Sistem Point of Sale yang Baik: Sistem Terpintar, Terhubung, dan Terjangkau

Sistem point of sale kita tentu harus yang sudah terbaharui - kenapa? Kita yang angkatan 90-an keatas pasti ingat bahwa dulu ada saat ketika kita melakukan transaksi memakai cek. 

Pemakaian cek ini tentu memakan waktu cukup lama. Sekarang, para pembeli pasti mengharapkan pelayanan yang lebih cepat dari penjual karena adanya kemudahan teknologi. Toleransi pembeli pada masa kini terhadap kesalahan dan lambatnya pelayanan sangat rendah, sehingga sistem point-of-sale yang kuno seperti pemakaian cek tadi akan sangat memperlambat laju pelayanan suatu bisnis.

Sistem point of sale yang lebih modern akan membantu bisnismu, karena POS modern ini mengkombinasikan banyak teknologi dan komponen pemrosesan pembayaran untuk menyelesaikan transaksi secara instan. 

Point of sale yang lebih baik akan melakukan lebih dari itu, Kawan Simpli! Jika POS-mu sudah ter-update, POS-mu bahkan bisa membantu melacak inventori secara real-time dan membangun dan mengolah data perilaku pembeli. Mau tahu lebih lanjut mengenai POS dan caranya memilih POS yang baik? Yuk simak artikel berikut!

Apa Itu Sistem Point of Sale?

Point of sale adalah tempat atau infrastruktur di mana pembeli akan melakukan transaksi untuk mendapatkan barang atau jasa. Nah, sistem point of sale adalah perangkat-perangkat (keras atau lunak) yang menunjang kelangsungan sebuah transaksi.

Komponen Sistem Point of Sale: Software Point of Sale

Perangkat lunak atau software point of sale ada yang bersifat mandiri atau terintegrasi. Software point of sale mandiri hanya memiliki satu fungsi, yaitu untuk menyelesaikan transaksi, sehingga software mandiri ini tidak terhubung ke sistem lain seperti inventori. 

Aktivitas-aktivitas seperti pengecekan inventori dan verifikasi harga barang harus dilakukan secara manual, misalnya kamu harus mengunduh data transaksi dari sistem POS-mu setiap harinya dan memasukkannya ke sistem inventori dan akuntansimu.

Nah, inilah saat software point of sale terintegrasi akan sangat membantu kamu, Kawan Simpli! Software POS terintegrasi ini akan menghubungkan data ke beberapa sistem selain POS itu sendiri, jadi data seperti inventori, harga, transaksi, dan data pembeli bisa langsung diolah. 

Software POS ini juga dapat memproses data dari banyak lokasi offline atau e-commerce secara bersamaan, sehingga pasti lebih mudah! Software POS mandiri bisa digunakan jika bisnis kamu baru dimulai, namun seiring bisnis kamu bertumbuh, kamu akan membutuhkan software POS terintegrasi dengan lebih banyaknya data pembeli yang harus diolah.

Komponen Sistem Point of Sale: Pemprosesan Pembayaran

Sebuah sistem point of sale pasti butuh sesuatu yang dapat menyebabkan transaksi bisa terjadi. Pemakaian kartu, atau sekarang QRIS, sekilas membuat transaksi menjadi jauh lebih simpel. 

Di balik kemudahan kita bertransaksi sekarang, ada sebuah sistem pemprosesan pembayaran yang mengurus keamanan, otorisasi ke provider terkait, dan pencatatan transaksi. 

Untuk mendapatkan kemudahan transaksi ini, penjual memang harus membayar sejumlah kecil biaya jasa, tapi keuntungan yang didapatkan pasti lebih banyak. Sistem pemprosesan pembayaran ini harus bisa sejalan dengan sistem POS dan e-commerce-mu dengan biaya lebih rendah dan keamanan setinggi-tingginya.

Komponen Sistem Point of Sale: Perangkat Keras (Hardware)

Hardware yang dibutuhkan termasuk komponen fisik yang membantu kamu dalam input dan output data transaksi ke sistem point of sale tersebut. 

Salah satu contohnya adalah komputer atau tablet yang memiliki layar sentuh, karena layar sentuh lebih mudah digunakan daripada memakai mouse dan keyboard - karyawan tinggal melihat ke satu arah dan tidak ke atas-bawah seperti kalau memakai keyboard. Malah lebih banyak industri sekarang yang sudah pindah ke ponsel pintar karena lebih mudah dipakai dan lebih murah.

