Menyusun Spesifikasi Teknis dalam Pengadaan Barang/Jasa

Isi spesifikasi akan bergantung pada pihak mana yang membuatnya, apakah dibuat oleh pengguna, perancang, produsen, penjual atau konsultan spesialis yang dipilih untuk memberikan keahlian spesialis dalam menafsirkan kebutuhan dalam lingkup kemampuan pasar dan inovasi pasar. Isi spesifikasi juga dapat berbeda-beda tergantung pada tingkat konten bahan baku dan penyediaan jasa, ukuran dan kompleksitas skema dan kegiatan yang akan dilakukan. Penyusunan Spesifikasi dimulai dari identifikasi kebutuhan, kemudian identifikasi persyaratan, dan terakhir adalah deskripsi elemen kunci spesifikasi.

Kebutuhan yang telah diidentifikasi selanjutnya didetailkan menjadi daftar persyaratanpersyaratan yang harus dipenuhi agar nantinya barang/jasa yang diadakan dapat sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, pengguna membutuhkan beberapa unit komputer untuk dipakai oleh karyawan yang baru direkrut. 

Dari kebutuhan tersebut diidentifikasi berapa jumlah karyawan yang membutuhkan komputer, karyawan tersebut akan bekerja pada bagian apa saja untuk diketahui jenis kinerja atau fungsi komputer yang dibutuhkan, kemudian apakah ada standar yang harus dipenuhi seperti low voltage, low radiation, ergonomis, jenis komputernya (desktop, laptop, atau all in one PC) dan sebagainya. Setelah persyaratan yang harus dipenuhi dapat dirinci barulah dokumen spesifikasi dapat disusun secara lengkap sesuai dengan istilah dalam industri dari produk yang akan diadakan.

Menyusun Spesifikasi Mutu Barang/Jasa

Informasi mengenai spesifikasi mutu barang harus diberikan dan dijelaskan kepada penyedia barang/jasa untuk menghindari multi tafsir atau kesalahpahaman. Spesifikasi sebaiknya tidak terlalu detail atau terlalu umum. Spesifikasi mutu barang/jasa yang terlalu detail (over specifying) akan menyulitkan pejabat pengadaan mendapatkan barang tersebut. Bahkan, kadang-kadang, jumlah penyedia barang/jasa yang mampu memenuhi kebutuhan akan terlalu sedikit.

Sebaliknya mutu barang yang terlalu umum akan menimbulkan multi tafsir sehingga penyedia barang/jasa akan melakukan improvisasi. Bila jumlah penyedia barang/jasa yang memenuhi terlalu banyak, akan sulit bagi pejabat pengadaan untuk memutuskan penyedia barang/jasa yang layak dipilih.

Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya, spesifikasi mutu barang didefinisikan dalam berbagai faktor: kemampuan menghadirkan fungsi tertentu, desain, kapasitas, warna, keandalan, fleksibilitas, ukuran, keamanan pengguna, dan masih banyak lagi. Spesifikasi mutu jasa didefinisikan dalam kondisi barang/jasa tersebut di pasar, fleksibilitas layanan kepada pelanggan, kecepatan respon, kenyamanan, dan sebagainya.