Dua Belas Pertanyaan dan Jawaban dalam Wawancara Kompetensi

Sejalan dengan perkembangan zaman, dimana dalam setiap lapangan pekerjaan semakin dibutuhkan tersedianya sumber daya manusia yang handal baik dalam hal kuantitas maupun kualitas. Oleh karena itu, perlu adanya penilaian kompetensi sumber daya manusia, baik dalam rangka rekrutmen maupun pembinaan bagi sumber daya manusia yang telah tersedia.

Dalam pelaksanaan penilaian kompetensi sudah umum diketahui dilakukan dengan metode Assessmen Center. Rangkaian penilaian kompetensi dilakukan dengan menggunakan simulasi-simulasi, diantaranya yaitu Analisis Kasus dan Leaderless Group Discussion, serta dilengkapi dengan proses Wawancara berbasis Kompetensi.

Tujuan pelaksanaan penilaian kompetensi adalah untuk mendapatkan data dan profil sumber daya manusia yang diperlukan, guna menjadi dasar penilaian atau seleksi lebih lanjut, serta pengembangan kompetensi selanjutnya. Minimal, bagi orang yang dinilai, ia dapat merencanakan pengembangan dirinya sendiri atau merencanakan karirnya. 

Sementara itu, bagi organisasi, penilaian kompetensi ini perlu dalam rangka penyusunan database profil kompetensi sumber daya manusianya, sebagai dasar penerapan manajemen sumber daya manusia yang transparan, kompetitif, dan berbasis merit, serta menjadi dasar bagi upaya pengembangan kompetensi kepemimpinan untuk perubahan budaya kerja dan budaya organisasi.

Dalam wawancara berbasis kompetensi, ada 12 hal yang sering muncul sebagai pertanyaan untuk menggali tingkat kompetensi dari orang yang dinilai, yang merupakan kombinasi dari kemampuan kognitif, afektif dan psikomotorik serta kristalisasi pengalamannya dalam menghadapi realitas pekerjaan, yakni:

1. Cerita mengenai permasalahan terbesar yang pernah ditemui dalam menjalankan pekerjaan. Apa yang menjadi penyebabnya dan bagaimana cara kita mengatasi atau memecahkan permasalahan tersebut.

Permasalahan yang telah berlangsung lama atau berulang-ulang tentu adalah masalah yang besar dalam sebuah organisasi, melibatkan berbagai pihak dengan tingkat kesulitan yang tinggi dalam penyelesaiannya, sehingga kegagalan dalam penyelesaiannya akan berdampak signifikan bagi organisasi, bahkan juga bagi pihak-pihak lainnya di luar organisasi.

Keterlibatan dalam penyelesaian suatu masalah dalam sebuah organisasi tentu saja tidak selalu pilihan kita pribadi, tapi sering kali merupakan penugasan dari atasan. Tentu kalau bisa memilih, tidak sedikit kita yang akan memilih untuk menghadapi pekerjaan atau tugas dengan seminim mungkin permasalahan. Namun, kalaupun bahkan harus memilih ada baiknya untuk terlibat dalam tugas atau pekerjaan dalam rangka penyelesaian suatu permasalahan yang besar. Tentunya dengan memperhatikan kemampuan kita dalam mengelola sumber daya yang kita miliki dan mengantisipasi kemungkinan risiko yang mungkin muncul.

Semakin signifikan dampak suatu permasalahan maka akan semakin signifikan juga daya ungkitnya terhadap ganjaran prestasi yang akan diterima kalau berhasil, atau sebaliknya pukulan kegagalan yang harus ditahankan. Kompensasi sebanding dengan gradasi tingkat kesulitan permasalahan yang kita hadapi, karena itu tidak perlu selalu mengeluh bila menghadapi permasalahan yang besar, bisa saja "upah" yang besar sedang menanti di depan.

2. a. Berikan contoh perencanaan berdampak strategis yang pernah dibuat bagi instansi/organisasi tempat kita bekerja.

