Manajemen Proyek, Familiar tapi Belum Dipahami

Tujuan proyek ini adalah membangun sistem yang dapat memberikan informasi yang berkaitan dengan permasalahan pegawai, khususnya permasalahan penggajian dan absensi pegawai institusi. Penyelesaian masalah gaji dan absensi pegawai dibuat secara otomatis oleh sistem. Hal ini dapat memberikan kemudahan dan keuntungan baik bagi kedua belah pihak. 

Bagi institusi seperti memudahkan melihat aliran keuangan yang berkaitan dengan penggajian pegawai sehingga mendukung kemudahan pertanggungjawaban institusi terhadap pegawai dalam hal penggajian, lebih mudah untuk mengawas kinerja pegawai yang mendukung produktivitas institusi. 

Bagi pegawai seperti memudahkan pengecekan jumlah gaji yang diperoleh, lebih mudah melakukan absensi jam kerja yang secara otomatis tercatat pada sistem melalui finger print, dan memudahkan pembuatan laporan absensi pegawai ke pihak SDM Instansi.  

Untuk mencapai tujuan tersebut, tentu akan diterapkan kelima proses Manajemen Proyek, yaitu:

• Proses Inisiasi. Kedua belah pihak yakni pihak institusi dan manajer proyek membentuk ikatan kerja sebagai awal pemulaian proyek. Pada tahap ini pula perkenalan bentuk proyek akan dibangun dan membuat kesepakatan kerja bagi kedua belah pihak.
• Proses Perencanaan. Penanggungjawab proyek akan membentuk skema proyek yaitu jadwal dan durasi pengerjaan proyek.
• Proses Pelaksanan, yaitu berlangsungnya proses pengerjaan proyek.
• Proses Pengendalian, yaitu pemantauan keberlangsungan proses pengerjaan proyek. Jika terdapat kesalahan, maka akan diadakan perbaikan agar keluaran proyek nantinya ialah yang terbaik.
• Proses Penutupan. Pengakhiran proyek dengan melakukan serah terima hasil proyek dan administrasi di antara kedua belah pihak secara resmi. 

Jangan lupa, bahwa adapula Area Pengetahuan Manajemen Proyek yang mendukung kelima proses tersebut. Dari sembilan Area Pengetahuan yang disebutkan sebelumnya, untuk Proyek Pembangunan Sistem Informasi ini hanya menerapkan lima Area Pengetahuan, di antaranya ialah sebagai berikut.

• Project Time Management

Tentu pada pengerjaan proyek diperlukan jadwal pengerjaan proyek secara detail dari awal hingga akhirnya. Area pengetahuan ini digunakan untuk memastikan pengawalan pengerjaan hingga penyelesain proyek tersebut sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Dengan demikian, produk yang dihasilkan (sistem yang dibangun) dapat digunakan oleh pegawai institusi dan memulai peralihan pengelolaan informasi kepegawaian dari manual menjadi sistematis.

• Project Cost Management 

Memastikan anggaran biaya yang digunakan sesuai dengan yang ditentukan dan disetujui sebelumnya. Anggaran biaya terdiri dari pembelian material dan peralatan dan pengeluaran lainnya.

• Project Quality Management

Area pengetahuan ini juga dibutuhkan untuk memastikan bahwa keluaran (hasil) proyek nantinya akan memenuhi persyararatan atau standar yang ditentukan oleh institusi yang bersangkutan.

• Project Procurement Management 

Menjalin relasi yang baik dengan mitra kerja dalam pengadaan material dan peralatan yang dibutuhkan, seperti server dan rak server, router, switch, net lab, PC dan material lainnya.

• Project Human Resources Management

Dalam pelaksanaan proyek membangun sistem informasi, maka orang-orang dipilih untuk terlibat dalam proyek ini ialah mereka yang berkecimbung dalam bidang Komputer dan Teknologi Informasi.

Dari penjelasan di atas, dapat dilihat bahwa pentingnya Manajemen Proyek dalam kehidupan ini. Dimana ilmu pengetahuan ini membantu manusia dalam sistematika perancangan sebuah pengerjaan proyek mulai dari awal hingga akhir, juga dari tujuan pembangunan proyek, jadwal pelaksanaan proyek, sumber daya yang terlibat mengerjakan proyek hingga biaya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut. 

Menurut penulis, Manajemen Proyek tidak hanya dapat digunakan pada dunia kerja yang formal, namun juga dapat diterapkan pada kegiatan sehari-hari. Salah satu contohnya ialah pengerjaan tugas secara kelompok ataupun kelompok di sekolah dengan tujuan menyelesaikan tugas dan menerima hasil terbaik. Bagaimana pendapat pembaca?

Sekian pembahasan topik Manajemen Proyek yang dapat penulis berikan. Bagaimana? Berdasarkan pembahasan dan contoh penerapan di atas, apakah pembaca sudah paham apa itu Manajemen Proyek? Penulis berharap bahwa pembaca sudah paham. Namun jika belum, tidak masalah dan belum terlambat. Pembaca boleh membaca pembahasan tersebut lagi dan memahaminya dengan baik. Harapan untuk waktu ke depan ialah kita dapat mengimplementasikan ilmu pengetahuan ini untuk mendukung sistematika kegiatan kita. SEMANGAT!