Penggunaan Ejaan dalam Penulisan Surat

Oleh karena iru, pertanyaan mendasar yang patut diajukan: "Bagaimana penggunaan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) dalam penulisan surat resmi?"

1. Penggunaan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) Ejaan suatu bahasa lebih menitikberatkan pada baik dan benarnya penggunaan suatu bahasa. Bagaimana menuliskan suatu kata/bahasa, apa aturannya, tanda apa yang digunakan merupakan obyek studi dari ejaan. Dalam Buku Seri Penyuluhan I tentang Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) dinyatakan bahwa ejaan adalah kaidah-kaidah cara menggambarkan bunyi-bunyi bahasa (kata, kalimat) dalam bentuk tulisan (huruf-huruf dan tanda baca) (Depdikbud, 1992 : 1). Pada praktiknya penggunaan kaidah ejaan dalam bahasa tulis sangatlah penting. Hal ini terkait dengan aspek kebakuan bahasa, termasuk untuk bahasa Indonesia. Karena jika tidak, maka pemakaian bahasa Indonesia sebagai bahasa nasional pun akan mengalami ketidakbakuan. Hal ini sejalan dengan apa yang dikemukakan oleh E. Zaenal Arifin (1993:10) menyatakan bahwa jika kaidah ejaan digunakan dengan cermat, kaidah pembentukan kata diperhatikan dengan seksama, dan penataan penalaran ditaati dengan konsisten, pemakaian bahasa Indonesia dikatakan benar. Sebaliknya, jika kaidah-kaidah bahasa itu kurang ditaati, pemakaian bahasa tersebut dianggap tidak benar/tidak baku." Jika ditinjau dari ruang lingkupnya, ejaan mencakup lima aspek yang diatur, yaitu  1)  pemakaian  huruf,  2) penulisan  huruf, 3)  penulisan kata,  4) penulisan unsur serapan, dan 5) pemakaian tanda baca. 

Dalam hal pemakaian huruf, hal ini membicarakan tentang bagian-bagian dasar dari suatu bahasa yang mencakup abjad, vokal, konsonan, suku kata, dan nama diri. Sedangkan dalam hal penulisan kata/kalimat dibicarakan tentang perubahan dan penggunaan huruf dalam tata tulis, seperti huruf kapital dan huruf miring. Untuk penulisan kata, inti yang dibicarakan adalah mencakup bidang morfologi dengan segala bentuk dan jenisnya, seperti kata dasar, kata turunan, kata ulang, gabungan kata, kata ganti, kata depan, kata sandang, partikel, singkatan dan akronim, dan angka serta lambang bilangan. Dalam penulisan unsur serapan membicarakan aspek-aspek yang berkaitan dengan kaidah cara penulisan unsur serapan terutama kosa kata atau perbendaharaan kata yang berasal dari bahasa asing. Sedangkan pemakaian tanda baca membahas tentang teknik penerapan tanda baca dalam penulisan yang masing-masing mempunyai kaidah tersendiri, seperti tanda titik (.), tanda koma (,), tanda titik koma (;), tanda titik dua (:),  tanda hubung (-), tanda pisah (--), tanda elipsis (...), tanda tanya (?), tanda seru (!), tanda kurung ((...)), tanda petik ("..") dan tanda garis miring (/). 

2. Surat Resmi Kegiatan surat menyurat pada dasarnya dapat dilakukan bagi keperluan pribadi maupun badan/organisasi. Hal itu sangat bergantung pada tujuan yang diharapkan melalui pembuatan surat tersebut. Dan informasi yang terdapat dalam surat bisa berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan dan sebagainya.  Bahkan pada prakteknya, surat pun dapat menjadi bukti hitam di atas putih atau sebagai dokumen otentik yang terkadang memiliki kekuatan hukum. Jika ditinjau dari jenisnya, surat terdiri dari berbagai macam dan dapat digolongkan ke dalam berbagai macam surat, yaitu "1) menurut isi dan pengirimnya , 2) menurut maksud dan tujuannya, 3) menurut wujud bentuknya, 4) menurut jaminannya, dan 5) menurut urgensi penyelesaiannya" (Thomas Wiyasa, 1992 : 1). Seorang penulis dapat menyesuaikan atau mengkombinasikan  jenis-jenis surat sesuai dengan tujuan komunikasinya. 

