“Pusat Logistik , harus mencermati kondisi tersebut untuk mempertimbangkan dan menilai apakah pergolakan tersebut menimbulkan peluang bisnis atau sebaliknya ancaman bagi perusahaan. Selain itu Pusat Logistik juga harus mencermati kondisi intern perusahaan, seperti kekuatan dan kelemahan karyawan.”
Hasil kajian tersebut akan digabung dengan kajian dari bagian lain dengan mempertimbangkan usia pakai dan kemudahan pemeliharaan dari bagian teknik. Keuntungan apa yang didapat apabila investasi tersebut dilakukan. Kemudian akan dirumuskan suatu kebijakan yang dapat memberikan hasil terbaik bagi perusahaan dan masyarakat.
Setiap rekomendasi pasti didahului oleh suatu studi kelayakan dan analisa yang komprehensif, termasuk kondisi pengadaan barang di lapangan. Hal ini diperlukan agar rekomendasi tersebut dapat memberikan hasil yang menguntungkan bagi semua pihak dan mempertimbangkan kebutuhan di lapangan.
“Pada hakekatnya Pusat Logistik tidak akan membatalkan pengadaan barang apabila barang tersebut sangat dibutuhkan di lapangan. Tapi apabila Pusat Logistik tidak memberikan rekomendasi terhadap suatu program investasi, maka Pusat Logistik akan memberikan beberapa alternatif pengganti sebagai solusi untuk menutupi kebutuhan tersebut.”
Seiring perkembangan perusahaan dan kemajuan teknologi, peralatan teknik yang dipergunakan di perusahaan beraneka ragam, sehingga tingkat kerumitan akan bertambah. Seiring perubahan pasar yang menyebabkan inovasi pelayanan PT. KAI yang terus diperbaiki dari waktu ke waktu, dukungan ketersediaan suku cadang semakin penting. Oleh karena itu keberadaan Pusat Logistik sangat diperlukan dalam perusahaan ini.
Disinilah keberadaan Pusat Logistik PT. KAI diperlukan, karena memegang peranan penting dalam proses pengadaan barang dan jasa. Sehingga setiap sarana dan prasarana dapat difungsikan dengan baik untuk memenuhi harapan stakeholder, pihak-pihak yang berkepentingan yaitu bagian sarana, prasarana, operasi, hukum, keuangan, rekanan, SPI, BPK, KPK dan stakeholder lainya dalam rangka menjalankan fungsi perusahaan penyedia jasa transportasi darat terbaik, sesuai visi dan misi perusahaan.
Untuk mengimbangi kebutuhan barang dan jasa yang semakin ragam dan rumit tersebut, maka diperlukan kualifikasi SDM yang memenuhi standar profesi. Seluruh petugas di Pusat Logistik merupakan karyawan internal perusahaan terseleksi dan harus memenuhi kualifikasi, agar proses pengadaan barang dapat dilakukan secara efektif, efisien, kompetitif, transparan, adil, dan wajar.
Adapun kriteria petugas di Pusat Logistik; Memiliki integritas moral, disiplin dan tanggung jawab yang tinggi. Memahami seluruh pekerjaan yang akan diadakan/dilelang. Memahami bagian-bagian pekerjaan yang akan diadakan atau jenis pekerjaan tertentu yang menjadi tugas anggota panitia pengadaan yang bersangkutan. Mengetahui dan menguasai dokumen pengadaan/metode dan prosedur pelelangan dan telah mendapat penataran khusus dan memperoleh sertifikat bidang pengadaan barang dan jasa.
Pengadaan barang dan jasa merupakan faktor yang rawan, sehingga untuk melaksanakan pengadaan barang dan jasa perlu dibentuk panitia pengadaan di tingkat pusat oleh Direktur Utama. Tingkat Divisi Regional oleh Kadivre. Tingkat Daop oleh Kadaop dan tingkat UPT Balai Yasa dan UPT Gudang Persediaan oleh KUPT. “Agar pengadaan bisa dilakukan secara jujur dan adil, pengadaan dilakukan dengan sistem lelang dan berpedoman kepada Buku Petunjuk Pelaksanaan (Juklak) Pengadaan Barang dan Jasa Nomor KEP.U/PL.102/XI/KA-2010, tanggal 16 November 2010.”
Untuk mendapatkan barang dan jasa yang berkualitas bagi perusahaan, pengadaan barang dan jasa juga harus dilakukan berdasarkan prinsip:
a. Efektif, berarti harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan perusahaan.