Suatu perencanaan dikatakan berdampak strategis, salah satunya bila targetnya ditetapkan untuk sebuah jangka waktu yang panjang, dan hasilnya menyangkut kepentingan banyak pihak.

    b. Ceritakan bagaimana cara Saudara membuat perencanaan tersebut serta pertimbangan apa saja yang menjadi dasar dari perencanaan Saudara.

Menceritakan suatu perencanaan secara detil berarti membangun sebuah narasi lengkap dengan langkah-langkah yang sistematis. Tetapi tidak berarti detail selalu berarti baik. Kalau tidak maka tidak mungkin muncul ungkapan "iblis ada dalam detail." Menceritakan langkah perencanaan secara ringkas namun memberikan gambaran besar atas apa yang terjadi dan hubungan antar hal yang menjadi dasar pertimbangannya adalah sebuah keahlian.

   c. Ceritakan bagaimana cara Saudara memastikan rencana yang sudah dibuat dapat terlaksana.

Sebenarnya tidak ada yang pasti dalam hidup ini. Apa yang pasti adalah ketidakpastian itu sendiri. Oleh karena itu tambahkan sedikit bumbu ketentuan peraturan perundang-undangan di sini. Masyarakat saat ini, mempunyai kesadaran bahwa segala sesuatunya harus dilindungi dengan hukum, karena hanya pelanggaran atas hukum juga yang bisa benar-benar berakibat sangat fatal, meskipun masih banyak juga fakta bahwa hukum bisa "ditafsirkan" sesuai selera. Untuk itu jangan terlalu banyak mengutip ketentuan perundang-undangan, itu sedikit agak menakutkan.

3. Upaya apa saja yang Saudara lakukan untuk mencapai hasil kerja yang lebih baik?

Penguasaan atas aturan dan pedoman yang terkait dengan pekerjaan, kemampuan membangun kepercayaan di antara para pegawai, sehingga memunculkan sikap bertanggung jawab dan mempunyai inisiatif terhadap pencapaian tujuan organisasi, adalah upaya yang layak untuk mendapat tempat dalam cerita kita. 

4. a. Ceritakan mengenai keputusan yang pernah Saudara ambil dan berdampak besar/luas bagi instansi!

Keputusan adalah sebuah tindakan administrasi yang harus disandarkan pada peraturan, karena di luar itu berarti penyalahgunaan kewenangan. Namun, hal yang tidak diatur dalam peraturan adalah celah bagi munculnya sebuah diskresi yang dijamin oleh undang-undang sepanjang maksudnya adalah untuk kesejahteraan umum. Biasanya yang seperti ini berdampak luas tidak saja dalam internal organisasi tapi juga keluar, karena tindakan seperti ini bisa menjadi rujukan untuk memunculkan aturan baru yang terlambat datang. Cerita seperti ini juga layak untuk mendapat tempat dalam daftar hal-hal yang perlu diceritakan.

    b. Bagaimana situasinya dan bagaimana cara Saudara mengambil keputusan tersebut?

Deskripsi atas realitas secara apa adanya seringkali adalah bentuk penjelasan yang paling menarik, karena pewawancara dapat menangkap bentuk kejujuran dari pengakuan kita, dan banyak hal menarik dalam realitas yang dijelaskan secara jujur. Bahkan pengalaman atas realitas dalam suatu proses pengambilan keputusan dalam penyelesaian sebuah persoalan adalah rujukan berharga baik bagi orang yang dinilai, pewawancara dan berbagai pihak lainnya yang mendengar penjelasan tersebut. Terlepas dari banyak kelemahan dan kekurangan atas keputusan yang diambil, sebuah proses pengambilan keputusan sebagai jalan keluar dari situasi yang rumit jelas adalah pelajaran yang berharga ketimbang melarikan diri dari persoalan walaupun untuk sesaat bisa terasa "aman dan nyaman."

    c. Bagaimana pengelolaan Saudara terhadap resiko yang muncul dari keputusan tersebut?

