Implementasi Kegiatan Unit SDM Pada Pegawai di PT KAI Indonesia Daerah Operasi 8 Surabaya

Tanggal 28 September 1945 diperingati Hari Kereta Api serta dibentuknya Djawatan Kereta Api Repoeblik Indonesia (DKARI) sebagai operator kereta api untuk wilayah Republik Indonesia saat itu. Dari pihak Belanda sendiri, dibentuk sebuah konsorsium perusahaan kereta api pemerintah-swasta dengan nama Staatsspoorwegen Verenigde Spoorwegbedjrif (SS/VS).

Hingga 31 Desember 1949, DKARI dan SS/VS masih berstatus sebagai operator kereta api. Per 1 Januari 1950, DKARI dan SS/VS dilebur menjadi Djawatan Kereta Api (DKA). Nama DKA pun berubah menjadi Perusahaan Negara Kereta Api (PNKA), semasa Orde Lama. Lalu, pada tanggal 15 September 1971 berubah menjadi Perusahaan Jawatan Kereta Api (PJKA). Kemudian, pada tanggal 2 Januari 1991, PJKA berubah menjadi Perusahaan Umum Kereta Api (Perumka), dan semenjak tanggal 1 Juni 1999, Perumka mulai menunjukkan keterbukaannya dan berubah menjadi PT Kereta Api (Persero) (PT KA). Pada bulan Mei 2010, nama PT KA berubah menjadi PT Kereta Api Indonesia (Persero) (PT KAI), hingga saat ini.

PT Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 8 Surabaya adalah satuan organisasi yang berada dibawah Direktur Utama dan dipimpin oleh seorang Executive Vice President, dalam organisasi tersebut terdapat beberapa unit kerja meliputi :

• Deputy Daerah Operasi 8 Surabaya
• Bagian Hubungan Masyarakat Daerah
• Bagian Hukum
• Bagian Sumber Daya Manusia dan Umum
• Bagian Keuangan
• Bagian Sistem Informasi
• Bagian Pengadaan Barang dan Jasa
• Bagian Sarana
• Bagian Jalan Rel dan Jembatan
• Bagian Sinyal, Telekomunikasi, dan Listrik
• Bagian Operasi
• Bagian Pengamanan
• Bagian Penjagaan Asset
• Bagian Fasilitas Penumpang
• Bagian Angkutan Penumpang
• Bagian Pengusahaan Asset
• Bagian Kesehatan
• Bagian Pengusahaan Asset Madura
• Bagian Angkutan Barang
• Bagian Bangunan
• Quality Controller

      Bagian Sumber Daya Manusia dan Umum mempunyai tugas melaksanakan penyiapan koordinasi dan pelaksanaan pengelolaan kepegawaian, standar kompetensi jabatan dan sumber daya manusia, organisasi dan tata laksana, reformasi birokrasi, pelaksanaan Laporan Harta Kekayaan Penyelenggara Negara dan Aparatur Sipil Negara, pengendalian gratifikasi, kegiatan administrasi perkantoran, kearsipan dan tata persuratan, pelaksanaan urusan umum dan kerumahtanggaan, pelaksanaan penanggulangan darurat akibat bencana, dan kesejahteraan pegawai.

Bagian SDM memiliki beberapa tugas pokok di antara lain :

• Melaksanakan, memantau, dan mengagendakan kegiatan Nomor Surat Masuk dan Surat keluar kedalam file surat masuk dan surat keluar.
• Mencatat biodata data pegawai baru di buku riwayat pegawai kemudian dimasukan kedalam box file Pegawai.
• Mengarsipkan box file pegawai kedalam filling cabinet.
• Membuat surat untuk mahasiswa atau siswa yang ingin melakukan research, Praktek Kerja Lapangan di Statiun Kereta Api wiliyah Daerah Operasi 8 Surabaya.
• Membuat sertifikat untuk siswa Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) yang sudah melaksanakan di praktek kerja Lapangan di PT Kereta Api Indonesi (Persero) Daerah Operasi 8 Surabaya.
• Menscan surat pengukuhan pegawai.
• Membantu pelaksanaan tes peraturan dinas yang dilaksanakan selama seminggu.
• Melakukan rekap nilai dan menginput hasil nilai tes peraturan dinas.

Kegiatan praktikan selama magang di PT KAI Bagian Sumber Daya Manusia, antara lain :

• Membantu mengagendakan nomor surat masuk dan surat keluar pada file
  agenda surat masuk dan surat keluar.

