Ingin Menjadi Komunikator yang Baik, Mengapa Tidak?

Hampir di setiap aspek kehidupan, kita selalu berkomunikasi dengan orang lain, baik itu di rumah, di tempat kerja, di lingkungan pertemanan, maupun di tempat-tempat umum. Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antara pengirim dan penerima pesan. 

Entah disadari atau tidak, faktanya kita melakukan komunikasi di sepanjang waktu, yaitu ketika kita berbicara, mendengar, menulis, membaca, bahkan bahasa tubuh kita pun ikut mengomunikasikan sebuah pesan.

Akan tetapi, pernahkah kita mengatakan sesuatu kepada seseorang, tetapi kata-kata kita malah ditafsirkan dengan maksud yang sama sekali berbeda? Apakah kemudian komunikasi kita dapat menjadi sumber kesalahpahaman dan konflik?

Ya, permasalahan dalam berkomunikasi memang seringkali terjadi. Hal itu disebabkan oleh proses komunikasi yang begitu kompleks yang melibatkan lebih dari sekadar kata-kata yang kita gunakan untuk berkomunikasi secara efektif. 

Maka itu, kita perlu memperhitungkan situasi lingkungan dan orang yang kita ajak berkomunikasi. Kita juga perlu menyadari gaya berkomunikasi kita sehingga hal itu dapat memengaruhi cara penerimaan pesan yang kita sampaikan.

Belajar berkomunikasi secara efektif sangat penting untuk kesuksesan hidup. Kabar baiknya adalah bahwa keterampilan komunikasi dapat kita pelajari. 

Menurut sains, terdapat sepuluh langkah spesifik yang dapat kita ambil untuk menjadi komunikator yang baik, bahkan hebat. Jika mempelajarinya, peningkatan dalam keterampilan komunikasi kita kemungkinan besar akan signifikan.

Kenali Audiens

Mengetahui audiens adalah penting, baik ketika kita sedang memberikan presentasi kepada atasan atau mitra kerja, mengirim email ke klien, berbicara dengan seseorang yang kita kenal, maupun situasi lainnya. 

Dengan memahami lawan berkomunikasi, kita akan dapat menyesuaikan pesan terhadap kebutuhan mereka---dan lebih memastikan bahwa mereka memahami dan mengingat apa yang kita sampaikan.

Beberapa hal penting perlu dipertimbangkan ketika mencoba mengenal audiens. Pertama, pikirkan tingkat keahlian mereka tentang topik yang kita diskusikan. 

Jika berbicara dengan para ahli, kita hanya perlu memberikan informasi terperinci tanpa perlu menjelaskan konsep dasar. Berbeda halnya jika berbicara dengan pemula, kita harus mulai dengan dasar-dasar, itu pun disarankan menggunakan bahasa yang lebih sederhana.

Kedua, pertimbangkanlah sudut pandang audiens, apa tujuan dan sasaran mereka dan apa yang mungkin telah mereka ketahui tentang topik yang sedang dibicarakan? Dengan mengetahui jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut, maka kita akan terbantu dalam memilih cara yang paling efektif untuk mengomunikasikan pesan kita.

Mengidentifikasikan Tujuan

Apa yang ingin kita capai melalui komunikasi? Apakah kita mencoba membangun hubungan baik dengan seseorang melalui komunikasi? Atau, apakah kita perlu membujuk seseorang untuk melihat sesuatunya dari sudut pandang kita?

Nah, begitu kita memiliki gagasan yang jelas tentang tujuan, kita dapat mulai menyesuaikan gaya komunikasi kita. Misalnya, jika ingin membangun hubungan penting, kita harus bersikap ramah dan terbuka. Jika ingin menyampaikan pesan dengan jelas, kita perlu meluangkan waktu untuk mencari tahu maksud atau tujuan kita dan memastikan bahwa komunikasi kita lebih efektif dan lebih bermakna.

Mendengarkan Secara Aktif

Komunikasi bukan hanya tentang apa yang kita katakan, melainkan juga tentang apa yang kita dengar. Terkadang, ketika berbicara dengan seseorang, kita sering berfokus pada persiapan pernyataan berikutnya daripada benar-benar mendengarkan apa yang orang tersebut bicarakan.

