Dampak Penerapan dari Penggunaan Sistem POS pada Efisiensi dan Meningkatkan Kepuasan Pelanggan dalam Transaksi di Kedai Kopi Semampire

                        Di era digital ini, kedai kopi modern tidak hanya mengandalkan cita rasa kopi yang lezat dan suasana yang nyaman untuk menarik pelanggan, tetapi juga mengedepankan efisiensi dan kemudahan dalam proses transaksi. Sehingga agar memudahkan pendataan yang dapat diawasi dan dilakukan pengecekan oleh petugas karir atau pemilik kedai kopi. Proses pendataan yang dilakukan secara manual dapat dilakukan, tetapi proses secara manual tersebut memiliki banyak kekurangan yang nantinya dapat menyebabkan kerugian bagi pemilik kedai kopi, maka dari itu perlu menggunakan sistem POS untuk memudahkan hal tersebut.

            Sistem POS (point of sale) adalah sebuah sistem aplikasi yang diterapkan pada bisnis minimarket ataupun pertokoan untuk menangani pengolahan data transaksi pembelian (purchases), transaksi penjualan eceran (retails), transaksi retur pembelian (purchase returns), dan pelaporan transaksi (reporting) yang secara umum penting dibutuhkan dalam pengambilan keputusan strategik oleh para pebisnis swalayan, organisasi, atau perusahaan yang berskala kecil dan menengah (Sugihartono, Satoto, and Widianto 2015).

            Menurut Kosasi (2015) perancangan sistem aplikasi point of sale dapat memberikan pelayanan yang lebih baik kepada konsumen, seperti dalam perhitungan harga dan jumlah barang yang dibeli dapat menjadi lebih cepat dan kuantitas barang tidak lagi bergantung kepada pencatatan manual. Oleh karena itu dalam sebuah perusahaan harus memiliki sistem yang terotomatisasi sehingga akan menjadi lebih efektif dan mengurangi terjadi kesalahan informasi (Marisa and Yuarita 2017).

            Sistem POS (point of sale) adalah sebuah sistem aplikasi yang diterapkan pada bisnis minimarket ataupun pertokoan untuk menangani pengolahan data transaksi pembelian (purchases), transaksi penjualan eceran (retails), transaksi retur pembelian (purchase returns), dan pelaporan transaksi (reporting) yang secara umum penting dibutuhkan dalam pengambilan strategik oleh para pebisnis swalayan, organisasi, atau perusahaan yang berskala kecil dan menengah (Sugihartono, Satoto, and Widianto 2015). Setiap POS terdiri dari hardware berupa (Terminal/PC, Receipt Printer, Cash Drawer, Terminal pembayaran, Barcode Scanner) dan software berupa (Inventory Management, Pelaporan, Purchasing, Customer Management, Standar Keamanan Transaksi, Return Processing) dimana kedua komponen tersebut digunakan untuk setiap proses transaksi. Point of sales dapat berupa sebuah checkout counters dalam sebuah toko atau tempat usaha dimana transaksi penjualan terjadi (Loardy, Bunawan, and Hartono 2010).

            Berdasarkan penjelasan diatas menjelaskan bahwa penggunaan sistem point of sale (POS) adalah untuk membantu dalam mengelola proses transaksi, pendataan barang, manajemen pengguna serta pembuatan laporan yang akurat sehingga memberikan manfaat yang baik untuk pemilik kedai kopi atau pemilik usaha lainnya dalam mengambil keputusan untuk mengembangkan bisnisnya.

            Dengan integrasi teknologi yang tepat, POS tidak hanya mengelola transaksi pembayaran tetapi juga mengoptimalkan berbagai aspek bisnis dari segi manajemen stok hingga analisis penjualan. Artikel ini akan membahas mengapa POS penting untuk sebuah kedai kopi dan bagaimana hal itu dapat meningkatkan efisiensi serta pengalaman pelanggan.

            Berdasarkan wawancara di salah satu tempat kopi di jakarta selataan bernama semampire yang mana sudah menggunakan sistem POS untuk pembayaran berikut point -- point yang didapatkan :

1. Manajemen Transaksi yang Efisien

            POS memfasilitasi transaksi pembayaran dengan cepat dan akurat. Dengan mengotomatiskan perhitungan harga dan pajak, POS mengurangi risiko kesalahan manusia dan memungkinkan barista untuk fokus pada pelayanan pelanggan. Hal ini penting terutama saat volume pelanggan tinggi di pagi hari atau selama jam sibuk lainnya.

