Menyelesaikan Tugas Telaah Semudah Itu

Bagi ASN khususnya bekerja di teknis atau program, tentunya sering menerima tugas  menyusun “Telaah”. Membuat sebuah telaah perlu konsentrasi, agar kalimat yang disusun simple dan mudah di mengerti bagi yang membaca, dalam hal ini atasan.  Telaah sama halnya dengan menyusun Analisa atau Kajian Versi Singkat atau  Official Telling Story. Muatan panjang atau pendeknya sebuah telaah tergantung kebutuhan dan kelengkapan data pendukung.

Biasanya, kalau di dunia pemerintahan membuat telaah menggunakan  format baku sesuai  tata naskah dinas, yang dikenal dengan Telaah Staf. Sebelum ada tata naskah dinas, penyusunan sebuah telaah freestyle, jadi bebas mau pakai Outline telaah analisa nya seperti apa. Namun setelah adanya format baku outline telaah sesuai tata naskah dinas, menjadi lebih mudah dalam menyusun sebuah telaah karena lebih ter-struktur. 

Format baku  outline telaah ini, bisa juga  digunakan bagi kantor non pemerintahan/ swasta karena struktur outline nya yang membuat telaah jadi lebih simple. Banyak telaah yang disusun kalimatnya tidak nyambung dan berputar-putar, tidak menjawab persoalan dan tidak ada solusi. Oleh karena itu format telaah ini, efektif dan efesien digunakan untuk berbagai kepentingan. Misalnya untuk mengajukan  pengaduan, komplain, menyampaikan pandangan atau opini, bahkan pernyataan pendapat tidak setuju dan lain-lain. Daripada dituangkan di surat yang akan menjadi uraian terlalu panjang. Akan lebih bagus dan 'elegan' dituangkan dalam  sebuah telaah yang menjadi lampiran surat.

Selain itu telaahan staf ini juga bisa menjadi sebuah hasil kajian kita, yang berguna bagi ASN yang sudah Jabatan Fungsional sebagai salah satu pendukung dari Pengumpulan Angka Kredit.  Telaah staf kedinasan, biasanya  dapat disusun untuk 2 (dua) kepentingan yakni: 

1) berdasarkan disposisi tugas surat  masuk dan atau;

2)  sebagai tools penyampaian pendapat. 

Tugas telaah berdasarkan disposisi surat masuk , yang paling enak apabila suratnya disertai lampiran  berupa data atau dokumen pendukung. Tapi menjadi sulit kalau  tidak ada lampirannya sama sekali. Sehingga proses penyusunannya harus konfirmasi terlebih dulu ke pengirim surat, kalau tidak akan sulit mengembangkan telaah atau analisanya.

Banyak persepsi cara menuangkan muatan telaah dengan format tata naskah dinas ini, pada artikel ini hanya sharing pengalaman bagaimana proses menyusun sebuah  telaah/ analisa. Pertama-tama sebelum memulai menyusun telaah hal yang perlu dilakukan adalah  :

1. Membaca  perihal dan isi surat masuk
2. Pelajari maksud dari surat dan memahami apa yang mau kita sampaikan, supaya ketika ditanya orang lain atau atasan kita paham maksudnya.
3. Siapkan data, jika surat  masuk tanpa  lampiran atau tidak data pendukung kita perlu konfirmasi  dan meminta ke pengirim surat. 
4. Mencari referensi, jika ingin memperkuat bahan telaah. Mencari referensi sangat mudah di era digital saat ini.

Memulai Menyusun Telaah

TELAAHAN STAF

Dari                 :      Kepala Bagian....

Kepada           :      Direktur....

Hal                   :      Permohonan Usulan Tambahan Alokasi Anggaran TA 2022

Tanggal          :      19 Mei 2021

I.  Persoalan

Langkahnya :

1. Tentukan 3 W (Who, What, When)
2. Susun menjadi satu atau dua kalimat

Penjelasan unsur 3 W (Who, What, dan When) 

• Who               : Siapa yang bersurat ?
• What              : surat tentang apa ?
• When             : Kapan ?
  