Hal ini dapat menyebabkan kesalahpahaman akibat kita tidak mendengar seluruh pesan yang disampaikan. Untuk menghindari hal itu, maka penting bagi kita untuk berlatih mendengarkan secara aktif.

Mendengarkan secara aktif adalah cara mendengarkan yang melibatkan keterlibatan penuh dengan pembicara dan mencoba memahami pesan mereka, termasuk melakukan kontak mata, menganggukkan kepala, dan memberikan isyarat verbal yang menunjukkan bahwa kita tertarik dan memahami apa yang lawan bicara kita katakan.  

Langkah ini sangat sederhana, sebab yang harus kita lakukan adalah mendengarkan lebih banyak daripada berbicara---dan kita akan dapat mengembangkan pemahaman yang jauh lebih baik tentang percakapan tersebut.

Menyadari Bahasa Tubuh

Untuk berkomunikasi secara efektif dengan orang lain, kita perlu menyadari perihal bahasa tubuh kita sendiri dan mengetahui bagaimana hal itu memengaruhi pesan yang kita kirim. Beberapa tips sederhana dapat kita ikuti untuk memastikan bahwa bahasa tubuh kita mengirimkan pesan yang benar.

Di antaranya, yaitu selalu menjaga kontak mata dengan orang yang kita ajak bicara. Hal itu menunjukkan bahwa kita benar-benar terlibat dalam percakapan dan tertarik dengan pembicaraan tersebut.

Tips lainnya, yaitu menjaga postur tubuh selalu terbuka, misalnya dengan berupaya menghindari penyilangan lengan atau kaki yang dapat membuat kita tampak tertutup atau tidak tertarik.

Menggunakan Bahasa yang Jelas

Penggunaan bahasa yang sesuai untuk audiens merupakan hal yang tidak kalah penting. Mungkin kita pernah tergoda menggunakan kata-kata ilmiah atau bahasa yang rumit ketika menyampaikan suatu gagasan dengan maksud supaya terdengar lebih cerdas. 

Kenyataannya, hal tersebut justru memiliki efek sebaliknya karena dapat menyulitkan orang lain memahami apa yang kita coba katakan.

Padahal, untuk menjadi komunikator yang baik dan hebat, hal yang perlu kita jaga adalah pesan tetap jelas dan ringkas. Hal lainnya, misalnya, jika kita berbahasa dengan orang-orang yang kurang paham penggunaan bahasa asing, sebaiknya kita menghindari penggunaan idiom atau kata-kata "slang" (jargon, patois, slogan) yang mungkin tidak mereka kenal dengan baik.

Memperhatikan Tempo Bicara

Tempo berbicara dapat berdampak besar pada efektivitas pesan yang tersampaikan. Ketika kita gugup atau bersemangat, kita mungkin berbicara terlalu lambat atau terlalu cepat meskipun hal tersebut adalah umum.

Namun demikian, berbicara terlalu cepat dapat menyulitkan orang lain untuk memahami pesan kita dan justru membuat kita terdengar tidak nyaman. Sama halnya dengan berbicara terlalu lambat yang dapat membuat penyampaian kita membosankan atau tidak menarik.

Kuncinya adalah menemukan keseimbangan dalam berbicara dengan kecepatan yang terdengar nyaman bagi orang yang kita ajak bicara. 

Cara sederhana menemukan kecepatan yang tepat adalah berlatih dengan merekam diri kita ketika berbicara dan kemudian mendengarkannya kembali untuk mengetahui apakah kita berbicara terlalu cepat atau lambat. 

Cara lainnya adalah menanyakan langsung kepada lawan bicara kita, apakah tempo bicara kita membuat telinganya bisa menangkap suara kita dengan nyaman atau tidak.

Memperhatikan Nada Suara

Sebuah penelitian menemukan bahwa 38% dari arti sebuah pesan yang disampaikan dipengaruhi oleh nada suara. Ini berarti bahwa cara kita mengatakan sesuatu sama pentingnya dengan kata-kata yang kita gunakan.

