Yang dimaksudkan dengan pengertian secara tertulis adalah segala kebutuhan dan keinginan tersebut tertuang dengan jelas dalam dokumen kontrak. Contoh : mobil, untuk memenuhi kebutuhan transportasi; sedangkan mobil Mercy, selain untuk memenuhi kebutuhan transportasi juga memberi nilai tambah meningkatkan gengsi penumpang/pemiliknya. Walaupun demikian, contoh tersebut hanya terkait keinginan pribadi pengguna Barang/Jasa, bukan keinginan organisasi.
Oleh sebab itu, hal yang paling penting dalam penyusunan spesifikasi adalah melakukan identifikasi kebutuhan organisasi yang meliputi aspek: teknis (mutu barang/jasa), jumlah, lokasi, waktu, dan tingkat pelayanan dari penyedia barang/jasa tersebut. Kejelasan spesifikasi barang/jasa, merupakan langkah awal upaya meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengadaan barang/jasa. Spesifikasi barang/jasa yang jelas dan tepat akan bermanfaat untuk :
* Menguji produk dan jasa dalam memenuhi kebutuhan pengguna.
* Mendorong penyedia untuk memberikan solusi alternatif dan inovatif, yang dapat menawarkan value for money yang lebih baik.
* Meningkatkan kompetisi dalam proses pemilihan penyedia.
Isi spesifikasi harus cukup mendetail sehingga memungkinkan peserta pemilihan penyedia menunjukkan :
1. BAGAIMANA mereka mengusulkan untuk melaksanakannya
2. SIAPA yang diusulkan mereka untuk melakukannya
3. KAPAN atau cara pelaksanaan yang akan dilakukan (program kerja)
4. BERAPA usulan biaya yang akan dikenakan dan
5. APA perbedaannya dibandingkan dengan spesifikasi awal -- jika ada (dan MENGAPA)
