Mengenal Sistem Pengadaan KAI

Oleh; Akhmad Sujadi

Sebagai perusahaan transportasi darat terbesar di negeri ini, PT. Kereta Api Indonesia (Persero) – PT. KAI memiliki prasarana dan sarana terbesar dibanding perusahaan transportasi lainnya di Indonesia. Tahun 2010 jumlah lokomotif 315, KRD 111, KRL 314, kereta1.326 dan gerbong 3.377 buah. Pada 2014 jumlah lokomotif bertambah 156 buah. Gerbong barang 2.500 unit. Sarana tersebut untuk mendukung operasional kereta api (KA) yang berlangsung selama 24 jam.

Kondisi prasarana dan sarana perkeretaapian tersebut memerlukan perawatan agar dapat mendukung operasi KA, sehingga kehandalan sarana dan prasarana dapat mempertahankan keberlangsungan perusahaan dalam melayani masyarakat atau pelanggan. Salah satu tugas pokok dalam perawatan adalah untuk menjaga kehandalan peralatan prasarana, jalan rel, jembatan, stasiun, sinyal telekomunikasi dan kelistrikan, serta peralatan lainnya.

Dengan besarnya jumlah sarana dan prasarana yang dimiliki serta luasnya wilayah operasi, PT. KAI memerlukan ketersediaan suku cadang yang sangat besar, untuk melakukan penggantian berbagai komponen suku cadang, guna menjamin keberlangsungan bisnis perusahaan. Untuk itu diperlukan berbagai macam suku cadang dengan spesifikasi beraneka ragam sesuai kebutuhan di lapangan.

Untuk memenuhi kebutuhan suku cadang yang sesuai dengan kebutuhan, diperlukan suatu bagian yang khusus mengurusi berbagai keperluan suku cadang, maka dibentuklah organisasi Pusat Logistik untuk merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan, mengendalikan dan mengkordinasakan barang dan jasa untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.

Pusat Logistik secara fungsional dan struktural melaksanakan tugas untuk merencanakan, melaksanakan pengadaan barang dan jasa termasuk jasa pemborongan. Adapun fungsi Pusat Logistik PT. KAI adalah;

a. Membuat rencana dan melaksanakan tata usaha pengadaan serta pengelolaan dokumen barang perusahaan.

b. Melakukan pengadaan barang dan jasa secara terpusat dan tata usaha penghapusan barang.

c. Melakukan pengendalian dan evaluasi logistik.

D. Melakukan pembinaan terhadap unit pelaksana teknis (UPT) Pergudangan.

Dalam melakukan tugasnya Pusat Logistik dipimpin oleh seorang Executive Vice President (EVP) Pusat Logistik. EVP ini membawahi 4 bagian: Bagian Logistik Sarana. Bagian Logistik Prasarana. Bagian Material Stock dan Bagian Pengadaan.

Investasi di bidang kereta api, membutuhkan dana yang sangat besar dan sangat berpengaruh terhadap kinerja perusahaan. Setiap investasi perlu dikaji secara mendalam dari setiap aspek. “Kajian ini dibuat oleh beberapa pihak yang berhubungan. Bagian teknik, keuangan, SDM, manajemen risiko dan Pusat Logistik. Setiap kajian tersebut harus diperhatikan dan dipertimbangkan satu sama lain, agar untung rugi suatu investasi dapat dinilai secara menyeluruh dan komprehenshif.

Dari kajian beberapa pihak dan setiap aspek, akan dikeluarkan suatu rekomendasi dari Pusat Logistik . Namun rekomendasi dari Pusat Logistik tidak dapat dijadikan sebagai satu-satunya tolak ukur oleh perusahaan untuk membatalkan suatu program investasi. Kajian harus mempertimbangkan bagian lain yang terkait dengan kebutuhan barang atau jasa.

Adapun kajian untuk investasi suatu barang atau jasa ditinjau dari segi Pusat Logistik adalah;

a. Jenis barang dalam investasi tersebut apakah termasuk barang vital, essential atau desirable,

b. Biaya pengadaan (procurement cost), termasuk biaya riset pembelian dan pembanding biaya penawaran, negosiasi dsb.

c. Biaya penyimpanan (stock holding cost)

d. Ketersediaan sarana dan prasarana penyimpanan

e. Sistem pemesanan (berapa banyak yang akan dibeli dan kapan akan dilakukan)

f. Kebutuhan suku cadang per tahunya.

g. Lama proses pengadaan dari penerbitan nota persetujuan dana (NPD) sampai proses masa penyerahan paling lama (MPPL).

