Apa dan Siapa Management Representative?

Bila perusahaan tempat kita bekerja menerapkan sistem manajemen, biasa disebut ISO, baik 9001,14001, 45001 maupun angka lainnya pada umumnya memiliki seorang Management Representative (MR). Contoh, ISO 9001 untuk sistem manajemen mutu.

Posisi MR ini sangat tinggi, bahkan boleh dikatakan sejajar dengan Direktur, bahkan MR boleh menegur Direktur bila melakukan pelanggaran yang tidak sesuai dengan kaidah ISO.

MR biasanya dipilih dari salah satu dari manager senior. Tujuannya adalah agar MR berani atau tidak ragu menegur Direktur. Beda kalau MR dipilih dari staff biasa, mungkin akan segan dan takut menegur Direktur. Meski  seorang staff juga boleh diangkat sebagai MR asal memiliki keberanisn dan ketegasan

Namun pada umumnya, bila Direktur tidak bijak, tetap saja MR tidak akan didengar tegurannya, dan MR tidak dapat memecat Direktur.

Karena jabatan yang cukup berat ini, maka dibutuhkan orang-orang yang berani dan bukan tergolong "yes man". Agar didapat orang yang tepat, maka posisi MR normalnya selalu diatur bergilir dari satu manager senior ke manager senior lainnya. Diharapkan bila ditegur oleh manager senior pertama tidak terjadi perbaikan, diharapkan manager senior pennggantinya dapat menggunakan cara teguran yang berbeda sehingga terjadi perbaikan.

Tugas seorang MR adalah menjalankan sistem manajemen yang telah dibuat dan ditetapkan bersama oleh perusahaan, secara benar dan konsisten. Dalam pelaksanaaannya, MR dengan dibantu team auditor dapat melakukan audit atas ketaatan tiap divisi atau departmen dalam menjalankan sistem manajemen yang telah ditetapkan. Team auditor disebutkan menjalankan tugas audit internal

Bila sistem manajemen telah dijalankan dengan benar, perusahaan akan menerima sertifikat manajemen, dan logo ISO dapat dipasang pada identitas perusahaan. Misal pada papan nama perusahaan, iklan yang dipasang perusahaan, pada kartu nama perusahaan maupun pada dekor booth pada saat perusahaan mengikuti pameran.

Setelah proses audit dilakukan, hasilnya adalah temuan audit, baik kesesuaian maupun telah terjadi ketidak sesuaian. Ketidak sesuaian dibagi dua mayor dan minor. 

Ketidaksesuaian mayor adalah pelanggaran berat yang harus dilakukan perubahan atau perbaikan secepatnya agar sertifikat manajemen dapat tetap berlaku. Bila ketidak sesuaian mayor tidak segera diperbaiki organisasi ISO dapat mencabut sertifikat manajemen yang biasanya memiliki perioda satu tahun. Bila sertifikat manajemen dicabut, maka perusahaan tidak berhak menggunakan logo ISO lagi.

Ketidak sesuaian minor dapat diperbaiki dengan memberikan rencana perbaikan beserta jadual pelaksanaaannya. Setelah ketidak sesuaian baik mayor dan minor diperbaiki, laporan ketidak sesuaian ini akan dinyatakan selesai atau ditutup (closed).

Selain ketidak sesuaian mayor dan minor adalagi yang sifatnya catatan perbaikan. Ketidak sesuaian ini tidak wajib segera diperbaiki, namun sebaiknya diperbaiki, karena bila makin parah kondisinya, bisa menjadi temuan juga pada audit berikutnya

Dalam melakukan audit, team auditor bertindak melihat jalannya divisi atau departmen apakah sudah sesuai dengan sistem manajemen yang telah ditetapkan. Jadi team auditor jangan mencari-cari kesalahan  Karena adanya temuan, yang dibuat didalam laporan ketidak sesuaian NCR - Non Conformity Report) harus disertai bukti-bukti.

Seorang MR harus tegas dan berani dalam melaksanakan tugasnya, termasuk saat mengaudit Direktur. Bila ada temuan, harus berani mengatakan. Karena bila MR takut, dan ketidak sesuaian ini ditemukan saat audit external, biasanya oleh wakil dari perusahaan yang menerbitkan sertifikat ISO, maka konsekuensinya sertifikat manajemen dapat dicabut. Dan hal ini adalah reputasi buruk bagi MR dan juga bagi perusahaan.

Memang diperlukan kebijakan pada Direktur maupun MR agar mau benar-benar menjalankan sistem manajemen yang telah ditetapkan agar manajemen benar-benar berjalan dengan baik dan benar.

Pencantuman logo ISO janganlah sebagai gengsi atau formalitas belaka, namun harus benar-benar dijalankan, agar perusahaan dapat beroperasi lancar dari waktu ke waktu.