kerja yang kemudian dituangkan dalam rencana tenaga kerja yang disusun dalam jangka waktu lima tahun. Analisis beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu tertentu atau dengan kata lain analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah personalia dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang tepat dilimpahkan kepada seorang petugas. Beban kerja merupakan jumlah unit kerja yang ditugaskan pada satu sumber daya dalam periode waktu tertentu. Kebutuhan ini akan berkembang menyesuaikan dengan tuntutan dan perkembangan organisasi sehingga perlu dilakukan penilaian setiap tahunnya.

Penggunaan analisis beban kerja ini dapat memberikan solusi terkait masalah sumber daya manusia, termasuk jumlah kebutuhan tenaga kerja yang optimal dalam perusahaan. Pengerjaan analisis beban kerja ini tidak hanya menjadi tugas divisi SDM, melainkan perlu partisipasi dari divisi lain. Divisi SDM tentunya harus memberikan pelatihan terlebih dahulu agar terbentuk pemahaman yang sama. Hal ini dilakukan dengan cara mengalokasikan sumber daya manusia yang ada pada fungsi/peran yang diperlukan, lalu membuat demand forecast (perkiraan permintaan) untuk fungsi/peran yang masih kosong dan fungsi/peran yang baru, yang belum dapat dipenuhi oleh SDM yang ada saat ini. Langkah mengetahui objektif bisnis jangka panjang menjadi sangat penting karena proses rekrutmen dengan analisis beban kerja dan perencanaan yang baik akan dapat membantu pemenuhan kebutuhan sumber daya manusia untuk mendukung pencapaian target perusahaan.

Perhitungan analisis beban kerja sangat bermanfaat sebagai alat ukur terhadap kebutuhan sumber daya manusia dalam sebuah organisasi sebagai dasar dalam norma waktu penyelesaian kerja, tingkat efisiensi kerja, prestasi kerja, penyusunan formasi pegawai, dan penyempurnaan sistem prosedur kerja. Berbagai metode yang telah dikembangkan dapat dijadikan patokan dalam melakukan analisis beban kerja. Metode yang paling akurat untuk peramalan jangka pendek saat ini adalah dengan menghitung beban kerja (workload) yang merupakan analisis pekerjaan terhadap beban kerja yang perlu disesuaikan.

Adapun manfaat dari melakukan analisis beban kerja adalah:

1. Penyusunan rencana kebutuhan pegawai secara riil sesuai dengan beban kerja organisasi

2. Penyusunan standar beban kerja jabatan/kelembagaan

3. Penilaian prestasi kerja jabatan dan prestasi kerja unit

4. Sarana peningkatan kinerja kelembagaan

5. Program mutasi pegawai dari unit yang berlebihan ke unit yang kekurangan

6. Reward dan punishment terhadap unit atau pejabat

7. Bahan penetapan kebijakan bagi pimpinan dalam rangka peningkatan pendayagunaan sumber daya manusia.

Perencanaan sumber daya manusia dan analisis beban kerja saling terkait dengan proses perencanaan strategis. Sebelum melakukan perencanaan kinerja, terlebih dahulu ditetapkan apa yang menjadi tujuan dan sasaran organisasi pada berbagai tingkatan. Perencanaan strategis organisasi menjadi dasar untuk melakukan perencanaan kinerja. Perencanaan strategis menetapkan tujuan utama suatu organisasi. Perencanaan strategis adalah proses memformulasikan, mengimplementasikan, dan mengevaluasi keputusan yang memungkinkan organisasi mencapai tujuannya.

Menurut Greenberg dan Baron (2003), proses perencanaan kinerja terdiri atas;

1. Mendefinisikan tujuan

2. Mendefinisikan lingkup produk dan jasa

3. Menilai sumber daya internal

4. Menilai lingkungan eksternal

5. Menganalisis pengaturan internal

6. Menilai keuntungan kompetitif

7. Mengembangkan strategi kompetitif

8. Mengkomunikasikan strategi dengan stakeholder

9. Mengimplementasikan strategi

10. Evaluasi manfaat

Dalam melakukan analisis beban kerja, kita dapat menggunakan metode Workload Indicators of Staffing Need (WISN). Workload Indicators of Staffing Need (WISN) merupakan sebuah standar pengukuran kebutuhan tenaga kerja berdasarkan indikator beban kerja yang pertama kali dilakukan sekitar tahun 1998. Metode WISN merupakan alat manajemen sumber daya yang menghitung kebutuhan staf berdasarkan beban kerja untuk kategori staf tertentu dan jenis fasilitas. Alat ini dapat diterapkan secara nasional maupun regional. Metode WISN memiliki kelebihan yaitu mudah digunakan baik secara teknis, komprehensif, realistis serta memberikan kemudahan dalam menentukan variasi kebutuhan SDM dalam berbagai tipe. Akan tetapi, metode WISN memiliki kelemahan, dimana sangat diperlukan adanya kelengkapan data yang nantinya akan dianalisis secara statistik dan akan mempengaruhi akurasi hasil WISN. Data yang digunakan dalam perhitungan WISN adalah rincian aktivitas yang ada pada tahun sebelumnya. Hal tersebut menjadi kelemahan metode WISN bahwa hasil perhitungan mungkin akan selalu berbeda setiap tahunnya karena standar aktivitas dari tahun ke tahun kemungkinan akan selalu berbeda.

