Apakah Anda sering mendapat delegasi tugas dari unsur pimpinan untuk mengonsep surat dinas/surat resmi dari kantor Anda?
Apakah Anda sering menemui kendala seperti mau dimulai darimana misalnya, dibuat seperti apa isinya, bagaimana tata bahasanya dan pembakuannya misalnya, dan mungkin ada kendala lainnya?
Atau Anda malah berlaku yang seperti dibawah ini.
Ah lama, daripada ribet mikir dan bikin pusing, kan bisa saja langsung suruh operator untuk copy paste file surat dinas yang sudah ada, di-print terus tinggal corat-coret sedikit.
Lalu, diubah-ubah sedikit naskahnya, jadi deh konsep dasar surat dinas, tinggal suruh operator mengetik, print jadi, diparaf, terusin ke sekretaris, selesai deh tugas.
Eh, pas konsep dasar naik ke meja unsur pimpinan, seperti kepala bagian misalnya, ternyata banyak banget salahnya dan ketahuan juga hasil dari copy paste.
Ujung-ujungnya operator yang sering jadi korban pelampiasan kesalahan. Padahal seharusnya, konseptorlah yang punya tanggung jawab konsep dasar sebelum naik ke unsur pimpinan.
Ya, memang kendala-kendala dalam rangka mengonsep dan memproses surat dinas kantor itu sih wajar saja. Karena memang butuh fokus ataupun konsentrasi serta pemikiran terkait ide, gagasan, dan termasuk kaidah pembakuan bahasa.
Tapi bukan berarti dengan alasan terbentur kendala tersebut, maka jalan pintaslah yang diambil, yaitu copy paste file surat yang sudah ada.
Di sinilah yang seringkali membuat konsep surat dinas itu masih sering sekali banyak ditemukan kesalahan, seperti:
- Salah tanggal, bulan dan tahun
Antara penomoran dan peregistrasian surat dinas tidak sinkron dengan penanggalan
Antara dasar/referensi surat dinas enggak nyambung dengan isi
Masih banyak typo dan kesalahan lainnya
Sehingga akan sangat mudah terbaca bahwa konsep surat dinas yang dibuat tersebut awal mulanya adalah hasil dari copy paste produk surat dinas sebelumnya.
Nah loh, malahnya jadi ketahuan kan kalau begini terkait bagaimana aslinya nilai mutu dan kualitas kerja, jadi ketahuan bahwa pola kinerja tidak profesional.
Nah, berkaitan dengan itu juga, penulis ingin berbagi wawasan terkait bagaimana sih mengolah surat dinas agar setidaknya meminimalisir kesalahan.
Lantas apa sajakah langkah-langkah tersebut?Â
Berikut yang bisa penulis sarankan:
1. Mengolah surat secara kronologis dalam konsep dasar dengan ditulis manual.
Ya, saran penulis sih, sebaiknya konsep dasar surat dinas dibuat terlebih dahulu dengan ditulis manual terkait poin-poin mentahnya, bisa di kertas bekas ketikan atau di buku agenda kerja, di antaranya seperti;
a. Menuliskan urut-urutan identitas surat mulai dari kop nama badan/perusahaan, lokasi, tanggal, nomor surat, lampiran, perihal, dan alamat tujuan,
(contoh terlampir setelah poin b di bawah).
b Menuliskan urut-urutan dasar/referensi surat, dan penutup surat.
Seperti di antaranya;
  1. Dasar.
     a. Mou PT X dan PT Y nomor/B/55/V/2022 tanggal 20 Mei 2022, tentang kerja sama...dst
     b. Surat PT X nomor/B/22/VI/2022 tanggal 27 Juni 2022, tentang tindak lanjut kerja sama...dst.
   2. Sehubungan dengan itu...dst.
      a. Pengajuan usulan prosedur kerja bersama adalah...dst.
      b. Sistem pengawasan bersama adalah...dst.