Selain itu, ada juga pemindai kode batang (barcode), yaitu alat yang digunakan untuk memindai dan mengimpor data barang yang dibeli ke sistem point of sale yang digunakan. Sekarang, kemajuan teknologi membuat pemindaian barcode bisa dilakukan lewat ponsel pintar, sehingga menguntungkan bisnis dan pembeli.

Komponen ketiga adalah pembaca kartu (card reader). Tentunya tidak ada POS yang tidak menggunakan ini, sehingga lagi-lagi kemajuan teknologi sudah berperan untuk membuat card reader ini lebih kecil, cepat, dan contactless. Jika kamu pernah mendengar NFC (near-field communication), teknologi ini sudah digunakan dalam bentuk Google dan Apple Pay di Amerika Serikat. 

NFC memungkinkan komunikasi antar perangkat elektronik yang berjarak kurang dari 4 cm dan tidak bergantung pada koneksi internet. Pemindai QRIS dengan kamera di HP kamu juga tidak kalah - bahkan banyak dari kita yang tidak membutuhkan kartu untuk bertransaksi lagi karena QRIS yang digunakan sudah langsung terhubung ke rekening kita. Keren, bukan?

Terakhir, ada pencetak tanda terima (receipt printer). Lagi-lagi kemajuan teknologi sudah membuat receipt printer ini lebih akurat, portabel, wireless, dan bahkan sudah memiliki bluetooth! 

Mungkin tampilan tanda terimanya tidak banyak berbeda, tapi sistem POS modern bisa membantumu untuk menambahkan personalisasi ke tanda terima tersebut, misal promo khusus pelanggan tertentu, rekomendasi produk selanjutnya, atau loyalty program. Beberapa bisnis sudah menggunakan tanda terima elektronik dalam bentuk email atau pesan singkat.

Bagaimana Perkembangan Sistem Point of Sale Sekarang?

Munculnya Sistem Point of Sale Mobile dan Omnichannel

Sistem point of sale sekarang sudah membawa data tidak sebatas di titik kontak dengan pembeli, namun juga ke belakang layar, dan tentunya dengan otomatisasi! Dengan POS yang bersifat mobile ini, penjual sekarang bisa lebih fokus ke engagement dengan pembeli dan calon pembeli dan merancang strategi berdasarkan temuan dari data tersebut.

Perkembangan sistem POS juga sudah mulai mengubah bagaimana penjual berinteraksi dengan pembeli dan calon pembeli. Dengan platform e-commerce yang mulai bermunculan, penjual bisa melakukan transaksi sepenuhnya secara online dan menghubungkan toko offline ke online. Pembeli juga bisa membeli secara online lalu mengambil barang secara offline karena sistem ini, terutama ketika saat ini digitalisasi sangat dipercepat.

Integrasi dengan CRM

Menurut Forbes, 77% pembeli memilih untuk engage dan membeli produk suatu brand karena ada elemen personalisasi dalam kegiatan pemasaran dan pelayanan yang diberikan. 

Pembeli-pembeli ini bahkan lebih mau membayar lebih dan merekomendasikan produk-produknya karena ada sesuatu dalam proses pemasaran brand tersebut yang "sesuai" dengan mereka, sehingga penting bagi bisnis untuk menjaga hubungan dan komunikasi yang mantap dengan audiens dan pembeli mereka.

Untuk mencapai hal ini, banyak bisnis yang sudah menggunakan sistem Customer Relationship Management (CRM) yang terhubung ke sistem point of sale mereka. Idealnya, integrasi ini mencakup hal-hal berikut:

1. Integrasi Data Pemasaran dan Penjualan: pastinya kerja divisi Sales dan Marketing-mu banyak beririsan untuk menunjang kemajuan penjualan dan relasi dengan pembeli, sehingga platform POS yang baik akan menggabungkan data antara kedua divisi ini.

2. Integrasi Data Riwayat Penjualan: idealnya, platform POS dapat menganalisis data penjualan dan pembeli sehingga menghasilkan insight berupa pola pembelian, korelasi, dan preferensi customer. Insight ini kemudian dapat digunakan CRM untuk membuat kampanye pemasaran yang dipersonalisasi dan tertarget dengan akurat. Sebaiknya data ini di-update secara real-time ya, Kawan Simpli!

