1. Prinsip Penilaian Penyimpanan Arsip Haruslah Berdasarkan Kebenaran dan Faktual.
Penting atau tidaknya arsip dapat disimpan harus dinilai berdasar kebenaran dan faktual maksudnya di sini adalah, bahwa elemen data yang tertulis dalam dokumen tekstual dapat dipercaya dan sesuai dengan data yang sesungguhnya.
Sehingga perlu dicek secara teliti, bagaimana aspek identitasnya, legalitasnya dan keabsahannya, mulai dari kepala surat hingga penandata tangan dan cap tertandanya.
2. Prinsip Penilaian Penyimpanan Arsip Haruslah Berdasarkan Kelengkapan dan Kemutakhiran.
Penting atau tidaknya arsip dapat disimpan haruslah berdasar kelengkapan dan kemutakhiran. Maksudnya di sini adalah bahwa arsip tidak boleh ada yang tertinggal lampirannya dan berdasarkan dengan kondisi yang terakhir.
Sehingga harus diperiksa kembali dengan benar dan teliti, hal ini untuk menghindari adanya lampiran yang terselip, termasuk mendeteksi bila ada arsip yang rusak ataupun ada lampiran yang hilang.
Kalau ada arsip yang rusak, atau ada lampiran yang hilang, maka arsip tetap dapat disimpan, namun dengan catatan resmi berupa berita acara yang ditandatangani para pejabat pengarsip, terkait kondisi yang sebenarnya.
Sehingga kalau ke depan ada apa-apa atau dibutuhkan untuk dibuka kembali, kondisi arsip yang rusak tersebut dapat dibuktikan dengan kondisi yang sebenarnya berdasar berita acara yang ditandatangani pejabat pengarsip.
3. Prinsip Penilaian Penyimpanan Arsip Haruslah Berdasarkan Kerahasiaan.
Setelah kedua prinsip di atas dapat diterapkan dengan terpola dan tersistem, maka pejabat pengarsip haruslah dapat menjaga kerahasiaan arsip.
