Di sinilah sebabnya, kenapa fungsi cover letter itu lebih penting dan tidaklah boleh disepelekan dan sembarangan, ini karena cover letter adalah sangat berdampak pada kesan pertama HRD terhadap pelamar kerja.
Yang artinya juga, cover letter itu adalah bagian terpenting dari dokumen lamaran kerja, karena terkait bagaimana seorang pelamar kerja mampu mengantarkan dan membawa dirinya secara optimal pada suatu kantor.
Sehingga, jika para pelamar kerja gagal membuat cover letter dengan baik, maka niscaya pelamar kerja akan kehilangan kesan pertama terhadap HRD, dan akhirnya gagal mengantarkan dirinya untuk layak diterima kerja di suatu kantor.
Oleh karenanya, cover letter ini harus dibuat sebaik-baiknya dengan mengedepankan etika tutur kata tertulis yang sopan dan santun, seolah-olah pelamar kerja sedang memperkenalkan diri ataupun berbicara secara langsung kepada pihak HRD di suatu kantor.
Nah berkaitan dengan itu juga, berikut inilah sekiranya yang bisa penulis sarankan terkait bagaimana patokan dalam membuat cover letter.
Pertama, sebelum membuat cover letter, sebaiknya buatlah terlebih dahulu semacam struktur cover letter yang umumnya terdiri dari, header, alamat dan tujuan, satu paragraf pembuka, paragraf isi sekitar dua hingga lima paragraf, dan satu paragraf penutup.
Kedua, setelah sudah ada gambaran dengan membuat struktur cover letter, mulailah dari bagian header yang berisi kepada siapa dan kepada alamat suatu kantor yang ingin dilamar seperti contoh dibawah misalnya;
Kepada Yth,
Bapak Sigit Eka Pribadi.
Manager Human Resource.
PT Radio Produksi Swaranam.
Balikpapan, Kalimantan Timur.
Ketiga, paragraf pembuka, yang berisi darimana pelamar kerja mengetahui informasi lowongan pekerjaan dan alasan mengapa tertarik dengan pekerjaan tersebut.
Paragraf pembuka ini harus dibuat catchy atau menarik perhatian dan menggambarkan bahwa pelamar kerja sudah meriset sebelumnya dengan dibuktikan mengetahui siapa orang yang dituju dalam suatu kantor, seperti HRD misalanya, Manager Personalia misalnya, dan sejenisnya.
