Sudah Sibuk Seharian, Tapi Kerjaan Kantor Enggak Selesai?

Sudah sibuk ngerjain kerjaan seharian, eh sampai tiba waktu pulang ternyata kerjaan belum juga beres.

Padahal perasaan sih sudah optimal ngerjain kerjaan, tapi kok kerjaan enggak kelar-kelar juga, kok bisa ya, apa yang salah ya?

Hari-hari berikutnya juga sama, begitu juga, sudah ngerasa sibuk kerja seharian ngerjain kerjaan tapinya kerjaan enggak tuntas.

Pernahkah Anda menghadapi situasi tersebut? 

Ya, secara umumnya fenomena situasi di atas kerap dirasakan. Dalam hal ini saya pernah melihat sendiri dengan mata kepala bagaimana aktivitas staf bawahan saya yang kelihatannya sibuk banget dengan kerjaannya.

Setiap saya lihat baik itu secara kebetulan atau tidak, saya selalu mendapati dia terlihat flow state dengan produk-produk kerja sesuai job desc yang diembannya.

Akan tetapi ada yang jadi tanda tanya besar bagi saya. Ketika saya tanya dan menagih terkait produk kerjanya apakah sudah selesai, eh ternyata kerjaannya belum selesai.

Ini aneh menurut saya, lantas sedari tadi dia ini ngerjain apa ya, padahal menurut pandangan mata saya, dia kelihatannya sibuk dengan kerjaannya. 

"Loh kok kerjaanmu yang ini belum selesai padahal saya tadi lihat kamu sibuk ngerjain produk kerjaanmu, kenapa ini malah belum selesai?" 

"Anu pak, soalnya saya ngerjakan produk kerja yang itu sambil ngerjakan produk kerja yang ini juga pak, terus sambil balas email juga, terus kadang harus jawab telpon masuk yang terkait kerjaan. Jadi ya gitu pak."

"Loh, kok ngerjain produk kerja kok disambi-sambi gitu, kerjain dulu yang lebih prioritas, jangan disambi begitu, kamu harus fokus mengerjakan kerjaanmu. Kalau kayak gitu terus, kamu gak akan bisa menyelesaikan kerjaanmu."

"Baik pak."

Kira-kira begitulah kronologis situasi yang terjadi terhadap bawahan saya ini, saya pun memberikan dia solusi sekaligus teguran namun berupa bimbingan dan edukasi agar dia bisa lebih baik lagi bagi kedepannya.

Ya, apa sebenarnya yang menyebabkan salah satu staf bawahan saya menghadapi problem yang saya jelaskan sebelumnya.

Ilustrasi gambar karyawan dalam kesibukannya bekerja | Dokumen foto via Freepik.com

Penyebab yang pertama adalah, karena terdistraksi oleh beberapa aktivitas yang diterapkan secara multitasking, belum tuntas kerjaan yang satu tapi sudah mengerjakan yang lainnya.

Seperti halnya bawahan saya tadi, ketika saya cek komputer kerjanya ternyata beberapa page window dia buka, ada beberapa file produk pekerjaan dia buka, termasuk ada page Medsos, page email, dan page WA.

Nah, bagaimana bisa fokus menuntaskan kerja kalau begini kan, pantas saja bawahan saya tadi sudah kerja seharian malah enggak bisa menuntaskan produk kerjanya, ya karena terdistrak multitaskingnya sendiri.

Penyebab yang kedua adalah, terjadi exhausted, tahu produk kerja-produk kerja apa yang mau dikerjakan tapi bingung sendiri mau memulainya darimana atau kesulitan mau mengerjakan yang mana.

Seperti halnya tadi yang terjadi kepada bawahan saya, dia sampai membuka beberapa file produk kerjanya dan dikerjakanya sambil di sambi atau multitasking.

Penyebab yang ketiga, karena overwhelmed, banyak kerjaan yang menumpuk karena produk pekerjaan tidak dimanajerial dengan baik, atau tidak ditata kelola yang mana harus prioritas dan yang mana bisa nanti-nanti saja dikerjakan.

Nah, itulah beberapa penyebab utama yang menjadi pemicu kenapa kerja sudah seharian kok malahan pekerjaan kerap belum tuntas seperti juga yang terjadi terhadap staf bawahan saya tersebut.

Lantas, apa yang bisa jadi solusinya?

Pertama, hindari distraksi dan multitasking saat mengerjakan produk kerja, fokus dengan pekerjaan mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu, atau mana yang lebih prioritas. Jangan buka produk kerja yang lain sebelum yang sedang dikerjakan saat itu tuntas, jangan disambi buka Medsos, WA, atau buka email.

Atur waktu atau schedule yang bijak untuk break sejenak bila memang membutuhkan waktu untuk, melakukan panggilan telpon atau menerima panggilan telpon, mengecek email ataupun notif WA, utamakan hal ini yang berkaitan dengan pekerjaan.

Kedua, agar pekerjaan tidak sampai menumpuk enggak jelas hingga bikin bingung sendiri terkait dimana harus memulainya, maka agar diatur secara roadmap, tata kelola dahulu pekerjaan secara urutan kronologis.

Intinya sih, sampai semua produk pekerjaan ter-list dari urutan yang paling urgen ataupun prioritas sampai dengan urutan buncit yang masih belum urgen.

Ketiga, kerjakan yang paling urgen ataupun paling prioritas, lalu wajib fokus dan ajeg pada pekerjaan prioritas yang harus dikerjakan sampai tuntas tersebut. 

Jangak lupa, seperti pada poin solusi pertama, jangan terdistrak dengan aktivitas multitasking alias juga di sambi, agar dapatnya selalu flow state saja untuk menuntaskan pekerjaan yang prioritas saat itu dikerjakan.

Nah, inilah kiranya yang dapat saya bagikan melalui artikel ini, semoga bisa menjadi tambahan wawasan yang bermanfaat bagi bersama

Artikel ke 3 tahun 2023.

Sigit Eka Pribadi.