Setelah kita uraikan 3 W dari surat, maka kita bisa menyusunnya menjadi sebuah kalimat persoalan. Kalimat persoalan dapat juga kita ambil dari perihal surat yang masuk,  kemudian ditambah kata sambung didepan kalimat dan keterangan di belakang kalimat yang menjelaskan tempat atau Tahun. Misalnya sebagai berikut :

Who               : Siapa yang mengirim surat atau siapa yang akan kita komentari dalam bentuk penyamapaian pendapat.

                          (misal : Dinas Kesehatan Kabupaten Olx)

What              : Terkait apa perihal surat? (misal :Permohonan Alokasi Anggaran atau Surat Edaran Tentang Pemotongan Gaji)

When             : Kapan?, menyebut waktu ( misal : Usualan Utuk Tahun 2022 atau Surat Edaran No:.... Tanggal Dan Tahun)

Contoh kalimat persoalan  sebagai berikut   :

• Terdapat Surat Dari Dinas Kesehatan Kabupaten Olx, Terkait Permohonan Tambahan Alokasi Anggaran Tahun 2022
• Adanya Permohonan Pengajuan Usulan Tambahan Alokasi Anggaran Tahun 2022 Dari Dinas Kesehatan Kabupaten Olx
• Terdapat Ketidaksesuaian Surat Edaran Tentang Pemotongan Gaji No:....Tanggal...

II. Praanggapan

Praanggapan merupakan anggapan atau pendapat/ persepsi kita tentang persoalan yang diangkat. Dalam penjabaran sebuah praanggapan harus menjawab unsur  berikut :

• Why = Kenapa ?, Kenapa persoalan terjadi dan faktor penyebabnya apa?.
• Latar Belakang, perlu diungkapkan all out

Pada bab Praanggapan ini, diuraikan pengungkapan saja belum ada analisa loh ya...., oleh karena itu membuat praanggapan perlu didukung dengan :

• pengetahuan terkait persoalan, 
• data atau bahan yang mendukung

Bagi pemula dalam telaah atau analisa, menyusun pranggapan membutuhkan proses  menuangkan kalimat yang cocok katanya disebut "bahasa dewa".  Tapi tidak juga siih ya..., harus pandai memilah kata dan kalimat saja dalam pengungkapan,  karena yang membaca level  atasan atau pimpinan. Semakin sering membuat telaah, maka  kita akan semakin terlatih menyusun kalimat  yang ringkas dan  padat berisi dalam menyusun praanggapan. Intinya dalam praanggapan, benar-benar mengungkapkan kondisi yang real. Posisikan kita  sedang menuangkan apa yang kita tahu berdasarkan informasi yang kita peroleh dan jangan memihak.

Kenapa jangan memihak?, karena orang lain atau atasan kita membutuhkan hasil telaah sebagai dasar pertimbangan dalam mengambil keputusan atau kebijakan. Jadi sebagai penganalisa atau pembuat telaah posisi nya harus netral, jangan ada kepentingan apapun misalnya faktor kedekatan dengan rekanan atau lainnya

III. Fakta

Uraian pada bab Fakta, adalah menuangkan peraturan/ perundangan dan kebijakan apa saja yang mendukung yang terkait dengan persoalan. Semua disusun berdasarkan level tingginya peraturan/ perundangan tersebut

Misalnya :

1. Inpres No. : ......tentang...
2. Peraturan Presiden No. :...tentang ...
3. Surat Keputusan Kementerian/ Lembaga lain yang mendukung

IV. Analisa

Bab Analisa merupakan inti dari sebuah telaah, disinilah kita menarik keterkaitan antara persoalan, pranggapan, dan fakta. Semua dikaitkan sampai terungkap benang merah yang akan menjadi solusi dari persoalan. Pada waktu menguraikan analisa, ada sebab-akibat-solusi. Untuk itu perlu ada unsur  :

• Analisa menguraikan faktor penyebab
• Analisa menguraikan akibat 
• Analisa menguraikan solusi, lebih baik lagi dengan di dasari aturan yang mendukung
• Analisa pengungkapan perbandingan
• Dapat disertakan grafik atau tabel.
• Gunakan peraturan/ perundangan yang terkait langsung mendukung sebab akibat persoalan
• Analisa ada alternatif atau optional yang menjadi jawaban dari persoalan

