Manajemen Proyek, Familiar tapi Belum Dipahami

Apa itu Manajemen Proyek?

Tidak dapat dipungkiri memang Manajemen Proyek merupakan kata-kata tidak asing bagi masyarakat awam yang dapat diartikan sebagai mengatur atau mengelola sebuah proyek. Namun, tidak banyak pula masyarakat yang belum tau mengenai penjelasan detail secara teori ilmu pengetahuan yang satu ini. Oleh karena itu, di sini penulis akan memberikan sedikit penjelasan mengenai Manajemen Proyek.

Pada dasarnya Manajemen Proyek membahas tentang mengetahui dengan tepat apa tujuan kita, bagaimana dan berapa lama waktu kita untuk mencapainya, serta jumlah sumber daya dan biaya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut. Perlu kita ketahui bahwa tujuan Manajemen Proyek ialah untuk memastikan bahwa semua orang yang terlibat dalam sebuah proyek mengetahui hal-hal penting yang berkaitan dengan proyek seperti tujuan, langkah dan jangka waktu pengerjaan, serta rekan kerja selama pengerjaan proyek.

Nah, sebuah proyek pasti memerlukan satu orang inti sebagai penanggungjawab proyek. Orang yang bertanggung jawab atas perencanaan dan pelaksanaan suatu proyek disebut sebagai Manajer Proyek. Peran ini juga berperan membuat pemeriksaan kontrol kualitas untuk memastikan bahwa seluruh komponen proyek mengikuti dan memenuhi visi dan standar tertentu. Dapat dikatakan bahwa Manajer Proyek juga sebagai penanggung jawab keberhasilan atau kegagalan proyek tersebut.

Manajemen Proyek sering dikaitkan dengan bidang teknik dan konstruksi, yang mana memiliki strukur yang kompleks dan dirangkai secara himpunan untuk menghasilkan produk yang berfungsi. Namun sebenarnya pada industri apapun, Manajer Proyek cenderung memiliki tugas yang sama yaitu menentukan tujuan dan sasaran proyek, jangka waktu pengerjaannya serta orang-orang yang ikut serta berperan dalam penyelesaian proyek tersebut. Sehingga dapat diluruskan bahwa Manajemen Proyek dapat diterapkan di berbagai industri.  

Dalam pengerjaannya, setiap proyek membutuhkan rencana yang menguraikan proses pembangunan proyek dari awal hingga selesai. Secara umum, terdapat lima proses Manajemen Proyek, yaitu:

1. Proses Inisiasi (Initiating), yaitu mengetahui waktu pemulaian proyek.
2. Proses Perencanaan (Planning), yaitu merancang dan memelihara skema yang mengarah pada keberhasilan penyelesaian suatu proyek.
3. Proses Pelaksanaan (Execution), yaitu mengoordinasikan sumber daya untuk pelaksanaan rencana yang telah dibentuk.
4. Proses Pengendalian (Controlling), yaitu memantau dan mengukur kemajuan, dan melakukan perbaikan pengerjaan proyek bila perlu.
5. Proses Penutupan (Closing), yaitu menganalisis penerimaan proyek dan mengakhirinya.

Pada Manajemen Proyek ini, terdapat sembilan Area Pengetahuan (atau lebih sering disebut dengan Knowledge Area) yang mendukung pelaksanaan kelima proses tersebut. Kesembilan Knowledge Area tersebut ialah:

1. Project Integration Management, memastikan berbagai elemen proyek terkoordinasi dan terintegrasi dengan baik.
2. Project Scope Management, memastikan proyek mencakup semua pekerjaan yang diperlukan. 
3. Project Time Management, memastikan penyelesaian proyek tepat waktu.
4. Project Cost Management, memastikan bahwa proyek selesai dalam anggaran yang disetujui.
5. Project Quality Management, memastikan bahwa proyek akan memenuhi persyaratan yang ditentukan.
6. Project Communication Management, memastikan pengumpulan, penyimpanan dan pembuangan informasi proyek yang tepat dengan waktu yang tepat pula.
7. Project Risk Management, mengidentifikasi, menganalisis dan menanggapi risiko proyek sehingga dapat memaksimalkan hasil dari peristiwa positif dan meminimalkan konsekuensi dari peristiwa negatif.
8. Project Procurement Management, memperoleh barang dan jasa dari luar organisasi yang berkinerja.
9. Project Human Resources Management, memanfaatkan orang-orang yang terlibat dalam proyek dengan sangat efektif.

Implementasi Manajemen Proyek

Demikian penjelasan singkat mengenai Manajemen Proyek. Kini penulis akan memberi satu contoh penerapan Manajemen Proyek di bidang teknologi yaitu membagun sistem informasi di sebuah institusi, yang dilatar belakangi oleh informasi dapat membantu pengelolaan data penting sebuah institusi. 

Seperti yang diketahui bahwa pengembangan sistem informasi kepegawaian pada seluruh bidang pekerjaan sangat dibutuhkan untuk meminimalisir permasalahan yang timbul dan mamaksimalkan pekerjaan pegawai agar target penyampaian informasi, ketelitian maupun sejumlah pekerjaan yang dapat ditangani lebih efisien dan efektif.

