Pernahkah Anda menghadiri undangan rapat suatu kantor atau rapat di kantor Anda sendiri, tapi ternyata tata kelola rapat tersebut kurang dipersiapkan dengan baik?
Anda jadi kurang nyaman dengan tata kelola rapatnya, kesannya acak-acakan dan berantakan, tidak optimal persiapannya, serta ada saja masalahnya seperti di antaranya;
Barko atau OHP mati misalnya, penempatan tamu undangan tidak sesuai hierarki jabatannya misalnya, snack terlambat datang misalnya, daftar buku tamu undangan tidak ada misalnya dan lain sebagainya.
Sehingga akibat dari kurangnya persiapan rapat tersebut jadi berdampak pada suasana jalannya rapat kantor.
Pada akhirnya permasalahan-permasalahan yang semestinya tidak terjadi ataupun timbul malah membuat kesan yang tidak menyenangkan saat rapat berakhir.
Lalu, siapa yang jadi ditegur dan dipersalahkan serta bidang apa yang bermasalah?
Ya, tentu saja dalam hal ini yang kena tegur dan bermasalah adalah personal pada bagian-bagian yang mengelola kesekretariatan, kehumasan, ataupun tata usaha urusan dalam kantor.
Karena pada umumnya di suatu kantor, maka penyiapan rapat kantor itu memang bagian tugas pokok dari bidang yang sudah disebutkan di atas.
Mulai dari menyebarkan undangan rapat, menyiapkan sarana prasarana, notulen rapat, saat jalannya rapat, bagaimana aturan tata tertib rapatnya, hingga rapat selesai.
Yang jelas, rapat kantor ini juga merupakan bagian dari citra keprofesionalitasan kantor, apalagi kalau rapat kantor adalah mengundang pihak rekanan kantor.
Tambahnya lagi bikin malu kalau pada akhirnya tamu undangan komplain dan tidak nyaman karena kurang berkenan dengan tata kelola rapat yang tidak dipersiapkan dengan baik.
Bisa saja misi pihak rekanan yang seharusnya membawa kesepakatan atau deal soal kerjasama antar kantor misalnya, eh malahnya batal gara-gara enggak sreg dengan tata kelola rapat yang tidak profesional.
Nah, berkaitan dengan itu, penulis ingin berbagi saran terkait tata kelola rapat kantor ini, setidaknya untuk meminimalisir hal-hal yang tidak diinginkan seperti yang penulis ulas diawal.
Lantas, apa sajakah itu?
1. Tahap perencanaan
Pada tahap ini, maka harus direncanakan secara detil apa-apa saja yang harus ada dalam rapat tersebut, di antaranya bisa seperti;
A. Menyiapkan sarana dan prasarana baik itu piranti lunak dan keras.
B. Membuat, mencetak, dan mengirimkan undangan rapat.
C. Mengonfirmasi kehadiran undangan rapat.
D. Koordinasi dengan internal kantor yang saling terkait dengan pelaksanaan rapat, seperti bagian IT, bagian logistik, dan bagian terkait lainnya.
E. Seating arrangement atau mengatur tata tempat para pejabat yang diundang dalam rapat sesuai hierarkinya.
F. Menyiapkan notula, perekaman dan dokumentasi.
Dan lainnya yang dianggap perlu.
Catatan juga dalam tahap ini sangatlah perlu dibuat daftar cek list perencanaan, ini berguna untuk mendeteksi kalau-kalau ada yang masih kurang dalam penyiapan perencanaan tata kelola rapat ini.
2. Tahap geladi kotor
Nah, setelah dipastikan tidak ada yang kurang sesuai cek list pada tahap perencanaan barulah dilakukan geladi kotor.
Geladi kotor ini maksudnya untuk memastikan terlebih dahulu, terkait apakah alat sarana prasarananya sudah tidak ada kendala, sudah pas atau belumkah susunan tempat tata kelola undangannya.
Termasuk juga, sudah siap atau standbye semuakah personelnya yang bertanggung jawab terkait tata kelola rapat dan nanti pada saat pelaksanaan rapat kantor ini, dan sebagainya sesuai cek list pada tahap perencanaan.
3. Tahap geladi bersih
Nah, pada tahap geladi bersih ini adalah tahap pengakhiran sebelum rapat yang sesungguhnya dilaksanakan.
Biasanya juga merupakan hasil evaluasi dari pelaksanaan geladi kotor, sehingga di sinilah harus dicek lagi secara detil apa-apa yang masih kurang pas pada saat geladi kotor.
Kalau perlu, dibuat seolah-olah seperti rapat yang sesungguhnya dengan melibatkan personel-personel yang sudah stanbye tadi, hal ini sangat berguna untuk memperkirakan bagaimana suasana jalannya tata kelola dan tertibnya rapat.
Jangan terlupa juga, saat geladi bersih ini ada bukti dokumentasi, hal ini berguna sebagai referensi bagi rapat-rapat kantor yang berikutnya, atau bukti otentik laporan bahwa tata kelola rapat sudah disiapkan.
Setelah semua tahapan persiapan tata kelola rapat ini dilaksanakan, ya tinggal nanti pelaksanaannya saja, setidaknya dengan dibuat tahapan-tahapan seperti ini, sudah ada tanggung jawab mempersiapkan rapat dengan optimal.
Yang terpenting adalah, ada bukti profesionalitas kerja bahwa rapat telah dipersiapkan dengan optimal, ya kalau masih ada kurang-kurang sedikit masih bisalah di maklumi.
-----
Nah, inilah kiranya beberapa tahap tata kelola rapat yang bisa penulis sarankan, semoga saja artikel ini dapat bermanfaat.
Salam literasi.
Sigit Eka Pribadi.