   3. Demikian mohon dimaklumi.
             Â
                   Direktur,                   Xxxxxxxx
             Â
Tembusan;
1. Kabag A PT Y
2. Kabag B PT Y
3. Kabag C PT Y
Dst.
2. Mengolah pokok persoalan surat dinas.
Dipercaya sebagai konseptor surat dinas, tentu punya andil untuk memberi ide dan gagasan awal kepada pimpinan terkait pokok persoalan dari isi surat.
Jadi, ya berikan saja saran yang berimbang dengan mengacu pada dasar/referensi surat, pastikan dengan yakin apa isi dasar surat tersebut dengan detil.
Lalu setelahnya tulis lagi secara manual di konsep tertulis yang tadi sudah dibuat seperti pada langkah awal, ditulis pada lembar terpisah juga boleh, hal ini agar ide dan saran awal ini tidak menguap begitu saja.
3. Mengolah anak persoalan surat dinas.
Nah, pada langkah ini tinggal mengkaji detil-detil pokok persoalan yang sekiranya diperlukan, seperti misal perlu apa, harus bagaimana dan sebagainya, tinggal tergantung pada apa yang kira-kira ingin diutarakan atau dibutuhkan kantor.
Setelahnya ketemu detil-detil pokoknya, ya tulis lagi dikonsep tertulis seperti langkah awal pada poin anak persoalan, agar terurut secara kronologis dengan pokok persoalan, dan jadi deh konsep dasar tertulis surat dinas.
4. Mendampingi petugas operator yang mengetik surat.
Setelahnya konsep dasar secara tertulis jadi, ya jangan juga langsung suruh operator mengetik tapi habis itu ditinggal begitu saja, ya didampingi lah, sampai konsep surat dasar selesai diketik.
Biasanya juga, di sinilah yang justru timbul ide dan gagasan cemerlang untuk semakin menyempurnakan dari apa yang sudah dikonsep sebelumnya.
Setelahnya konsep dasar sudah jadi atau selesai diketik, ya tinggal diserahkan ke sekretaris untuk diberi ke meja pimpinan. Kalau ada koreksi dari pimpinan, biasanya sih enggak jauh dari penyempurnaan pada pokok persoalan dan anak persoalan.
Lanjut saja lagi kan, tinggal disesuaikan sesuai koreksian, terus print lagi, jadi deh nett konsep, lalu diteruskan ke sekretaris, biasanya surat langsung paraf approval. Tinggal buat naskah final untuk tanda tangan basah dan stempel basah.
Yang tidak boleh terlupa adalah, setiap perjalanan surat dinas harus tercatat di buku agenda surat dan buku ekspedisi surat, sebagai bukti kronologis perjalanan surat.
-----
Ya, menuliskan konsep dasar secara manual seperti ini memang kelihatannya sih remeh-temeh banget dan sepele atau dianggap membuang-buang waktu dan enggak simpel.
Akan tetapi di sinilah yang krusial, setidaknya dengan menulis konsep dasar secara manual kita juga membaca sekaligus mengingat, dan mempertajam pikiran.
Di sinilah juga, setidaknya kesalahan-kesalahan fatal dapat diminimalisir, karena mengetahui prosesnya secara runut, paling-paling kalau ada kesalahan, ya sedikit dan masih tingkatan wajar.
Sekaligus kita juga punya kendali dan pengawasan kepada operator yang mengetik, dan juga menghargai operator, dan menunjukkan tanggung jawab yang profesional sesuai tugas pokok sebagai konseptor.
Nah itulah kiranya yang bisa penulis sarankan, terkait bagaimana langkah mengolah surat dinas kantor sampai nantinya jadi nett konsep dan surat final yang akan dikirimkan secara sah.
Mau diterapkan, tentu boleh banget, enggak diterapkan ya juga enggak apa-apa sih, tapi setidaknya sedikit banyaknya semoga apa yang sudah penulis bagikan ini dapat bermanfaat dan jadi referensi.
Salam literasi.
Sigit Eka Pribadi.