Dalam meminimalisir potensi risiko atas sebuah keputusan tentu yang menjadi rujukan pertama adalah regulasi atau perundang-undangan yang mengatur dan terkait dengan keputusan yang diambil. Namun, tidak kalah penting juga adalah situasi dan kondisi lapangan yang melingkupi suatu persoalan dan berkembang secara faktual di lapangan. Singkatnya idealisme dan realisme harus diupayakan seiring sejalan sekalipun terkesan seperti melangsungkan sebuah "perkawinan paksa" dua sudut pandang yang berbeda. Dalam bahasa sederhana barangkali menyerupai istilah win-win solution, atau pendekatan "menang-menang", sekalipun tidak akan mungkin sama-sama memenangkan dua kepentingan yang berseberangan, namun selalu ada celah meskipun kecil untuk membuat pihak yang kalah pun tidak merasa kalah, karena tidak mungkin untuk memuaskan semua orang.

5. Bagaimana cara Saudara memenuhi/memuaskan kebutuhan stakeholder unit kerja Saudara?

Karena tidak mungkin memuaskan setiap orang, maka regulasi dan peraturan adalah sandaran pertama dalam memutuskan sebuah pilihan tindakan. Dalam hal ini, komunikasi yang baik, jujur dan transparan sangat penting untuk dilakukan. Apa yang menjadi kebutuhan atau urusan stakeholder diproses sesuai dengan regulasi dan ketentuan yang berlaku untuk itu, tidak berlaku diskriminatif dan bebas kepentingan sehingga apapun hasil akhir dari proses tersebut dapat dipertanggungjawabkan. 

6. Ceritakan mengenai hal baru yang pernah Saudara buat atau kembangkan terkait dengan pekerjaan Saudara?

Apa yang baru di suatu tempat bisa saja adalah hal yang sudah usang di tempat yang lain. Tapi sebuah ide orisinal, atau bahkan sebuah ide imitasi dari suatu tempat antah berantahpun, apabila berhasil mengatasi sebuah persoalan khususnya persoalan menahun di tempat kita, barangkali bisa disebut sebagai hal yang baru, setidaknya di tempat kita. Karena faktanya ide itu diterapkan dan berhasil pada saat kita ada di sana, kalau itu bukan hal yang baru tentu persoalan ini sudah hilang sejak lama. Sebuah ungkapan pertanyaan klasik mungkin bisa sedikit membesarkan hati kita: "Adakah sesuatu yang baru di bawah kolong langit? Apa yang ada sekarang, dulupun sudah ada, dan nanti pun masih ada." Jangan ragu untuk mengungkapkan sesuatu yang baru menurut anda, karena orang-orang di sekitar anda mungkin tidak pernah menyadarinya sekalipun solusi itu sudah lama ada di antara mereka.

7. Sebutkan contoh perubahan yang pernah Saudara ciptakan dan terapkan pada organisasi/unit kerja yang Saudara pimpin!

Dr. Rhenald Kasali dalam bukunya Change! (2017) mengatakan "rayakan setiap keberhasilan bersama rekan dan tim anda, sekecil apapun keberhasilan itu." Setiap orang perlu merasakan lahirnya atmosfer perubahan kalau itu memang nyata adanya, karena tidak mungkin untuk berubah seorang diri. Oleh karena itu, apa yang dinikmati bersama dan mendapat pengakuan dari orang-orang di sekitar kita, kiranya layak disebut sebagai contoh perubahan.

8. Bagaimana Saudara berupaya menggerakkan dan mengelola komponen-komponen yang ada di unit kerja agar bekerja sesuai dengan target kerja yang telah ditetapkan?

Setiap orang perlu dibuat untuk merasa terlibat dalam sebuah upaya mencapai sebuah target. Seorang saja diantara komunitas yang merasa tidak terlibat atau tidak dilibatkan dalam sebuah proyek atau pekerjaan berpotensi untuk menimbulkan gangguan. Pada dasarnya setiap orang memiliki potensi dalam dirinya dalam bentuk dan gradasi yang berbeda-beda. Agar setiap orang bisa terlibat sesuai dengan bakat dan potensinya, maka sangat penting adanya Kerangka Acuan Kerja yang didalamnya memuat agenda kerja dan uraian tugas yang jelas.

