b. Efisien, berarti harus diusahakan dengan menggunakan dana, daya, fasilitas yang sekecil-kecilnya untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-singkatnya dan dapat dipertanggung jawabkan.
c. Kompetitif, berarti harus melalui seleksi dan persaingan yang sehat diantara penyedia barang atau jasa yang setara dan memenuhi kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan.
d. Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi baik teknis dan administrasi termasuk tata cara evaluasi, hasil dan penetapan pemenang penyedia barang atau jasa harus bersifat terbuka bagi penyedia barang atau jasa yang berminat.
e. Adil dan wajar, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang dan jasa yang memenuhi syarat.
Kriteria-kriteria tersebut telah diketahui dan disepakati bersama oleh anggota panitia lelang, karyawan Pusat Logistik dan rekanan. Kesepakatan tersebut ditegaskan secara tertulis dengan suatu pakta integritas yang ditandatangani bersama oleh seluruh anggota panitia pengadaan mauapun pihak rekanan yang mengikuti proses tender. Sehingga kesepakatan ini akan menjadi acuan dalam pelaksanaan pengadaan barang dan jasa.
Sesuai prinsip Good Corporate Governounce (GCG), maka proses pelelangan dibagi menjadi 3 golongan. Pelelangan terbuka, pemilihan langsung dan penunjukan langsung. Setiap pelelangan akan diumumkan kepada publik melalui media massa cetak atau papan pengumuman resmi PT. KAI untuk penerangan umum. “Jika memungkinkan, pengumuman akan diumumkan melalui media elektronik (internet), sehingga masyarakat luas atau dunia usaha yang berminat dan memenuhi kualifikasi dan klasifikasi dapat mengikuti pelelangan tersebut.”
Peran Pusat Logistik di PT. KAI demikian besar. Peran dan tanggung jawab terhadap pengadaan barang dan jasa yang dibiayai dengan anggaran rutin di perusahaan jalan baja ini turut andil dalam kelancaran bisnis perusahaan, untuk itu Pusat Logistik harus melakukan kegiatan;
Menyusun dan menetapkan rencana jadwal pelaksanaan kegiatan pada tahun anggaran yang bersangkutan dan atau pengadaan multi years.
a. Menetapkan paket-paket barang dan jasa yang akan dilaksanakan pengadaanya.
b. Menetapkan dan mengesahkan rencana kerja dan syarat (RKS), perkiraan biaya, jadwal, lokasi dan cara pelaksanaan pengadaan.
c. Menetapkan besaran uang muka sesuai ketentuan perusahaan bila diperlukan.