Selain itu Pusat Logistik juga akan mencermati setiap kebijakan eksternal maupun internal dengan mengumpulkan segenap informasi yang berkaitan dengan program investasi. Seperti pergolakan di luar perusahaan, pergolakan konsumen atau pasar, perubahan peraturan perundangan/pemerintah, persaingan, perkembangan teknologi, kependudukan, perekonomian, pencemaran lingkungan dsb.

“Pusat Logistik , harus mencermati kondisi tersebut untuk mempertimbangkan dan menilai apakah pergolakan tersebut menimbulkan peluang bisnis atau sebaliknya ancaman bagi perusahaan. Selain itu Pusat Logistik juga harus mencermati kondisi intern perusahaan, seperti kekuatan dan kelemahan karyawan.”

Hasil kajian tersebut akan digabung dengan kajian dari bagian lain dengan mempertimbangkan usia pakai dan kemudahan pemeliharaan dari bagian teknik. Keuntungan apa yang didapat apabila investasi tersebut dilakukan. Kemudian akan dirumuskan suatu kebijakan yang dapat memberikan hasil terbaik bagi perusahaan dan masyarakat.

Setiap rekomendasi pasti didahului oleh suatu studi kelayakan dan analisa yang komprehensif, termasuk kondisi pengadaan barang di lapangan. Hal ini diperlukan agar rekomendasi tersebut dapat memberikan hasil yang menguntungkan bagi semua pihak dan mempertimbangkan kebutuhan di lapangan.

“Pada hakekatnya Pusat Logistik tidak akan membatalkan pengadaan barang apabila barang tersebut sangat dibutuhkan di lapangan. Tapi apabila Pusat Logistik tidak memberikan rekomendasi terhadap suatu program investasi, maka Pusat Logistik akan memberikan beberapa alternatif pengganti sebagai solusi untuk menutupi kebutuhan tersebut.”

Seiring perkembangan perusahaan dan kemajuan teknologi, peralatan teknik yang dipergunakan di perusahaan beraneka ragam, sehingga tingkat kerumitan akan bertambah. Seiring perubahan pasar yang menyebabkan inovasi pelayanan PT. KAI yang terus diperbaiki dari waktu ke waktu, dukungan ketersediaan suku cadang semakin penting. Oleh karena itu keberadaan Pusat Logistik sangat diperlukan dalam perusahaan ini.

Disinilah keberadaan Pusat Logistik PT. KAI diperlukan, karena memegang peranan penting dalam proses pengadaan barang dan jasa. Sehingga setiap sarana dan prasarana dapat difungsikan dengan baik untuk memenuhi harapan stakeholder, pihak-pihak yang berkepentingan yaitu bagian sarana, prasarana, operasi, hukum, keuangan, rekanan, SPI, BPK, KPK dan stakeholder lainya dalam rangka menjalankan fungsi perusahaan penyedia jasa transportasi darat terbaik, sesuai visi dan misi perusahaan.

Untuk mengimbangi kebutuhan barang dan jasa yang semakin ragam dan rumit tersebut, maka diperlukan kualifikasi SDM yang memenuhi standar profesi. Seluruh petugas di Pusat Logistik merupakan karyawan internal perusahaan terseleksi dan harus memenuhi kualifikasi, agar proses pengadaan barang dapat dilakukan secara efektif, efisien, kompetitif, transparan, adil, dan wajar.

Adapun kriteria petugas di Pusat Logistik; Memiliki integritas moral, disiplin dan tanggung jawab yang tinggi. Memahami seluruh pekerjaan yang akan diadakan/dilelang. Memahami bagian-bagian pekerjaan yang akan diadakan atau jenis pekerjaan tertentu yang menjadi tugas anggota panitia pengadaan yang bersangkutan. Mengetahui dan menguasai dokumen pengadaan/metode dan prosedur pelelangan dan telah mendapat penataran khusus dan memperoleh sertifikat bidang pengadaan barang dan jasa.

