Tambahnya lagi bikin malu kalau pada akhirnya tamu undangan komplain dan tidak nyaman karena kurang berkenan dengan tata kelola rapat yang tidak dipersiapkan dengan baik.
Bisa saja misi pihak rekanan yang seharusnya membawa kesepakatan atau deal soal kerjasama antar kantor misalnya, eh malahnya batal gara-gara enggak sreg dengan tata kelola rapat yang tidak profesional.
Nah, berkaitan dengan itu, penulis ingin berbagi saran terkait tata kelola rapat kantor ini, setidaknya untuk meminimalisir hal-hal yang tidak diinginkan seperti yang penulis ulas diawal.
Lantas, apa sajakah itu?
1. Tahap perencanaan
Pada tahap ini, maka harus direncanakan secara detil apa-apa saja yang harus ada dalam rapat tersebut, di antaranya bisa seperti;
A. Menyiapkan sarana dan prasarana baik itu piranti lunak dan keras.
B. Membuat, mencetak, dan mengirimkan undangan rapat.
C. Mengonfirmasi kehadiran undangan rapat.
D. Koordinasi dengan internal kantor yang saling terkait dengan pelaksanaan rapat, seperti bagian IT, bagian logistik, dan bagian terkait lainnya.
E. Seating arrangement atau mengatur tata tempat para pejabat yang diundang dalam rapat sesuai hierarkinya.
F. Menyiapkan notula, perekaman dan dokumentasi.
Dan lainnya yang dianggap perlu.
Catatan juga dalam tahap ini sangatlah perlu dibuat daftar cek list perencanaan, ini berguna untuk mendeteksi kalau-kalau ada yang masih kurang dalam penyiapan perencanaan tata kelola rapat ini.
2. Tahap geladi kotor
Nah, setelah dipastikan tidak ada yang kurang sesuai cek list pada tahap perencanaan barulah dilakukan geladi kotor.
Geladi kotor ini maksudnya untuk memastikan terlebih dahulu, terkait apakah alat sarana prasarananya sudah tidak ada kendala, sudah pas atau belumkah susunan tempat tata kelola undangannya.