Setiap kegiatan memiliki indikator dan target kinerja sesuai dengan rencana kerja. Legalitas atas sebuah keterlibatan juga penting, mungkin sepele tapi legalitas melalui secarik kertas yang bertanda tangan dari pihak yang berwenang turut memberikan kenyamanan dalam bekerja, dia yang dilibatkan merasa diakui.

Untuk memastikan setiap komponen bekerja sesuai dengan target kerja maka dilakukan pengawasan dan evaluasi secara berkala untuk mengantisipasi kendala dan menjadi dasar dalam memberikan penghargaan kepada mereka yang mampu mencapai atau melampaui target kerja.

9. Ceritakan upaya Saudara meyakinkan pihak lain untuk mencapai kesepakatan!

Salah satu hal yang penting dalam upaya meyakinkan para pihak untuk mencapai kesepakatan adalah adanya jaminan kepercayaan dari para pihak bahwa kita bebas dari segala kepentingan selain dari kepentingan pencapaian tujuan organisasi. Syarat-syarat atau kondisi yang menjadi tuntutan para pihak dikomunikasikan dengan jujur sesuai dengan regulasi dan pedoman yang ada, sehingga hal-hal yang mungkin untuk dipenuhi dan yang tidak mungkin dipenuhi dapat diterima oleh para pihak. Tunjukkan komitmen dalam mengupayakan pencapaian hal-hal yang mungkin untuk dipenuhi, sehingga apapun hasil akhirnya lebih dapat diterima karena telah diupayakan dengan maksimal.

10. Pemikiran-pemikiran/usulan-usulan apa saja yang sudah Saudara berikan terkait dengan pencapaian visi organisasi? Bagaimana implementasinya?

Kegiatan-kegiatan terutama kegiatan yang kompleks, sangat penting  dilakukan melalui kerjasama dalam sebuah tim yang kompak. Setiap orang dalam organisasi perlu dibuat merasa terlibat dalam upaya mencapai visi organisasi;

Penting untuk melakukan orientasi tim sebelum melaksanakan sebuah kegiatan, sehingga setiap orang mengetahui apa perannya, apa yang mau dicapai, bagaimana cara mencapainya dan kapan harus selesai;

Setelah kegiatan berjalan, perlu melakukan evaluasi secara berkala untuk mengetahui tingkat capaian dan menetapkan langkah-langkah antisipasi terhadap kemungkinan kendala yang muncul dan untuk memastikan agar target dapat tercapai.

11. Bagaimana cara Saudara selama ini dalam menangani konflik di antara orang-orang dan menyelesaikan persoalan-persoalan yang sensitif?

Sedapat mungkin dalam pencapaian tujuan organisasi berdayakan seluruh sumber daya sesuai dengan peran masing-masing dan kerangka acuan kerja yang telah disepakati dan ditetapkan. Selalu tempatkan diri secara proporsional dan profesional sehingga tidak terlibat dalam konflik yang mungkin muncul. Apabila muncul konflik dan persoalan, lakukan dialog dengan para pihak yang berkonflik sehingga persoalan dapat dipetakan secara komprehensif dari segala perspektif, dan opsi penyelesaian konflik yang ditetapkan dapat dirasakan sebagai opsi yang paling objektif walaupun tidak mungkin memuaskan setiap pihak.

12. Bagaimana cara Saudara mengelola keberagaman dalam pelaksanaan tugas yang menjadi tanggung jawab Saudara?

Perlu untuk menempatkan diri secara profesional, objektif, tidak diskriminatif dan bebas dari kepentingan dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab. Hal ini penting untuk menciptakan suasana kesetaraan yang memberi ruang bagi munculnya partisipasi aktif dari seluruh unsur yang beragam, karena setiap komponen merasa dilibatkan dan mendapat tempat sesuai perannya tanpa mempermasalahkan perbedaan.