3. Integrasi Kelompok Pembeli: integrasi CRM dengan POS dapat membantu bisnis untuk mengkategorikan pembeli-pembeli menjadi kelompok seperti yang paling mungkin untuk membeli beberapa kali, return on investment paling tinggi, atau yang tidak mungkin akan membeli. Salah satu contohnya adalah dengan RFM (Recency, Frequency, Monetary) Analysis. Nantinya bisnis dapat menentukan untuk memfokuskan waktu dan sumber dayanya pada segmen-segmen tertentu. Selain itu, kampanye pemasaran yang dilakukan juga bisa lebih tertarget dan segmen-segmen tertentu bisa diberi loyalty program atau promo lebih.

4. Integrasi Penggunaan Data Cepat: POS yang baik akan membuat setiap divisi dalam bisnis tersebut dapat mengakses dan menggunakan data penjualan-CRM dengan cepat dan mudah.

Penggunaan AI (Artificial Intelligence)

Artificial Intelligence pastinya sudah sering kita dengar. Bahkan di 2018, sudah 41% bisnis menggunakan kapabilitas AI untuk membangun hubungan dengan pembeli dan memudahkan operasional sehari-hari.

AI belajar dari data dan menggunakan algoritma untuk melaksanakan sesuatu berdasarkan data tersebut. Jika POS kamu memiliki AI, POS kamu bisa melakukan analisis data sehingga menghasilkan proyeksi permintaan pasar dan mengatur pemesanan inventori agar sesuai dengan permintaan tersebut dan target penjualan yang ditetapkan.

Saat ini, penjual banyak fokus menggunakan AI dalam titik temu langsung dengan pembeli dan calon pembeli misal dengan chatbot, rekomendasi produk, dan pusat bantuan pembeli dengan bantuan AI. Namun, sudah mulai ada penjual yang menggunakan AI untuk mengimplementasikan pembayaran mandiri (self-checkout), analisis perilaku pembeli dalam toko fisik, penetapan harga, dan pembuatan proyeksi penjualan. Jika kamu mau mulai menggunakan sistem POS, pastikan sistem tersebut menggunakan AI ya, Kawan Simpli!

Penggunaan IoT (Internet of Things)

Selain AI, penjual sebaiknya juga memiliki sistem POS yang menggunakan IoT. Kompetisi yang semakin ketat menyebabkan laju industri semakin cepat, sehingga transaksi lambat karena masalah koneksi internet dan sistem yang masih berkabel tidak akan membantumu.

Untuk mengatasi ini, sistem POS berbasis cloud hadir dan dapat diintegrasikan ke perangkat seperti tablet dan ponsel pintar. Dengan begitu, karyawan dapat mengecek inventori, bahkan memproses transaksi, tanpa harus mengarahkan pembeli ke kasir terlebih dahulu.

Bagaimana Memilih Sistem Point of Sale yang Paling Tepat?

Ada beberapa hal yang harus dilakukan dalam memilih sistem point of sale yang tepat. Salah satunya adalah dengan membandingkan proses-proses dan performa bisnismu jika dibandingkan kompetitor untuk menentukan strategi dan alat yang kamu butuhkan untuk memperbaiki yang sudah ada. Setelah strategi yang mau kamu gunakan sudah matang, kamu bisa coba cari informasi mengenai tools yang memiliki kapabilitas yang kamu perlukan untuk mencapai target bisnismu.

Setelah itu, kamu bisa coba cari penyedia platform POS yang bukan cuma sesuai dengan bisnismu tapi juga paham bagaimana platform POS-nya dapat melengkapi sistem yang sudah ada. Pastikan kamu menggunakan platform yang scalable dan dapat beradaptasi dengan perkembangan teknologi, misalnya dengan penggunaan AI dan IoT dan software yang lebih mudah digunakan. Kalau kamu dan bisnismu memiliki komitmen untuk memuaskan pembeli untuk bertumbuh, kamu pasti mau untuk investasi lebih di POS yang lebih sesuai dan memudahkan.

Nah, setelah kita membahas point of sale, jika sistem POS kamu belum digital pasti kamu tertarik untuk mencari sistem POS yang lebih baik, bukan? Jika kamu melakukan pergantian ke transaksi online, sistem pengantaran kamu juga harus bisa mengimbangi kecepatan transaksi yang datang ke kamu nantinya.