Sering Rapat Tapi Enggak Efektif, Kok Bisa?

Sering rapat tapi pas rapat yang dibahas malah melenceng atau melebar ke mana-mana? 

Pertanyaan saat rapat dari peserta rapat pun kadang enggak nyambung dengan materi yang semestinya dibahas dalam rapat?

Hasilnya apa? Eh hasilnya malah ngambang enggak jelas akibat dari materi rapat yang justru semakin melebar kemana-mana.

Ya, itulah rapat yang enggak efektif. Sudah habis waktu berjam-jam lamanya, eh hasilnya enggak jelas, enggak ada keputusan, ketegasan, dan kepastian apa yang harus dituju.

Saya sendiri pernah mengalami kondisi di atas, rapatnya enggak efektif, yang dibahas harusnya materi A eh malah melebar ke materi B dan bahkan ke materi C. 

Masing-masing peserta rapat egosentris mau dominan dalam rapat, padahal ada pimpinan rapatnya loh, tapi pimpinan rapat malah terbawa arus, sehingga jadi enggak kompeten memimpin rapat.

Saya pun memberanikan diri mengambil risiko untuk inisiatif mengingatkan bahwa rapat sudah melebar jauh dari materi yang seharusnya dibahas dan menyampaikan untuk fokus pada materi yang dibahas. Agar materi yang lain dikesampingkan dahulu dan bisa dirapatkan pada kesempatan yang berikutnya.

Akhirnya apa yang saya sampaikan dapat diterima oleh forum rapat dan rapat kembali berjalan sesuai materi yang dibahas untuk rapat.

Ya, saya rasa apa yang saya gambarkan sebelumnya dan juga sharing pengalaman saya soal rapat yang pernah saya ikuti ini kerap juga terjadi di lingkungan kerja secara umumnya.

Oleh karenanya saya ingin berbagi saran bagaimana agar rapat kantor ini efektif dan saat rapat tidak sampai melebar kemana-mana.

Lantas apa sajakah itu?

Ilustrasi gambar suasana rapat kantor | Dokumen Foto Via Freepik.com

1.  Materi yang dibahas dalam rapat harus dicantumkan dan diinformasikan dalam undangan rapat.

Sering undangan rapat itu tidak menyertakan informasi materi apa yang dibahas dalam rapat. Sehingga peserta rapat jadi enggak punya gambaran soal rapat.

Ini rapat apa sih, yang dibahas apa sih, apa yang bisa saya sumbangsihkan kalau rapat enggak ada gambaran materi rapatnya begini?

Begitulah yang jadi pertanyaan saya ketika dapat undangan rapat tapi enggak ada detil informasi soal apa yang dibahas dalam rapat.

Oleh karenanya kalau mau mengundang rapat, agar dapatnya diinformasikan terkait materi apa yang akan dibahas dalam rapat, sehingga ada batasan dan gambaran bagi peserta rapat dalam rapat tersebut.

2. Pimpinan rapat harus kompeten.

Efektif atau tidaknya rapat, berhasil atau tidaknya rapat, maka titik tumpunya ada pada pimpinan rapat dalam memimpin jalannya rapat.

Bila pimpinan rapat enggak kompeten atau enggak menguasai "medan laga" dalam rapat, maka dapat dipastikan rapat akan tidak berjalan efektif.

Oleh karenanya dalam rapat, maka siapa yang menjadi pimpinan rapat haruslah personel yang benar-benar kompeten, sehingga pimpinan rapat harus bisa mengatasi keadaan ketika rapat melebar dari materi yang dibahas, bukannya malah terkendalikan oleh peserta rapat.

3. Peserta rapat jangan menanyakan hal diluar materi rapat. 

Kerap kali yang bikin rapat jadi debat kusir dan pergunjingan yang enggak jelas adalah karena peserta rapatnya sendiri yang lepas dari materi rapat.

Oleh karenanya, kalau materi rapat dalam undangan sudah ditentukan, maka apa yang menjadi saran ataupun pertanyaaan peserta rapat haruslah terkait dengan materi rapat, jangan diluar materi rapat.

Nah, inilah tiga hal yang sekiranya bisa saya sampaikan terkait bagaimana agar rapat kantor itu efektif dan tidak melebar kemana-mana terkait materi yang dibahas.

Demikian kiranya artikel singkat ini, semoga bermanfaat.

Sigit Eka Pribadi.