Pemutakhiran Daftar Informasi Publik (DIP), Jangan Lupakan Retensi Arsip, Ya!

d. penanggungjawab pembuatan atau penerbitan Informasi;

e. waktu dan tempat pembuatan Informasi;

f. bentuk Informasi yang tersedia; dan

g. jangka waktu penyimpanan atau retensi arsip.

Sebagai PPID atau pejabat fungsional atau petugas layanan informasi publik, unsur-unsur tersebut tentu sudah bukan suatu hal yang asing lagi. Namun pada tulisan ini, penulis ingin menekankan bahwa ketika memutakhirkan DIP, PPID dan perangkatnya juga harus turut membuka instrumen bidang kearsipan yang dapat memberikan deskripsi spesifik pada unsur jangka waktu penyimpanan atau retensi arsip. 

Dengan demikian, baiknya pada proses pengusulan DIP oleh unit kerja/PPID Pelaksana dan pemutakhiran DIP oleh PPID, perlu melibatkan SDM kearsipan, baik arsiparis atau pengelola arsip yang telah ditunjuk menjadi pegawai/pejabat fungsional yang membantu PPID atau pun yang ditugaskan secara khusus untuk membantu menelaah DIP (misalnya dari unit kearsipan/ records center).

Berbicara retensi arsip, perlu diingat pula bahwa pada suatu instansi pemerintah atau Badan Usaha Milik Negara/Daerah selain berperan menjadi Badan Publik juga berperan sebagai pencipta arsip. Ini artinya, sebagaimana amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, setiap pencipta arsip wajib memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA). 

Dalam Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa JRA merupakan daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

Lalu, untuk Apa Retensi Arsip Ada dalam DIP?

JRA yang berlaku pada suatu pencipta arsip/Badan Publik tentunya harus ditetapkan terlebih dahulu oleh pimpinan pencipta arsip/Badan Publik. JRA tersebut terdiri dari JRA fasilitatif dan JRA substantif. 

JRA fasilitatif yakni berkaitan dengan jangka waktu simpan arsip bidang fasilitatif (seperti: keuangan, hukum, kepegawaian, dll) pada suatu instansi. Adapun JRA substantif berkaitan dengan jangka waktu simpan arsip bidang substantif yang mencerminkan tugas dan fungsi pada suatu instansi/organisasi.