Langkah kerja dalam metode WISN antara lain:

1. Menentukan prioritas jenis tenaga kerja dan tipe fasilitas

2. Memperkirakan waktu kerja yang tersedia

3. Mendefinisikan komponen-komponen beban kerja

4. Menentukan standar aktivitas

5. Menentukan standar beban kerja

6. Menghitung faktor kelonggaran

7. Menetapkan kebutuhan tenaga berdasarkan WISN

8. Analisis dan interpretasi hasil WISN

Di era yang semakin dinamis ini, tidak dapat dipungkiri akan adanya peluang hadirnya beban-beban kerja yang tidak terduga. Mengingat pekerjaan manusia bersifat mental dan fisik, maka masing-masing mempunyai tingkat pembebanan yang berbeda-beda. Tingkat pembebanan yang terlalu tinggi memungkinkan pemakaian energi yang berlebihan dan terjadi overstress, sebaliknya intensitas pembebanan yang terlalu rendah memungkinkan rasa bosan dan kejenuhan atau under stress. Pada dasarnya beban kerja menjadi perbedaan antara kemampuan karyawan dengan tuntutan pekerjaan. Jika kemampuan lebih tinggi daripada tuntutan pekerjaan, maka dapat memunculkan perasaan bosan. Namun sebaliknya, jika kemampuan pekerja lebih rendah daripada tuntutan pekerjaan maka akan muncul kelelahan yang berlebihan.

Dalam persepsi karyawan, apabila karyawan memiliki persepsi yang positif maka karyawan akan menganggap beban kerja sebagai tantangan dalam bekerja sehingga akan lebih bersungguh-sungguh dalam bekerja dan menghasilkan sesuatu yang bermanfaat bagi dirinya maupun organisasi. Sebaliknya, jika persepsi negatif yang muncul maka beban kerja dianggap sebagai tekanan kerja sehingga dapat mempengaruhi kinerja individu yang akan memiliki dampak negatif bagi dirinya maupun keberlanjutan organisasi. Ketidakpastian pada VUCA tentunya menjadi tantangan organisasi, khususnya pada SDM yang tidak mampu beradaptasi dengan beban-beban kerja yang baru sehingga muncul persepsi-persepsi negatif tersebut.

Kesimpulan

Perkembangan teknologi yang berkembang semakin pesat hadir bersama tantangan yang harus dihadapi bersama, termasuk bagi suatu organisasi atau perusahaan pada berbagai sektor untuk menghadapi VUCA, yaitu kondisi ketika perubahan terjadi dengan begitu cepat, tidak pasti, kompleks, dan ambigu yang disebabkan karena adanya transformasi digital atau teknologi. Di sisi lain, kehadiran teknologi sistem informasi membantu manajer dalam membuat keputusan-keputusan yang lebih efektif. Adanya sistem database dapat membantu organisasi dalam menentukan beban kerja yang sesuai dengan SDM. Penggunaan analisis beban kerja ini dapat memberikan solusi terkait masalah sumber daya manusia, dalam hal ini jumlah kebutuhan tenaga kerja yang optimal di perusahaan. Perhitungan analisis beban kerja sangat bermanfaat sebagai alat ukur terhadap kebutuhan SDM dalam sebuah organisasi sebagai dasar dalam norma waktu penyelesaian kerja, tingkat efisiensi kerja, prestasi kerja, penyusunan formasi pegawai, dan penyempurnaan sistem prosedur kerja. Analisis beban kerja dapat dilakukan dengan menggunakan metode Workload Indicators of Staffing Need (WISN) yang secara teknis mudah digunakan, komprehensif, realistis, serta dapat memberikan kemudahan dalam menentukan variasi kebutuhan SDM dalam berbagai tipe.

REFERENSI

Anwar MC. 2022. Tantangan Manajemen Strategi di Era VUCA dan Cara Menghadapinya - Kompas.com. [diakses 2022 Okt 3]. https://amp.kompas.com/money/read/2022/06/01/185945526/tantangan-manajemen-strategi-di-era-vuca-dan-cara-menghadapinya.

Bahri, S. 2022. IMPLEMENTASI MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DALAM MENGHADAPI ERA BERCIRIKAN VUCA. Jurnal Huriah: Jurnal Evaluasi Pendidikan dan Penelitian, 3(2).

Riadi M. 2018. Pengertian, Dimensi dan Pengukuran Beban Kerja. [diakses 2022 Okt 3]. https://www.kajianpustaka.com/2018/01/pengertian-dimensi-dan-pengukuran-beban-kerja.html.