Menyusun Spesifikasi Teknis dalam Pengadaan Barang/Jasa

Tujuan utama dari Pengadaan barang/jasa baik yang dilakukan melalui swakelola atau pemilihan penyedia adalah untuk dapat memenuhi kebutuhan dari pengguna barang/jasa (user). Agar kebutuhan pengguna barang/jasa dari suatu organisasi dapat terpenuhi, maka pengelola pengadaan harus dapat menentukan apa saja yang menjadi persyaratan dari penyedia atau barang/jasa yang sesuai dengan dengan kebutuhan dan menuangkannya dalam dokumen spesifikasi.

Agar spesifikasi sesuai dengan kebutuhan pengguna, maka spesifikasi harus diuraikan secara jelas sehingga dapat diidentifikasi dengan jelas apakah barang/jasa telah memenuhi kebutuhan mereka. Namun, spesifikasi tidak terlalu mendetil sehingga tidak mendorong penyedia menggunakan keahliannya untuk memberikan solusi alternatif dan inovatif, yang dapat menawarkan value for money yang lebih baik.

Pembuatan spesifikasi merupakan salah satu proses penting dalam perencanaan awal pengadaan barang/jasa. Apabila spesfikasi yang dibuat sesuai dengan kebutuhan pegguna, maka proses berikutnya akan dapat berjalan dengan baik sehingga prinsip efisien dapat tercapai mengingat bahwa perencanaan mempunyai pengaruh yang sangat besar untuk menentukan biaya pelaksanaan dan total biaya pengadaan secara keseluruhan. Spesifikasi yang baik harus sesuai dengan tujuan utama pengadaan yaitu: - Tepat Kualitas - Tepat Kuantitas - Tepat Waktu - Tepat Lokasi - Tepat Harga Dengan menguasai pengetahuan tentang cara membuat spesifikasi yang benar, maka pengelola pengadaan dapat mencegah hal hal tersebut di atas dan meningkatkan value for the money dari proses pengadaan yang dilaksanakan.

Tujuan dari penulisan ini adalah :

1. Menyusun spesifikasi teknis pengadaan barang/jasa yang sesuai dengan kebutuhan dan paket pengadaan barang/jasa untuk berbagai jenis pengadaan barang/jasa, yang mencakup :

• Memahami kegunaan spesifikasi teknis
•  Memahami spesifikasi mutu/kualitas
•  Memahami spesifikasi jumlah
•  Memahami spesifikasi waktu

2. Menganalisis kesesuaian spesifikasi dengan persyaratan, ketentuan, kebutuhan, dan kondisi terkini, melalui kegiatan :

* Memahami persyaratan, ketentuan, kebutuhan, dan kondisi terkini

* Memahami substansi dokumen spesifikasi teknis

* Mendokumentasikan spesifikasi teknis yang telah dianalisis

Definisi Spesifikasi

Spesifikasi adalah karakteristik total dari barang/jasa, yang dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan pengguna barang/jasa yang dinyatakan secara tertulis. Yang dimaksud dengan memenuhi kebutuhan adalah bila kriteria tersebut terpenuhi oleh barang/jasa tersebut, maka kebutuhan minimum (minimum requirement) dari pengguna barang/jasa tersebut telah terpenuhi. Sedangkan yang dimaksud dengan memenuhi keinginan adalah bila kriteria tersebut terpenuhi, akan memberi nilai tambah barang/jasa tersebut dalam pandangan pengguna barang/jasa tersebut.

Yang dimaksudkan dengan pengertian secara tertulis adalah segala kebutuhan dan keinginan tersebut tertuang dengan jelas dalam dokumen kontrak. Contoh : mobil, untuk memenuhi kebutuhan transportasi; sedangkan mobil Mercy, selain untuk memenuhi kebutuhan transportasi juga memberi nilai tambah meningkatkan gengsi penumpang/pemiliknya. Walaupun demikian, contoh tersebut hanya terkait keinginan pribadi pengguna Barang/Jasa, bukan keinginan organisasi.

