Masih Ngeremehin Arsiparis? Yuk, Kupas Tuntas Pentingnya Arsiparis di Era Digital!

Kearsipan mungkin terdengar seperti sesuatu yang sederhana, namun sejatinya ia memegang peranan besar dalam menjaga keberlanjutan informasi dan sejarah sebuah institusi, bahkan negara. Banyak orang belum menyadari pentingnya kearsipan dan bagaimana profesi arsiparis bisa menjadi pilihan karir yang menjanjikan. Artikel ini akan membahas pentingnya kearsipan, peran arsiparis, serta bagaimana memulai langkah menjadi seorang arsiparis.

Apa Itu Kearsipan dan Mengapa Penting?

Kearsipan adalah proses pengelolaan, penyimpanan, dan pemeliharaan dokumen atau informasi, baik dalam bentuk fisik maupun digital. Arsip bukan hanya sekadar tumpukan dokumen lama yang disimpan tanpa tujuan, tetapi menjadi dasar pengambilan keputusan, pengelolaan sejarah, hingga bukti hukum yang sah.

Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip memiliki fungsi penting sebagai:

• Bukti akuntabilitas kinerja.
• Dasar pengambilan keputusan yang strategis.
• Penjaga identitas dan memori kolektif bangsa.

Sebagai contoh, tanpa arsip yang baik, perusahaan dapat kehilangan data penting terkait klien, pemerintah bisa kesulitan melacak dokumen negara, atau individu kehilangan jejak sejarah keluarganya.

Siapa Itu Arsiparis dan Apa Tugasnya?

Arsiparis adalah seorang profesional yang bertanggung jawab dalam mengelola arsip, baik itu dokumen fisik maupun digital, sehingga mudah diakses, aman, dan terjaga keasliannya. Arsiparis memainkan peran penting dalam organisasi untuk memastikan bahwa informasi dan dokumen penting tersimpan dengan rapi, terdokumentasi dengan baik, dan siap digunakan ketika dibutuhkan. Arsip yang dikelola meliputi arsip dinamis, arsip vital, dan arsip statis.

Berikut jenis-jenis arsip:

1. Arsip Dinamis: Arsip yang masih sering digunakan dalam kegiatan operasional organisasi, seperti laporan tahunan, kontrak kerja, atau surat menyurat yang sedang berlangsung.
2. Arsip Vital: Arsip yang sangat penting dan tidak dapat digantikan, seperti akta pendirian perusahaan, sertifikat kepemilikan, atau data kepegawaian utama. Arsip ini harus dijaga dengan sangat aman karena hilangnya dapat menyebabkan gangguan besar pada operasional organisasi.
3. Arsip Statis: Arsip yang tidak lagi digunakan secara aktif tetapi memiliki nilai historis, legal, atau administrasi, sehingga perlu disimpan untuk kepentingan dokumentasi dan penelitian.

Berikut adalah cakupan tugas seorang arsiparis:

1. Pengelolaan arsip: Mengumpulkan, mengelompokkan, dan menyusun arsip berdasarkan sistem tertentu agar mudah ditemukan.
2. Pemeliharaan arsip: Menjaga kondisi fisik atau digital arsip agar tetap baik, termasuk melakukan restorasi jika diperlukan.
3. Pengklasifikasian dokumen: Memberi kode atau kategori pada dokumen untuk mempermudah pencarian.
4. Digitalisasi arsip: Mengonversi dokumen fisik ke format digital untuk efisiensi dan keamanan.
5. Penyimpanan dan keamanan: Menyimpan dokumen di tempat yang aman, baik dari kerusakan fisik maupun ancaman digital, seperti kebocoran data.
6. Pemusnahan arsip: Menghapus atau memusnahkan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna sesuai dengan peraturan yang berlaku.
7. Penyediaan informasi: Membantu menyediakan arsip atau informasi yang diminta oleh pihak internal maupun eksternal organisasi.

Arsiparis Bekerja Di mana Saja?

