Perkembangan Software Akuntansi dalam Membantu Usaha Kecil dan Menengah

Sebagai pengusaha usaha kecil dan menengah, Anda pasti mengambil banyak peran di bisnis Anda - membuat laporan performa bulanan atau mingguan, membuat dokumen-dokumen, membuat alur kerja, membangun komunikasi dengan banyak orang, dan lainnya. Hal-hal ini harus dilakukan sebagai sebuah bisnis, ditambah Anda harus memberikan layanan dan produk yang baik ke pembeli Anda.

Dari semua hal tambahan yang harus dilakukan para pemilik bisnis kecil, tidak ada yang lebih penting dari yang berhubungan dengan akuntansi. 

Proses akuntansi yang baik dan sesuai dapat menjaga suatu bisnis secara finansial dan membantu pemilik bisnis membuat keputusan finansial yang lebih baik untuk bisnis tersebut. Jika sebuah bisnis tidak memiliki proses akuntansi yang baik, bisnis tidak bisa berkembang dengan baik.

Saat ini, pemilik bisnis kecil tidak perlu kesana kemari mengurus proses akuntansi karena sudah ada solusinya, yaitu software akuntansi. Software-software ini membantu pemilik bisnis mengatur cashflow masuk dan keluar, membayar pajak, dan mempersiapkan bisnis mereka sebelum periode audit atau bayar pajak. Mau tahu lebih lanjut mengenai penggunaan software akuntansi oleh bisnis kecil? Yuk, simak artikel ini!

Apa Kegunaan Software Akuntansi Bagi UMKM?

Mengatur keuangan perusahaan, terutama ketika jumlah karyawan belum banyak, tidak semudah yang dibayangkan. Anda harus mengatur budget, melacak pengeluaran dan pemasukan, membayar supplier, mengelompokkan transaksi yang terjadi, dan melakukan pembukuan yang terperinci. Jika Anda tidak melakukan pembukuan hanya untuk beberapa hari saja, pengaturan keuangan akan menumpuk.

Pastinya software akuntansi membuat banyak aspek pengaturan keuangan menjadi lebih mudah, karena para pemilik bisnis tidak perlu melakukan segalanya secara manual. Banyak tugas akuntansi yang bisa diotomatisasi, bahkan data industri pun menunjukkan hingga 75% dari pekerjaan akuntansi bisa diotomatisasi dengan software sejenis ini.

Banyak software akuntansi yang memiliki antarmuka pengguna yang mudah digunakan, sehingga membuat pembukuan lebih gampang untuk diotomatisasi. Mungkin Anda sudah pernah melihat software pembukuan juga, sehingga penting untuk mengetahui perbedaan software pembukuan dengan software akuntansi.

Apa Saja Perbedaan Software Akuntansi dengan Software Pembukuan?

Dalam melakukan fungsi pembukuan, Anda bisa menganggap software pembukuan sebagai versi "dasar", sedangkan software akuntansi sebagai versi "lanjutan"nya. Software pembukuan biasanya digunakan sebagai platform untuk entri dan penyimpanan data, misalnya untuk mencatat pengeluaran dan pemasukan. Idealnya, software pembukuan bisa mengeksekusi proses pembukuan lebih baik dari spreadsheet seperti Excel dan Google Sheets.

Software akuntansi merupakan versi yang lebih upgrade dari software pembukuan. Software akuntansi memiliki fitur yang sama dengan software pembukuan - entri dan penyimpanan data - dan berbagai fitur tambahan seperti forecasting dan analisis arus kas perusahaan.

Software akuntansi dan pembukuan sama-sama mengurangi waktu entri data. Pengguna tinggal menghubungkan rekening perusahaan dan kartu debit/kredit, sehingga segala transaksi masuk dan keluar yang dilakukan bisa langsung dicatat di antarmuka software terkait, sehingga tidak perlu unggah data secara manual lagi.

Industri akuntansi sedang berkembang dengan kecepatan yang belum bisa dibayangkan beberapa tahun lalu dengan bangkitnya industri SaaS (Software as a Service). Saat ini, banyak software akuntansi yang bermunculan untuk membantu meringankan beban yang ada di akuntansi tradisional seperti persiapan menjelang bayar pajak, pembukuan, pembayaran gaji karyawan, pengaturan transaksi masuk dan keluar, dan lainnya.

Usaha kecil dan menengah memang sebaiknya memakai software akuntansi untuk dapat bersaing dengan kompetitor yang lebih besar dengan mendelegasikan aktivitas pengaturan keuangan ke software akuntansi tersebut dan lebih fokus ke aktivitas kerja yang menghasilkan pendapatan bagi perusahaan. Sebelumnya, perusahaan seperti ini hanya bisa mengandalkan akuntan yang memberikan solusi yang terbatas.

Seperti Apa Masa Depan Software Akuntansi Bagi UMKM?

Menurut Fortune Business Insights, pasar industri software akuntansi diproyeksikan akan tumbuh rata-rata 8.02% setiap tahunnya, sehingga tiap pemain di industri ini harus rutin berinovasi agar tidak tertinggal dari kompetitornya. Saat ini, software akuntansi yang ada sudah mengandalkan teknologi terkini untuk mencapai hasil lebih baik seperti big data, kecerdasan buatan (artificial intelligence - AI), pengenalan karakter optik, dan lainnya.

Di masa depan, hal-hal yang akan mengubah industri software akuntansi, terutama bagi usaha kecil dan menengah adalah:

Software Akuntansi Berbasis Cloud

Seiring perkembangan zaman, banyaknya modus pencurian data dan kejahatan siber lainnya menyebabkan tingginya kebutuhan keamanan terhadap data-data sensitif perusahaan. Dunia kerja yang berkembang lebih cepat juga menyebabkan perusahaan harus cepat beradaptasi pula, sehingga keadaan keuangan perusahaan harus terbaharui secara real-time.