Oleh sebab itu, hal yang paling penting dalam penyusunan spesifikasi adalah melakukan identifikasi kebutuhan organisasi yang meliputi aspek: teknis (mutu barang/jasa), jumlah, lokasi, waktu, dan tingkat pelayanan dari penyedia barang/jasa tersebut. Kejelasan spesifikasi barang/jasa, merupakan langkah awal upaya meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengadaan barang/jasa. Spesifikasi barang/jasa yang jelas dan tepat akan bermanfaat untuk :

* Menguji produk dan jasa dalam memenuhi kebutuhan pengguna.

* Mendorong penyedia untuk memberikan solusi alternatif dan inovatif, yang dapat menawarkan value for money yang lebih baik.

* Meningkatkan kompetisi dalam proses pemilihan penyedia.

Isi spesifikasi harus cukup mendetail sehingga memungkinkan peserta pemilihan penyedia menunjukkan :

1. BAGAIMANA mereka mengusulkan untuk melaksanakannya

2. SIAPA yang diusulkan mereka untuk melakukannya

3. KAPAN atau cara pelaksanaan yang akan dilakukan (program kerja)

4. BERAPA usulan biaya yang akan dikenakan dan

5. APA perbedaannya dibandingkan dengan spesifikasi awal -- jika ada (dan MENGAPA)

Isi spesifikasi akan bergantung pada pihak mana yang membuatnya, apakah dibuat oleh pengguna, perancang, produsen, penjual atau konsultan spesialis yang dipilih untuk memberikan keahlian spesialis dalam menafsirkan kebutuhan dalam lingkup kemampuan pasar dan inovasi pasar. Isi spesifikasi juga dapat berbeda-beda tergantung pada tingkat konten bahan baku dan penyediaan jasa, ukuran dan kompleksitas skema dan kegiatan yang akan dilakukan. Penyusunan Spesifikasi dimulai dari identifikasi kebutuhan, kemudian identifikasi persyaratan, dan terakhir adalah deskripsi elemen kunci spesifikasi.

Kebutuhan yang telah diidentifikasi selanjutnya didetailkan menjadi daftar persyaratanpersyaratan yang harus dipenuhi agar nantinya barang/jasa yang diadakan dapat sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, pengguna membutuhkan beberapa unit komputer untuk dipakai oleh karyawan yang baru direkrut. 

Dari kebutuhan tersebut diidentifikasi berapa jumlah karyawan yang membutuhkan komputer, karyawan tersebut akan bekerja pada bagian apa saja untuk diketahui jenis kinerja atau fungsi komputer yang dibutuhkan, kemudian apakah ada standar yang harus dipenuhi seperti low voltage, low radiation, ergonomis, jenis komputernya (desktop, laptop, atau all in one PC) dan sebagainya. Setelah persyaratan yang harus dipenuhi dapat dirinci barulah dokumen spesifikasi dapat disusun secara lengkap sesuai dengan istilah dalam industri dari produk yang akan diadakan.

Menyusun Spesifikasi Mutu Barang/Jasa

Informasi mengenai spesifikasi mutu barang harus diberikan dan dijelaskan kepada penyedia barang/jasa untuk menghindari multi tafsir atau kesalahpahaman. Spesifikasi sebaiknya tidak terlalu detail atau terlalu umum. Spesifikasi mutu barang/jasa yang terlalu detail (over specifying) akan menyulitkan pejabat pengadaan mendapatkan barang tersebut. Bahkan, kadang-kadang, jumlah penyedia barang/jasa yang mampu memenuhi kebutuhan akan terlalu sedikit.

Sebaliknya mutu barang yang terlalu umum akan menimbulkan multi tafsir sehingga penyedia barang/jasa akan melakukan improvisasi. Bila jumlah penyedia barang/jasa yang memenuhi terlalu banyak, akan sulit bagi pejabat pengadaan untuk memutuskan penyedia barang/jasa yang layak dipilih.

Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya, spesifikasi mutu barang didefinisikan dalam berbagai faktor: kemampuan menghadirkan fungsi tertentu, desain, kapasitas, warna, keandalan, fleksibilitas, ukuran, keamanan pengguna, dan masih banyak lagi. Spesifikasi mutu jasa didefinisikan dalam kondisi barang/jasa tersebut di pasar, fleksibilitas layanan kepada pelanggan, kecepatan respon, kenyamanan, dan sebagainya.