Pengendalian Jitu dalam Manajemen Perkantoran

Bayangkan jika kita bekerja di kantor yang tidak teratur, berantakan dan semua orang tidak mengerjakan tugas sesuai arahan. Tidak nyaman bukan? Oleh karena itu, pentingnya pengendalian dalam manajemen perkantoran. Bagaimana suatu perusahaan bisa dikatakan baik? Simak penjelasan berikut ini.

Apa itu Pengendalian dalam Manajemen Perkantoran?

Pengendalian manajemen adalah suatu sistem yang berisi tuntutan kepada seluruh orang yang ada didalam perusahaan untuk menjalankan dan mengendalikan perusahaan yang baik berdasarkan asumsi-asumsi tertentu. Nah, ada beberapa contoh pengendalian dalam manajemen perkantoran yang sering kita temui, sebagai berikut:

 

1. Pengendalian Dokumen:

- Sistem Penyimpanan Dokumen: Membuat sistem penyimpanan dokumen yang terstruktur dan mudah diakses, misalnya menggunakan folder elektronik atau sistem manajemen dokumen online.  

- Protokol Keamanan Dokumen: Menerapkan protokol keamanan untuk melindungi dokumen penting, seperti menggunakan password, akses terbatas, dan enkripsi data.  

- Pelacakan Dokumen: Menggunakan sistem pelacakan dokumen untuk memastikan bahwa setiap dokumen dapat ditemukan dengan mudah dan cepat. 

 

2. Pengendalian Keuangan:

- Prosedur Pengeluaran: Menerapkan prosedur pengeluaran yang ketat, seperti persetujuan yang jelas, bukti pengeluaran yang lengkap, dan audit berkala.  

- Sistem Akuntansi: Menggunakan sistem akuntansi yang terintegrasi untuk melacak transaksi keuangan, melakukan rekonsiliasi bank secara berkala, dan membuat laporan keuangan yang akurat.  

- Pengendalian Aset: Melakukan inventarisasi aset secara berkala, menetapkan prosedur untuk peminjaman dan pengembalian aset, dan menerapkan sistem keamanan untuk melindungi aset kantor.  

 

3. Pengendalian Kinerja:

- Key Performance Indicator (KPI): Mengembangkan KPI yang terukur untuk menilai kinerja karyawan, misalnya jumlah panggilan telepon yang dijawab, laporan yang diselesaikan, atau target penjualan yang tercapai.  

- Evaluasi Kinerja: Melakukan review kinerja secara berkala, memberikan feedback yang konstruktif, dan menetapkan target kinerja yang realistis. 

- Sistem Penghargaan: Menerapkan sistem penghargaan untuk memotivasi karyawan dan mendorong kinerja yang baik.  

 

4. Pengendalian Keamanan:

- Sistem Keamanan: Menerapkan sistem keamanan fisik, seperti CCTV, akses terbatas, dan sistem alarm.  

- Protokol Keamanan Informasi: Menerapkan protokol keamanan informasi, seperti penggunaan password yang kuat, enkripsi data, dan anti-virus.  

- Pelatihan Keamanan: Memberikan pelatihan keamanan kepada karyawan untuk meningkatkan kesadaran mereka tentang risiko keamanan dan cara melindungi informasi perusahaan.  

Pengendalian dalam manajemen perkantoran dapat membantu anda dalam mencegah kesalahan, kecurangan, dan pemborosan, sehingga meningkatkan akurasi dan keandalan data serta proses kerja. Jadi penting untuk kita coba terapkan dalam pengendalian manajemen kantor nanti, ya?

 

Referensi:

1. https://www.entrepreneur.com/article/295659

2. https://www.techrepublic.com/article/how-to-secure-your-business-documents-in-the-cloud/

3. https://www.investopedia.com/terms/d/document-management-system.asp