Pengadaan barang dan jasa merupakan faktor yang rawan, sehingga untuk melaksanakan pengadaan barang dan jasa perlu dibentuk panitia pengadaan di tingkat pusat oleh Direktur Utama. Tingkat Divisi Regional oleh Kadivre. Tingkat Daop oleh Kadaop dan tingkat UPT Balai Yasa dan UPT Gudang Persediaan oleh KUPT. “Agar pengadaan bisa dilakukan secara jujur dan adil, pengadaan dilakukan dengan sistem lelang dan berpedoman kepada Buku Petunjuk Pelaksanaan (Juklak) Pengadaan Barang dan Jasa Nomor KEP.U/PL.102/XI/KA-2010, tanggal 16 November 2010.”

Untuk mendapatkan barang dan jasa yang berkualitas bagi perusahaan, pengadaan barang dan jasa juga harus dilakukan berdasarkan prinsip:

a. Efektif, berarti harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan perusahaan.

b. Efisien, berarti harus diusahakan dengan menggunakan dana, daya, fasilitas yang sekecil-kecilnya untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-singkatnya dan dapat dipertanggung jawabkan.

c. Kompetitif, berarti harus melalui seleksi dan persaingan yang sehat diantara penyedia barang atau jasa yang setara dan memenuhi kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan.

d. Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi baik teknis dan administrasi termasuk tata cara evaluasi, hasil dan penetapan pemenang penyedia barang atau jasa harus bersifat terbuka bagi penyedia barang atau jasa yang berminat.

e. Adil dan wajar, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang dan jasa yang memenuhi syarat.

Kriteria-kriteria tersebut telah diketahui dan disepakati bersama oleh anggota panitia lelang, karyawan Pusat Logistik dan rekanan. Kesepakatan tersebut ditegaskan secara tertulis dengan suatu pakta integritas yang ditandatangani bersama oleh seluruh anggota panitia pengadaan mauapun pihak rekanan yang mengikuti proses tender. Sehingga kesepakatan ini akan menjadi acuan dalam pelaksanaan pengadaan barang dan jasa.

Sesuai prinsip Good Corporate Governounce (GCG), maka proses pelelangan dibagi menjadi 3 golongan. Pelelangan terbuka, pemilihan langsung dan penunjukan langsung. Setiap pelelangan akan diumumkan kepada publik melalui media massa cetak atau papan pengumuman resmi PT. KAI untuk penerangan umum. “Jika memungkinkan, pengumuman akan diumumkan melalui media elektronik (internet), sehingga masyarakat luas atau dunia usaha yang berminat dan memenuhi kualifikasi dan klasifikasi dapat mengikuti pelelangan tersebut.”

Peran Pusat Logistik di PT. KAI demikian besar. Peran dan tanggung jawab terhadap pengadaan barang dan jasa yang dibiayai dengan anggaran rutin di perusahaan jalan baja ini turut andil dalam kelancaran bisnis perusahaan, untuk itu Pusat Logistik harus melakukan kegiatan;

Menyusun dan menetapkan rencana jadwal pelaksanaan kegiatan pada tahun anggaran yang bersangkutan dan atau pengadaan multi years.

a. Menetapkan paket-paket barang dan jasa yang akan dilaksanakan pengadaanya.

b. Menetapkan dan mengesahkan rencana kerja dan syarat (RKS), perkiraan biaya, jadwal, lokasi dan cara pelaksanaan pengadaan.

c. Menetapkan besaran uang muka sesuai ketentuan perusahaan bila diperlukan.

d. Menetapkan pemenang dan menjatuhkan sanksi kepada pelaksana pekerjaan yang wanprestasi.

e. Menandatangani perjanjian kontrak dan addendum serta melakukan pembayaran kepada penyedia barang atau jasa berdasarkan kontrak.

f. Mengendalikan dan mengawasi pelaksanaan kontrak kegiatan yang bersangkutan.

g. Mengutamakan kualitas dan mutu barang dengan tidak mengabaikan penggunaan produksi dalam negeri.

h. Mengangkat, menunjuk panitia pelelangan dan panitia penguji barang dan jasa.

i. Melaporkan pelaksanaan/penyelesaian, pengadaan barang/jasa kepada atasannya sesuai dengan ketentuan perusahaan. ###