Tujuan proyek ini adalah membangun sistem yang dapat memberikan informasi yang berkaitan dengan permasalahan pegawai, khususnya permasalahan penggajian dan absensi pegawai institusi. Penyelesaian masalah gaji dan absensi pegawai dibuat secara otomatis oleh sistem. Hal ini dapat memberikan kemudahan dan keuntungan baik bagi kedua belah pihak. 

Bagi institusi seperti memudahkan melihat aliran keuangan yang berkaitan dengan penggajian pegawai sehingga mendukung kemudahan pertanggungjawaban institusi terhadap pegawai dalam hal penggajian, lebih mudah untuk mengawas kinerja pegawai yang mendukung produktivitas institusi. 

Bagi pegawai seperti memudahkan pengecekan jumlah gaji yang diperoleh, lebih mudah melakukan absensi jam kerja yang secara otomatis tercatat pada sistem melalui finger print, dan memudahkan pembuatan laporan absensi pegawai ke pihak SDM Instansi.  

Untuk mencapai tujuan tersebut, tentu akan diterapkan kelima proses Manajemen Proyek, yaitu:

• Proses Inisiasi. Kedua belah pihak yakni pihak institusi dan manajer proyek membentuk ikatan kerja sebagai awal pemulaian proyek. Pada tahap ini pula perkenalan bentuk proyek akan dibangun dan membuat kesepakatan kerja bagi kedua belah pihak.
• Proses Perencanaan. Penanggungjawab proyek akan membentuk skema proyek yaitu jadwal dan durasi pengerjaan proyek.
• Proses Pelaksanan, yaitu berlangsungnya proses pengerjaan proyek.
• Proses Pengendalian, yaitu pemantauan keberlangsungan proses pengerjaan proyek. Jika terdapat kesalahan, maka akan diadakan perbaikan agar keluaran proyek nantinya ialah yang terbaik.
• Proses Penutupan. Pengakhiran proyek dengan melakukan serah terima hasil proyek dan administrasi di antara kedua belah pihak secara resmi. 

Jangan lupa, bahwa adapula Area Pengetahuan Manajemen Proyek yang mendukung kelima proses tersebut. Dari sembilan Area Pengetahuan yang disebutkan sebelumnya, untuk Proyek Pembangunan Sistem Informasi ini hanya menerapkan lima Area Pengetahuan, di antaranya ialah sebagai berikut.

• Project Time Management

Tentu pada pengerjaan proyek diperlukan jadwal pengerjaan proyek secara detail dari awal hingga akhirnya. Area pengetahuan ini digunakan untuk memastikan pengawalan pengerjaan hingga penyelesain proyek tersebut sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Dengan demikian, produk yang dihasilkan (sistem yang dibangun) dapat digunakan oleh pegawai institusi dan memulai peralihan pengelolaan informasi kepegawaian dari manual menjadi sistematis.

• Project Cost Management 

Memastikan anggaran biaya yang digunakan sesuai dengan yang ditentukan dan disetujui sebelumnya. Anggaran biaya terdiri dari pembelian material dan peralatan dan pengeluaran lainnya.

• Project Quality Management

Area pengetahuan ini juga dibutuhkan untuk memastikan bahwa keluaran (hasil) proyek nantinya akan memenuhi persyararatan atau standar yang ditentukan oleh institusi yang bersangkutan.

• Project Procurement Management 

Menjalin relasi yang baik dengan mitra kerja dalam pengadaan material dan peralatan yang dibutuhkan, seperti server dan rak server, router, switch, net lab, PC dan material lainnya.

• Project Human Resources Management

Dalam pelaksanaan proyek membangun sistem informasi, maka orang-orang dipilih untuk terlibat dalam proyek ini ialah mereka yang berkecimbung dalam bidang Komputer dan Teknologi Informasi.

Dari penjelasan di atas, dapat dilihat bahwa pentingnya Manajemen Proyek dalam kehidupan ini. Dimana ilmu pengetahuan ini membantu manusia dalam sistematika perancangan sebuah pengerjaan proyek mulai dari awal hingga akhir, juga dari tujuan pembangunan proyek, jadwal pelaksanaan proyek, sumber daya yang terlibat mengerjakan proyek hingga biaya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut. 

Menurut penulis, Manajemen Proyek tidak hanya dapat digunakan pada dunia kerja yang formal, namun juga dapat diterapkan pada kegiatan sehari-hari. Salah satu contohnya ialah pengerjaan tugas secara kelompok ataupun kelompok di sekolah dengan tujuan menyelesaikan tugas dan menerima hasil terbaik. Bagaimana pendapat pembaca?

Sekian pembahasan topik Manajemen Proyek yang dapat penulis berikan. Bagaimana? Berdasarkan pembahasan dan contoh penerapan di atas, apakah pembaca sudah paham apa itu Manajemen Proyek? Penulis berharap bahwa pembaca sudah paham. Namun jika belum, tidak masalah dan belum terlambat. Pembaca boleh membaca pembahasan tersebut lagi dan memahaminya dengan baik. Harapan untuk waktu ke depan ialah kita dapat mengimplementasikan ilmu pengetahuan ini untuk mendukung sistematika kegiatan kita. SEMANGAT!