Dari segi isi dan pengirimnya, surat terdiri dari surat resmi, surat niaga, dan surat pribadi. Sedangkan dari segi maksud dan tujuannya, surat bisa terdiri dari surat pemberitahuan, keputusan, perintah, permohonan, peringatan, panggilan, penawaran, perjanjian, pesanan, laporan, pengantar, lamaran pekerjaan, penegasan, dan penuntutan/klaim. Dari segi wujud bentuknya, surat terdiri dari kartu pos, warkat pos, surat bersampul, memo, dan telegram/telex. Sedangkan jika dilihat dari segi jaminannya terdiri dari terdapat surat sangat rahasia, rahasia, konfidensial dan surat biasa. Dan terakhir jika dari segi urgensi penyelesaiannya terdiri dari surat kilat khusus, kilat, dan biasa. 

Selain sebagai sarana komunikasi, surat juga memiliki fungsi-fungsi lain. Menurut Caca Sudarsa, dkk (1991:3) tentang fungsi surat menyatakan sebagai: 1) alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, pikiran atau gagasan, 2) alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian, 3) alat untuk mengingat, misalnya surat yang diarsipkan, 4) bukti historis, misalnya surat bersejarah, dan 5) pedoman kerja, misalnya surat keputusan. Surat sebagai sarana komunikasi memiliki fungsi yang sangat lengkap. Dengan demikian, sangat tergantung kepada penulis suratlah untuk menentukan apa yang ingin dicapainya melalui surat tersebut. 

Selain itu, jika dilihat dari bentuk, isi dan bahasanya, surat digolongkan atas tiga buah, yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat niaga. Surat pribadi adalah  surat  yang  dibuat  oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Surat resmi atau dinas ialah segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas atau kegiatan resmi, yang dapat dibuat dari perseorangan kepada instansi atau sebaliknya. Sedangkan surat niaga adalah surat yang dipergunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan niaga. Sebagai salah satu bentuk surat, surat resmi atau dinas memiliki peranan yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi, seperti penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan. Dan oleh karena itu, kemampuan berbahasa dalam membuat surat resmi menjadi sangat penting pula. 

Salah satu yang harus dipenuhi dalam pembuatan surat resmi adalah komposisi bagian-bagian surat. Lamudin Finoza (1994:61) menyatakan bahwa bagian-bagian surat yang lazim terdapat adalah kepala surat, tanggal, nomor, perihal, alamat tujuan, salam pembuka, isi surat, salam penutup, pengirim surat, tembusan, dan inisial. Pada dasarnya bagian-bagian surat tersebut di atas memiliki fungsi dan peranan tersendiri. Hal ini telah disepakati menjadi bagian dari kaidah penulisan surat resmi di Indonesia. Dengan bagian-bagian surat tersebut, maka diharapkan tujuan komunikasi yang dilakukan melalui surat resmi dapat tercapai sesuai dengan keinginan pengirim surat. Dengan demikian, maka akan terjadi interaksi dua arah antara pengirim surat dan penerima surat. Di samping itu, hal yang juga perlu mendapat perhatian serius dalam penulisan surat adalah yang menyangkut bahasa surat. 

Dari segi bahasa, surat harus memenuhi ketentuan yang berkaitan dengan komposisi kebahasaan yang baik, seperti tema, tata bahasa, kalimat, alinea, gaya bahasa, dan penggunaan ejaan. Bahasa surat sebagai alat komunikasi secara tertulis relatif harus singkat, dengan mempertimbangkan susunan  kalimat  yang  digunakannya. Nada surat harus simpatik, luwes, sopan, dan lugas. Penulis surat harus menghindari pemakaian kata yang kurang tepat dan bermakna ganda, disamping memperhatikan kaidah ejaan yang baik dan benar. Atas dasar itu, maka nantinya dapat diketahui tentang tingkat penggunaan ejaan dan bahasa surat yang terdapat dalam sebuah surat resmi. 

Pada akhirnya dapat disimpulkan bahwa: 

1. Surat resmi maupun kegiatan surat-menyurat pada dasarnya harus menghindari bentuk-bentuk kesalahan berbahasa, seperti: kesalahan pemakaian huruf, kesalahan penulisan kata, dan kesalahan pemakaian tanda baca. Penulisan surat resmi semestinya cenderung menggunakan bentuk surat resmi Indonesia baru dan bentuk lurus penuh. Hal ini mengacu pada kelaziman pemakaian kedua bentuk surat tersebut dalam tata persuratan.