Perlu diingat, sebuah analisa yang baik  perlu “menghindari”  kalimat pernyataan "keputusan", karena penelaah/ penganalisa bukan pengambil keputusan. Sebagai seorang  penelaah atau penganalisa, analisa yang dibuat hanya sampai batas  mengkaitkan keterkaitan atau perbandingan, berupa pertimbangan-pertimbangan dan alternatif solusi. Jika alternatif A solusi A, jika alternatif B solusi B dan seterusnya.

Contoh analisa  : 

• Berdasarkan persoalan, fakta dan praanggapan, Dinas Kabupaten Olx sudah teralokasikan  untuk tahun anggaran 2022. Sehingga Dinas Kabupsten Olx dapat memperoleh anggaran sebesar 5 milyar. Oleh karena itu,  perlu melampirkan kelengkapan usulan anggaran berupa X,Y, Z (Kalimat ini merupakan kalimat keputusan, tidak ada aspek lain sebagai analisa pertimbangan untuk atasan)
• Berdasarkan persoalan, fakta dan praanggapan diatas, usulan tambahan anggaran tahun 2022 yang dibutuhkan Dinas Kabupaten Olx dapat dimungkinkan karena  sudah teralokasikan. Namun, pada Tahun 2021  realisasi anggaran Dinas Kabupaten Olx kurang optimal yakni 50% dibawah pagu anggaran (berikut grafik). 

Mengacu pedoman anggaran, untuk tambahan alokasi anggaran bagi Satker yang T-1 di bawah 50% perlu justifikasi dan komitmen untuk mendapatkan tambahan alokasi anggaran (Kalimat ini merupakan kelimat yang memberikan  pertimbangan atau perbandingan)

 

V. Kesimpulan

Dalam bab Kesimpulan sebuah telaah, merupakan ringkasan telaah yang dibutuhkan pimpinan, isinya poin-poin penting saja. Jadi seperti eksekutif summary versi ringkas.

Contoh kesimpulan :

1. Berdasarkan atau mengacu peraturan A dan B, usulan permohonan tambahan anggaran dari Dinas Kabupaten Olx  untuk TA 2022  

    dibutuhkan untuk ..............

2. Tambahan anggaran, perlu menjadi pertimbangan karena realisasi anggaran Dinas Kabupaten Olx yang tidak terserap tahun  

     sebelumnya  

3. Dinas Kabupaten Olx dapat dimungkinkan mendapatkan tambahan anggaran, dengan persayaratan sebagai berikut :

• Membuat Kerangka Acuan Kegiatan Kebutuhan Tambahan Anggaran
• Mengajukan Rincian Anggaran Biaya
• Justifikasi atau alasan tambahan alokasi anggaran, mengingat realisasi anggaran 2 tahun rendah
  
• Membuat pernyataan atau komitmen mampu serap

V. Saran

Bab Saran menguraikan permohonan arahan dari atasan atau pimpinan, untuk langkah proses  lebih lanjut dalam mengambil keputusan berdasarkan telaah kita.

Terkait persoalan diatas, mohon kiranya Bapak/ Ibu pimpinan berkenan memberikan arahan untuk proses lebih lanjut. 

(Tanda Tangan Pimpinan )

Kepala Bagian/ Kepala Divisi.....

Nama 

NIP

Finally, sebelum mengajukan telaah yang sudah disusun, agar kita dapat membaca nya lagi dan lakukan editing kata yang tidak perlu dan kalimat yang tidak nyambung. Membaca ulang 1 - 3 kali hasil telaah diperlukan untuk mengetahui apakah telaah tersebut sudah menjawab persoalan yang dibutuhkan atasan. Namun, hindari hal-hal sebagai berikut :

1. Pengulangan kalimat
2. Mengarahkan kepada opini kita (subjektif pandangan pribadi)
3. Posisikan ketika membaca ulang sebagai orang lain
   
4. Tidak ada acuan atau aturan yang mendasari

Good luck, make the best analysis bro n sis !