Cara Bekerja Baru - New Way Of Working, Transformasi Organisasi Penting

Salah satu kementrian yang sangat berfokus untuk menerapkan New Way of Work (NWOW) adalah Kementrian Keuangan. Hal ini kita lihat dalam berbagai layanan di dalam lingkup kementrian keuangan telah berubah.

Apakah sebenarnya New Way of Work atau Cara Bekerja Baru yang dicanangkan pemerintah ?

Sebenarnya bila bicara terkait NWOW tidak bisa lepas dari New Way of Thinking (NWOT) yang sebelumnya sudah dibicarakan banyak konsultan global di era 2010an. Hal ini kita bisa lihat dan pelajari dari buku Roger Martin yang berjudul New Way of Think. Dengan buku ini membuka wawasan banyak manajemen perusahaan dunia untuk bisa 'menang' dan bersaing dalam dunia penuh kompetisi. Bagaimana bisa menajamkan, merubah kultur perusahaan, serta bagaimana bisa mendesain proses inovasi tiada henti dalam perusahaan / instansi.

Inovasi adalah kunci transformasi perusahaan / instansi, termasuk dalam transformasi digital yang sedang kita bicarakan saat ini. Dengan adanya new way of thinking, maka perusahaan / instansi akan berfokus untuk melakukan penguatan kultur budaya, otomatisasi kantor serta perubahan cara bekerja menyesuikan tantangan jaman.

Inilah yang dilakukan kemenkeu dan juga mungkin banyak perusahaan / instansi lain. Mereka mengukuhkan kekuatan kultur budaya, dalam hal ini anti korupsi, efisiensi. Maka setelah dasar itu, otomatisasi kantor (office automation) bisa masuk dengan baik. Tanpa dasar kultur yang kuat, proses transformasi yang tadinya 'sulit' dapat dilakukan dengan bertahap. 

Maka dalam kurun beberapa tahun ini, kita mulai melihat hasilnya. Banyak prosedur yang 'ribet' di dalam lingkup kementrian keuangan mulai disederhanakan. Kultur budaya kementrian dibangun. Termasuk bila tidak mau bertransformasi, maka mereka bisa dimutasi, digeser, digantikan tenaga baru yang muda dan lebih mudah diatur. 

Maka kita sudah melihat hasilnya. Tidak banyak lagi proses rumit dan semua mengarah lebih mudah. Budaya korupsi bisa dikurangi. Dan yang terpenting, proses administrasi keuangan, bahkan termasuk pajak yang paling ribet sudah mulai tertata. 

Tapi ada beberapa hal yang harus dikerjakan agar transformasi ini bisa sukses. 

Pertama, Siapkan organisasi. Ini tentu kerjaannya manajemen dan pemilik. Bila tidak melakukan perubahan , transformasi organisasi maka tidak bisa dilakukan. Organisasi harus memikirkan ketersediaan bisnis (business continuity). Bagaimana bisnis dan proses organisasi bisa tetap berjalan meskipun orang keluar masuk, orang mogok kerja, sistem komputer malfunction, kena serangan cyber, gempa bumi atau bencana, termasuk terkena pandemi covid ini. Dan kita lihat, banyak organisasi yang kelabakan kala covid menyerang. Coba lihat kesiapan lainnya.

Maka bila perusahaan, instansi anda belum memiliki dokumen Business Continuity Management (BCM), harap segera buat. Banyak anggota APTIKNAS yang bisa membantu anda membuat dokumen ini. Ini bukan sekedar dokumen, tapi harus diterapkan. Pelaksanaan tahapannya disebut juga Disaster Recovery Management (DRM), di dalamnya terdapat Disaster Recovery Plan (DRP).

Kedua, Business continuity sekarang juga menuntut mempertimbangkan bagaimana karyawan dan tim bisa tetap bekerja meskipun terkena gangguan. Maka selama masa pandemi ada, banyak perusahaan merubah sistem komputer dan jaringan mereka, agar memungkin karyawan bisa tetap bekerja dimana mereka berada.

Maka sistem seperti TSPLUS yang memungkinkan orang bekerja remote mengakses sistem yang ada di kantor menjadi marak digunakan. Belum lagi peralihan sistem yang tadinya on-premise ke cloud-based. Perusahaan harus merubah banyak hal. Bahkan penggunaan server email yang ada di kantor, beralih menjadi server email cloud based.

Ketiga, Pola kerja diubah. Dalam pendekatan kemenkeu, dan mungkin organisasi lain, mereka menerapkan Flexible Working Arrangement (FWA), yang lebih kita kenal dengan istilah Work From Home (WFH), Work From Everywhere (WFE) dan Work from Office (WFO). Dengan adanya flexible ini, maka pengukuran performansi karyawan berubah. Mereka tidak lagi diukur kehadirannya, tapi performansi kerjanya. Berapa banyak hasil yang dikerjakan dalam satu hari.

Saya yakin, eforia WFH-WFO sekarang sudah mulai berkurang, karena sebagian besar kita kembali masuk kantor. Tapi dalam pola FWA ini, karyawan tetap bisa bekerja dengan mekanisme yang disepakati.

Misal bekerja di kantor dalam 2-3 hari, sisanya bisa di rumah. Atau, mereka bisa bekerja di rumah sepanjang hari, tapi laporan online tiap pagi dan sore. Apapun mekanismenya ini bisa dibicarakan dan ditentukan bersama. Kembali keberhasilan manajemen adalah mengukur kinerja. Jadi pastikan mekanisme apapun, semua bisa diukur hasilnya.  Inilah gunanya sistem Key Performance Indikator (KPI)  atau Object & Key Result (OKR) diterapkan.

Itu tahapan awal yang organisasi harus siapkan, agar New Way of Thinking bisa kita terapkan. Kita akan membahas hal lainnya dalam tulisan berikutnya.  Bila ingin melihat solusi dan produk yang membahas terkait ini bisa juga melihat video nya di channel youtube EVENTCERDAS, kami hampir membahas semuanya disana.