Sebagai contoh, jika kita mengucapkan kalimat yang sama, ketika menggunakan nada suara senang atau nada suara sedih, arti kalimat akan berubah sepenuhnya. Maka itu, pentingnya menyadari nada suara tersebut dimaksudkan agar apa yang hendak kita komunikasikan dengan orang lain itu adalah tepat dengan apa yang mereka terima.  

Mengajukan Pertanyaan yang Bermakna

Mengajukan pertanyaan adalah cara yang bagus untuk menunjukkan bahwa kita tertarik kepada penjelasan orang lain. Namun, memastikan bahwa pertanyaan-pertanyaan yang kita ajukan demikian bermakna merupakan cara yang baik untuk menjaga percakapan tetap mengalir.

Misalnya, alih-alih menanyakan sesuatu yang dapat dipenuhi dengan jawaban satu kata, "ya" atau "tidak", kita bisa bertanya lebih mengenai pendapat mereka terhadap topik pembicaraan. 

Pertanyaan ini lebih cenderung mengarah ke percakapan yang lebih panjang karena mengharuskan orang lain untuk memikirkan peristiwa tertentu yang menjadi topik. 

Kita juga dapat menggunakan pertanyaan yang bagus untuk mendapatkan informasi lebih lanjut tentang topik yang kita bahas tersebut. Tanpa disadari, pertanyaan kita dapat membuat perbedaan besar dalam seberapa efektifnya komunikasi yang kita jalin.

Menghindari Bahasa yang Menghakimi

Coba kita pikirkan tentang sebuah percakapan ketika orang lain terus-menerus menilai buruk dengan menghakimi semua yang kita katakan. Nah, pikirkan juga ketika kita berada dalam posisi sebaliknya? Ya, tentu saja kita akan jenuh atau kecewa terhadap penghakiman tersebut.

Penggunaan bahasa yang menghakimi dapat membuat orang lain merasa defensif sehingga dapat menyebabkan mereka menutup diri. 

Dampak lainnya, hal itu akan membuat orang kehilangan minat terhadap apa yang kita katakan dan hasilnya akan mempersulit penyampaian pesan kita. Supaya terhindar dari keadaan demikian, penting bagi kita untuk menghindari penggunaan bahasa yang memojokkan. Sebagai gantinya, sebaiknya kita mencoba menggunakan bahasa yang netral tanpa ada unsur-unsur menghakimi.

Memilih waktu yang Tepat

Langkah terakhir untuk menjadi komunikator yang luar biasa adalah memilih waktu yang tepat saat berbicara. Adakalanya kita hanya menyampaikan pesan melalui teks, misalnya percakapan tertulis melalui ponsel atau mungkin email, tetapi ketika lawan bicara kita kesulitan memaknainya, maka kita perlu melakukan percakapan yang sulit tersebut secara langsung. 

Hal tersebut juga memberikan kita kesempatan untuk membaca bahasa tubuh dan untuk mengetahui tanggapan atau pemaknaan dari lawan bicara terhadap apa yang kita katakan.

Selain itu, mengetahui suasana hati dan kondisi orang lain, misalnya lelah atau sibuk, juga perlu kita pertimbangkan. Sebaiknya kita menunggu sampai waktu lain untuk melakukan percakapan sehingga terhindar dari konflik. 

Meluangkan waktu untuk memilih saat yang tepat faktanya dapat membuat perbedaan besar dalam berkomunikasi dan mengetahui seberapa efektif cara komunikasi kita.

Itulah sepuluh tips yang---tentu saja harapannya---dapat membantu kita menjadi komunikator yang baik. 

Yang perlu kita pahami bahwa makin sering kita menggunakan langkah-langkah tersebut, makin baik pula keterampilan berkomunikasi kita. Jadi, jika kita benar-benar ingin menjadi komunikator yang baik, tidak ada salahnya kita mengambil pelajarannya dan memraktikkannya saat melakukan komunikasi dengan orang lain.

--Shyants Eleftheria, salam Wong Bumi Serasan--

Kompasianival

Baca konten-konten menarik Kompasiana langsung dari smartphone kamu. Follow channel WhatsApp Kompasiana sekarang di sini: https://whatsapp.com/channel/0029VaYjYaL4Spk7WflFYJ2H