Lantas apa sajakah itu?
1. Â Materi yang dibahas dalam rapat harus dicantumkan dan diinformasikan dalam undangan rapat.
Sering undangan rapat itu tidak menyertakan informasi materi apa yang dibahas dalam rapat. Sehingga peserta rapat jadi enggak punya gambaran soal rapat.
Ini rapat apa sih, yang dibahas apa sih, apa yang bisa saya sumbangsihkan kalau rapat enggak ada gambaran materi rapatnya begini?
Begitulah yang jadi pertanyaan saya ketika dapat undangan rapat tapi enggak ada detil informasi soal apa yang dibahas dalam rapat.
Oleh karenanya kalau mau mengundang rapat, agar dapatnya diinformasikan terkait materi apa yang akan dibahas dalam rapat, sehingga ada batasan dan gambaran bagi peserta rapat dalam rapat tersebut.
2. Pimpinan rapat harus kompeten.
Efektif atau tidaknya rapat, berhasil atau tidaknya rapat, maka titik tumpunya ada pada pimpinan rapat dalam memimpin jalannya rapat.
Bila pimpinan rapat enggak kompeten atau enggak menguasai "medan laga" dalam rapat, maka dapat dipastikan rapat akan tidak berjalan efektif.
Oleh karenanya dalam rapat, maka siapa yang menjadi pimpinan rapat haruslah personel yang benar-benar kompeten, sehingga pimpinan rapat harus bisa mengatasi keadaan ketika rapat melebar dari materi yang dibahas, bukannya malah terkendalikan oleh peserta rapat.
3. Peserta rapat jangan menanyakan hal diluar materi rapat.Â
Kerap kali yang bikin rapat jadi debat kusir dan pergunjingan yang enggak jelas adalah karena peserta rapatnya sendiri yang lepas dari materi rapat.
Oleh karenanya, kalau materi rapat dalam undangan sudah ditentukan, maka apa yang menjadi saran ataupun pertanyaaan peserta rapat haruslah terkait dengan materi rapat, jangan diluar materi rapat.