• Pemerintah pusat dan daerah: Mengelola dokumen resmi di kementerian, dinas, atau badan pemerintahan untuk mendukung administrasi dan pengambilan keputusan.
• Perusahaan swasta: Menyimpan dan mengelola arsip perusahaan, termasuk kontrak, dokumen hukum, dan data operasional untuk efisiensi bisnis.
• Perbankan: Mengelola arsip terkait transaksi keuangan, dokumen nasabah, dan kebijakan perbankan untuk memastikan kepatuhan regulasi.
• Rumah sakit: Menyimpan rekam medis pasien, laporan keuangan, dan dokumen administrasi untuk mendukung layanan kesehatan.
• Lembaga pendidikan: Mengelola arsip akademik, seperti data mahasiswa, kurikulum, dan dokumen akreditasi institusi.
• Museum atau perpustakaan: Menyimpan dan merawat koleksi sejarah, manuskrip, atau dokumen penting lainnya sebagai bahan referensi dan pelestarian budaya.

Mengapa Profesi Arsiparis Menjanjikan?

Profesi arsiparis semakin relevan, terutama di era digitalisasi. Dengan meningkatnya kebutuhan akan pengelolaan data yang efektif, arsiparis memiliki prospek karir yang cerah. Berikut beberapa alasan mengapa profesi ini menjanjikan:

1. Permintaan yang stabil: Hampir semua institusi membutuhkan pengelolaan arsip.
2. Perkembangan teknologi: Digitalisasi membuka peluang besar bagi arsiparis untuk berkembang.
3. Penghasilan menarik: Dengan kompetensi yang tepat, arsiparis bisa mendapatkan penghasilan yang kompetitif, terutama di sektor swasta.

Fakta Terbaru Mengenai Arsiparis

Menurut data dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pada Rapat Koordinasi Evaluasi Hasil Pengawasan Kearsipan Tahun 2024, kebutuhan arsiparis di Indonesia mencapai sekitar 100.000 orang. Namun, saat ini baru tersedia sekitar 11.000 hingga 12.000 arsiparis yang berarti baru terpenuhi sekitar 11% dari kebutuhan ideal. Kekurangan ini menjadi tantangan dalam upaya transformasi arsip ke format digital yang memerlukan tenaga profesional dan kompeten. Untuk mengatasi hal tersebut, ANRI telah membuka formasi Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK) pada akhir tahun 2023, dengan sekitar 7.000 formasi. Namun, belum semua posisi terisi karena kandidat yang memenuhi kriteria masih terbatas.

Situasi ini menunjukkan peluang besar bagi generasi muda yang tertarik berkarier sebagai arsiparis. Dengan meningkatnya kebutuhan akan pengelolaan arsip yang efektif, terutama di era digital, profesi arsiparis menawarkan prospek yang menjanjikan di berbagai sektor.

Di Mana Belajar Menjadi Arsiparis?

Untuk menjadi arsiparis, diperlukan pendidikan dan pelatihan yang sesuai. Di Indonesia, ada beberapa perguruan tinggi yang menyediakan program studi kearsipan, seperti:

1. Universitas Indonesia (UI): Program studi D-4 Manajemen Rekod dan Arsip.
2. Universitas Airlangga (UNAIR): Program studi D4-Kearsipan dan Informasi Digital.
3. Universitas Gadjah Mada (UGM): Program studi D-4 Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi.
4. Universitas Padjajaran (UNPAD): Program studi D-4 Kearsipan Digital.
5. Universitas Diponegoro (UNDIP): Program studi D-3 Kearsipan.

Selain itu, pelatihan singkat dan sertifikasi juga tersedia melalui lembaga seperti Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Kesimpulan

Kearsipan adalah tulang punggung pengelolaan informasi yang berkelanjutan dan profesi arsiparis merupakan salah satu pekerjaan dengan masa depan yang cerah. Dengan peran strategisnya, arsiparis tidak hanya menjaga dokumen, tetapi juga membantu menjaga sejarah dan masa depan organisasi. Jadi, jika ingin memiliki karir yang menjanjikan, memberikan kontribusi nyata, dan relevan dengan era digital, menjadi seorang arsiparis adalah pilihan yang tepat. Jangan ragu untuk mulai mencari peluang belajar di universitas atau pelatihan kearsipan terdekat.