Dalam pekerjaan ini, praktikan diberi tugas untuk melakukan penginputan surat masuk dan surat keluar kedalam file agenda surat masuk maupun surat yang keluar. Praktikan mengisi kolom yang tersedia di file agenda surat masuk. Setiap surat yang masuk sesuai dengan nomor dan tanggal surat masuk, asal surat, dan perihal surat. Sedangkan untuk surat keluar, praktikan, praktikan melakukan penginputan ke dalam file agenda surat keluar sesuai dengan nomor dan tanggal surat keluar, tujuan surat, perihal surat, nama yang menandatangani surat beserta NIP pegawai, dan nama konseptor. Surat keluar digandakan terlebih dahulu untuk dijadikan arsip sebelum diberikan kepada pihak yang dituju. Setelah surat masuk dan surat keluar di input kedalam file agenda surat masuk dan surat keluar, surat tersebut diberi nomor berdasarkan nomor agenda kemudian surat di masukkan kedalam bindex.

• Melakukan pencatatan surat/dokumen keluar kedalam buku ekpedisi intern
  dan ekstren serta mendistribusikan dokumen.

Dalam kegiatan ini, praktikan diberikan tugas untuk mencatat surat keluar kedalam buku agenda surat keluar. Untuk surat – surat yang dikeluarkan divisi SDM, surat yang akan dikirimkan kepada pihak yang dituju/pihak terkait digandakan terlebih dahulu untuk dijadikan arsip, kemudian di catat kedalam buku ekspedisi intern dan ekspedisi ekstren yang berisi tanggal dan nomor surat, tujuan surat, nama penerima, dan tanda tangan penerima. Kemudian di distribusikan ke bagian divisi lain atau kepada perusahaan lain.

• Mencatat biodata data pegawai baru di buku riwayat pegawai kemudian di
  masukan kedalam box file Pegawai.

Dalam kegiatan ini, praktikan diberikan tugas mencatat biodata pegawai baru ke dalam buku riwayat pegawai yang berisikan Data Pribadi, Riwayat Pendidikan, Alamat rumah, Data Keluarga berserta foto pegawai. Setelah mencatat buku riwayat pegawai, berkas legalisir ijazah pegawai baru dan buku riyawat pegawai di simpan ke dalam box file pegawai.

• Mengarsipkan box file pegawai kedalam filling cabinet.

Dalam kegiatan pengarsipan ini, praktikan diberi tugas mengarsipkan box file pegawai kedalam filling cabinet. Sistem pengarsipan file pegawai berdasarkan Nomor Induk Pegawai (NIP). Sebelum box file di masukkan kedalam filling cabinet, dipinggir box file di beri Nomor Induk Pegawai (NIP). Kemudian Praktikan memasukkan box file pegawai dan merapihkan box file pegawai jika peletakan salah. Untuk mengarsipkan surat – surat diarsipkan berdasarkan perihal dan tahun. untuk surat inaktif langsung masuk disimpan di box arsip kemudian di letakkan di filling cabinet. Untuk surat aktif disimpan didalam bindex.

• Membantu pelaksanaan diklap untuk pegawai PT KAI Daop 8 Surabaya dan merekap nilai tes pegawai.
   Tes Peraturan Dinas. 

Tes ini dilakukan untuk menilai kinerja pegawai supaya tidak terjadi kesalahan ketika mereka bertugas. Tes peraturan dinas ini diikuti oleh pegawai bagian operasi, Petugas Perlintasan Jalan Rel dan Jembatan, Juru Langsir Kereta, Petugas Perawatan Jalan Rel dan Jembatan. Untuk masinis peraturan dinas dilaksanakan setiap akan bertugas.

Dalam Kegiatan ini, Praktikan diberi tugas untuk membantu dalam pelaksanaan tes peraturan dinas, mulai dari registrasi kehadiran, membantu pegawai mengenai petunjuk mengerjakan soal, menjadi pengawasan selama tes, mencatat hasil tes. Merekap hasil tes pegawai di catat di lembar penilaian kemudian praktikan memasukkan nilai tersebut ke dalam file hasil nilai peraturan dinas. Kemudian setelah di masukkan ke dalam file langsung terlihat hasil lulus atau tidak lulus. Jika pegawai dengan nilai di bawah 76, akan diadakan remedial tes sebanyak dua kali.

• Membantu pelaksanaan reqruitment pegawai PT Kereta Api Indoensia

Daerah Operasi 8 Surabaya

Dalam kegiatan ini, praktikan membantu memilah berkas – berkas pegawai baru. Berkas – berkas terdiri dari Ijazah, surat keterangan dari Kepolisian, surat kesehatan dari dokter, surat lamaran dan Pas foto. Kemudian berkas – berkas biodata pegawai sebelum dimasukkan ke dalam box file masing – masing pegawai di gandakan terlebih dahulu sebagai arsip. Kemudian praktikan melakukan mengecekan pada surat kontrak pegawai baru, jika ada yang belum sesuai dengan biodata pegawai. Surat kontrak diketik kembali kemudian di cetak dan digandakan. Setelah itu surat kontrak di tempel prangko dan di tanda tangani oleh Senior Manager Sumber Daya Manusia. Jika surat kontrak sudah di tanda tangani oleh Senior Manager di masukkan kedalam box file masing – masing pegawai.