2. Analisis Penjualan dan Pelanggan

            Data yang dikumpulkan oleh sistem POS dapat memberikan wawasan berharga tentang perilaku pembelian pelanggan. Analisis ini dapat mencakup pola pembelian harian, produk yang paling laku, dan preferensi pelanggan. Dengan informasi ini, kedai kopi dapat mengadaptasi menu, menetapkan strategi harga, dan mengembangkan promosi yang lebih efektif.

3. Pengalaman Pelanggan yang Lebih Baik

            Dengan mempercepat proses pembayaran dan meminimalkan waktu tunggu, POS dapat meningkatkan pengalaman pelanggan secara keseluruhan. Sistem yang efisien juga memungkinkan barista untuk memberikan layanan yang lebih personal kepada pelanggan, seperti mengingat preferensi pesanan atau memberikan rekomendasi berdasarkan riwayat pembelian.

4. Keselamatan dan Keamanan Data

            POS modern dilengkapi dengan fitur keamanan yang canggih untuk melindungi data pelanggan dan informasi transaksi dari ancaman keamanan. Ini mencakup enkripsi data kartu kredit dan perlindungan terhadap pencurian identitas, memberikan kedamaian pikiran kepada kedai kopi dan pelanggan mereka.

            Berdasarkan dari point -- point diatas bahwasanya sistem POS terbukti sangat efisien dalam melakukan transaksi pembayaran dengan lebih cepat dan akurat dengan begitu kita dapat melakukan analisis penjualan. Dan juga pelanggan mendapatkan kepuasaan karena mendapatkan pengalaman pelayanan yang cukup cepat. Data hasil dari penjualan juga mendapatkan keamanan data dari pencurian data.

            Walaupun dengan banyak manfaat dan keuntungan dari sistem POS terdapat kekurangan diantaranya :

1. Biaya Implementasi Awal dan Pemeliharaan

            Sistem POS memerlukan investasi awal yang signifikan untuk perangkat keras dan perangkat lunaknya. Biaya ini bisa menjadi hambatan pada awal -- awal pembukaan kedai kopi semampire yang memiliki anggaran terbatas. Selain itu, ada biaya tambahan untuk pemeliharaan, upgrade perangkat lunak, dan pelatihan staf, yang perlu dipertimbangkan dalam anggaran jangka panjang.

2. Ketergantungan pada Koneksi Internet

            Sebagian besar sistem POS modern mengandalkan koneksi internet untuk beroperasi. Ketergantungan ini dapat menjadi masalah jika terjadi gangguan jaringan atau jika koneksi internet tidak stabil di lokasi kedai kopi. Hal ini dapat menyebabkan gangguan dalam layanan dan transaksi pembayaran, mengganggu pengalaman pelanggan dan menghambat operasi harian.

            Salah satu tantangan utama adalah biaya implementasi awal dan pemeliharaan yang signifikan. Kedai kopi, terutama yang baru berdiri, mungkin menghadapi kesulitan dalam menanggung biaya ini. Selain itu, ketergantungan pada koneksi internet dapat menjadi hambatan, mengingat sebagian besar sistem POS modern memerlukan konektivitas yang stabil untuk beroperasi secara optimal.         

            Meskipun demikian, manfaat dari penggunaan POS sangatlah signifikan. Dari manajemen transaksi yang efisien hingga analisis mendalam tentang perilaku pembelian pelanggan, POS membantu kedai kopi untuk meningkatkan pengalaman pelanggan dan mengoptimalkan operasi bisnis mereka. Keamanan data yang terjamin juga menjadi keuntungan lainnya, memberikan kedamaian pikiran kepada pemilik usaha dan pelanggan terkait keamanan informasi sensitif.

            Dengan berbagai keuntungan yang ditawarkan, sistem POS tidak hanya menjadi alat untuk memfasilitasi transaksi, tetapi juga menjadi pendorong pertumbuhan bisnis. Dalam menghadapi tantangan yang ada, pemilihan dan implementasi POS yang tepat dapat menjadi langkah strategis yang menguntungkan bagi kedai kopi dalam mencapai tujuan bisnis jangka panjang mereka.

            Dengan demikian, integrasi teknologi POS bukan hanya sebuah kebutuhan, tetapi juga investasi yang berpotensi besar untuk mengembangkan dan meningkatkan daya saing kedai kopi di pasar yang semakin kompetitif saat ini.