Padahal arsip surat yang sedang dicari tersebut adalah lagi genting-gentingnya dibutuhkan oleh pimpinan, tapi malahnya hilang.
Lalu, apa yang terjadi?
Tentu saja pimpinan bakal murka, dan wajar saja kalau pimpinan marah, karena memang ada yang tidak beres di kantornya terkait pengelolaan dan perawatan arsip surat.
Ada ketidak-profesionalan dalam hal pengelolaan dan perawatan Arsip, dan tentunya suatu kasus yang fatal bagi suatu kantor kalau arsip kantor akhirnya harus hilang entah dimana rimbanya.
Apalagi kalau klasifikasi arsip surat yang hilang tersebut adalah arsip surat rahasia, jelaslah sangat riskan bagi kantor, karena bisa terjadi kebocoran informasi soal kantor kepada pihak-pihak yang tidak diinginkan.
Jelas banget pimpinan bakal lebih murka kalau arsip surat yang hilang adalah klasifikasi arsip surat rahasia dan dalam hal ini pun pimpinan berhak memproses dan menginvestigasi semua pihak yang terlibat untuk mengusut arsip surat yang hilang tersebut.
Sehingga bisa saja berujung akan ada pihak-pihak yang bakal menerima sanksi, atau parahnya, bisa saja terjadi pemecatan.
Sebab, sudah seharusnya arsip surat tidaklah boleh dikelola dan dirawat secara sembarangan, pengelolaan dan perawatan arsip itu penting banget.
Harus jelas terkait siapa orang-orang yang bertanggung jawab mulai dari diterimanya surat sampai surat selesai pada tahap pengarsipan dan termasuk pemusnahan.
Mudahan saja kasus hilangnya arsip surat ini tidak terjadi di kantor Anda, namun kalaupun kasus ini terjadi di kantor Anda, maka belumlah terlambat untuk melakukan pembenahan agar kedepannya tidak lagi terulang.
Berkaitan dengan itu, penulis ingin berbagi wawasan, terkait bagaimana tahapan tata kelola dan perawatan arsip surat diterima dan dikeluarkan hingga tuntas pada tahap pengarsipan dan tahap pengakhiran.