Penggunaan server cloud memudahkan pemilik bisnis kecil dan menengah untuk menggunakan fitur-fitur akuntansi dan mengakses data keuangan perusahaan di mana, kapan, dan dari perangkat mana saja. Dengan adanya penggunaan server cloud, transparansi dan pertanggungjawaban pada pengelolaan keuangan perusahaan akan lebih baik. Valuasi pasar software akuntansi cloud diproyeksikan akan mencapai US$42.5M di tahun 2023.

Munculnya Virtual CFO (Chief Financial Officer)

"Virtual CFO" mungkin asing bagi kita yang belum pernah mendengarnya. Virtual CFO ini muncul seiring berkembangnya software akuntansi. Mereka membantu bisnis kecil dan menengah yang belum bisa mempekerjakan CFO secara langsung untuk menjalankan fungsi CFO itu sendiri. 

Mereka akan mempelajari bisnis Anda, orang-orang yang ada di dalamnya dan kebutuhan mereka. Nantinya, mereka akan membantu Anda memilih keputusan-keputusan bisnis yang berkaitan dengan aspek finansial perusahaan berdasarkan keadaan, data, dan laporan yang ada.

Akuntansi Berbasis Kecerdasan Buatan (Artificial Intelligence - AI)

Kita tahu AI tidak akan menggantikan seorang akuntan, namun AI dapat membantu usaha kecil dan menengah untuk mengurangi redundansi dalam aktivitas akuntansi sehari-hari. 

Redundansi data adalah keadaan di mana data yang sama di-input beberapa kali dalam sistem meski rekaman sebelumnya sudah ada. Jika redundansi ditiadakan dalam pembukuan suatu bisnis, pastinya bisnis tersebut bisa menghemat banyak tempat penyimpanan terutama di cloud.

Selain itu, 80% dari pemilik usaha percaya bahwa mempunyai AI tidak hanya dalam software akuntansi tapi dalam aspek lainnya juga akan memberi mereka daya saing yang lebih tinggi. 

Hal ini karena pemilik usaha dan karyawannya, terutama di usaha kecil dan menengah, bisa mendelegasikan tugas-tugas repetitif ke AI dan fokus ke tugas-tugas yang berarti, sehingga mereka bisa hemat waktu dan uang yang merupakan dua komoditas utama yang sebenarnya dimiliki UMKM.

Software Khusus Berbagai Niche atau dengan Penggunaan Spesifik

Dalam beberapa tahun ini, pasar software akuntansi sudah banyak berkembang sehingga bermunculan software-software khusus industri yang pastinya berbeda dari fitur dan kegunaannya, misalnya software khusus pajak dan payroll. Dengan adanya software-software seperti ini, usaha kecil dan menengah bisa lebih fokus ke satu hal untuk setiap penggunaan software-nya, sehingga dari segi akurasi dan efisiensi akan lebih tinggi.

Akuntansi Blockchain

Kita sekarang sudah mengarah ke paperless economy, dan blockchain menjadi salah satu hot topic beberapa tahun ini. Dengan adanya blockchain, mata uang kripto akan menjadi mainstream dalam sistem ekonomi, terlebih di masa depan jika sudah sepenuhnya dilegalkan dan stigma terhadap kripto sudah tidak setinggi saat ini.

Nantinya, bisa banyak usaha kecil dan menengah yang mulai investasi di kripto dan menggunakan software akuntansi dengan blockchain. Usaha-usaha ini dapat mengurangi fraud dan memudahkan proses audit keuangannya sendiri, namun hal ini tidak akan terlihat sampai seluruh negara melegalkan mata uang kripto. Di masa depan, kita bisa melihat lebih banyak akuntansi blockchain yang diterapkan.

Perkembangan OCR (Optical Character Recognition)

Pernah menggunakan aplikasi penerjemah yang bisa langsung menerjemahkan tulisan di dinding yang kalian foto? Aplikasi itu menggunakan pengenalan karakter optik. 

Teknologi ini sudah ditemukan sejak 1914, namun teknologi ini akan terus membantu industri software akuntansi kedepannya. OCR dapat menerjemahkan karakter yang diketik atau ditulis tangan menjadi data karakter dalam perangkat yang digunakan, sehingga pemrosesan data menjadi lebih mudah dan hemat di waktu.

Saat ini, usaha kecil dan menengah bisa mengambil foto struk dengan ponsel pintar mereka dan mengunggahnya ke software akuntansi yang mereka gunakan untuk membuat rekaman transaksi secara langsung, sehingga waktu pembukuan bisa lebih singkat dan risiko kesalahan lebih rendah.

Integrasi Software Akuntansi

Setiap bisnis pastinya tidak hanya menggunakan satu dashboard saja. Nantinya, software akuntansi yang baik adalah yang bisa dihubungkan dengan software atau tools lain untuk sharing data dan koordinasi. Salah satunya dengan CRM (Customer Relationship Management) tools, di mana pemilik bisnis bisa melacak transaksi masuk dan keluar yang berkaitan dengan data masing-masing pembeli yang ada. Contoh integrasi lainnya adalah dengan PayPal, Google Calendar, software distribusi, dan manajemen logistik.

Apakah Arti dari Perkembangan Software Akuntansi Ini?

Setelah membaca artikel tadi, tentu kita tahu bahwa masa depan industri software akuntansi akan cerah dan berprospek, apalagi jika dilengkapi dengan teknologi paling mutakhir. Software akuntansi akan membantu bisnismu dalam memperbaiki kesehatan finansialnya.